در طراحی فرم گروه هاي واكنش در شرايط اضطراري، توجه به جزئیات و ساختار دقیق بسیار حائز اهمیت است تا در مواقع بحران، تیم‌ها بتوانند به طور موثر و هماهنگ عمل کنند. در ادامه، موارد کلیدی که باید در طراحی این فرم‌ها مد نظر قرار گیرند را بررسی می‌کنیم:

۱. اطلاعات تماس اعضای گروه هاي واكنش در شرايط اضطراري:

• نام و نام خانوادگی:
• شماره تلفن همراه و ثابت:
• آدرس ایمیل سازمانی و شخصی:
• شماره داخلی در سازمان:
• اطلاعات تماس جایگزین در صورت عدم دسترسی:

۲. نقش‌ها و مسئولیت‌های گروه هاي واكنش در شرايط اضطراري:

• تعیین نقش دقیق هر عضو:
  • مثال: فرمانده تیم، مسئول ارتباطات، مسئول تخلیه، مسئول اطفاء حریق، مسئول کمک‌های اولیه.
• توضیح وظایف:
  • شرح دقیق وظایف هر نقش در شرایط مختلف اضطراری.

۳. برنامه‌های اقدام در شرایط اضطراری:

• دستورالعمل‌های گام به گام:
  • مراحل اقدام در سناریوهای مختلف مانند آتش‌سوزی، زلزله، سیل، نشت مواد شیمیایی.
• نقاط تجمع:
  • تعیین محل‌های امن برای تجمع پس از تخلیه.

۴. اطلاعات تجهیزات و منابع:

• فهرست تجهیزات موجود:
  • مانند کپسول‌های آتش‌نشانی، جعبه‌های کمک‌های اولیه، دستگاه‌های ارتباطی.
• محل نگهداری تجهیزات:
  • نقشه یا توضیحی از محل دقیق هر تجهیز.
• مسئول نگهداری و بازرسی تجهیزات:
  • تعیین فرد یا افراد مسئول برای اطمینان از آماده به کار بودن تجهیزات.

۵. روش‌های ارتباطی با گروه هاي واكنش در شرايط اضطراري:

• کانال‌های ارتباطی اصلی:
  • شماره‌های تماس، رادیوهای ارتباطی، پیام‌رسان‌های امن.
• کانال‌های پشتیبان:
  • در صورت عدم دسترس بودن کانال‌های اصلی.
• کدها و اصطلاحات مشترک:
  • ایجاد زبان مشترک برای سرعت و دقت در ارتباطات.

۶. آموزش و تمرین‌های دوره‌ای گروه هاي واكنش در شرايط اضطراري:

• برنامه‌های آموزشی:
  • زمان‌بندی و محتوای آموزش‌های لازم برای اعضا و سایر کارکنان.
• تمرین‌های شبیه‌سازی:
  • برنامه‌ریزی برای انجام مانورهای عملی و ارزیابی عملکرد تیم.

۷. اطلاعات تماس سازمان‌های امدادی و پشتیبانی:

• شماره‌های اضطراری:
  • آتش‌نشانی، اورژانس، پلیس.
• اطلاعات تماس مراکز مهم:
  • بیمارستان‌های نزدیک، سازمان‌های مدیریت بحران محلی.

۸. ملاحظات ویژه:

• افراد نیازمند کمک ویژه:
  • شناسایی افراد با نیازهای خاص (سالمندان، افراد با معلولیت) و برنامه‌های تخلیه آن‌ها.
• مواد خطرناک:
  • لیست مواد شیمیایی یا خطرناک موجود در سازمان و نحوه برخورد با آن‌ها.

۹. نقشه‌ها و طرح‌های ساختمانی:

• نقشه‌های خروج اضطراری:
  • با علامت‌گذاری مسیرهای اصلی و جایگزین.
• محل تجهیزات ایمنی:
  • مشخص کردن محل کپسول‌های آتش‌نشانی، جعبه‌های کمک‌های اولیه، قطع‌کننده‌های برق.

۱۰. امضا و تأییدیه‌ها:

• تأیید آگاهی از وظایف:
  • امضای اعضا مبنی بر دریافت و درک نقش‌ها و مسئولیت‌ها.
• به‌روزرسانی‌های دوره‌ای:
  • ثبت تاریخ بازبینی و اصلاح فرم‌ها.

تصویر شماتیک ارتباط بین اجزای فرم:

[اعضا و اطلاعات تماس]───┬───[نقش‌ها و مسئولیت‌ها]
                         │
                         ├───[برنامه‌های اقدام]
                         │
                         ├───[تجهیزات و منابع]
                         │
                         ├───[روش‌های ارتباطی]
                         │
                         └───[آموزش و تمرین‌ها]

نکات تکمیلی و توصیه‌ها:

• سازگاری با استانداردها:
  • اطمینان حاصل کنید که فرم‌ها مطابق با استانداردها و مقررات ملی و بین‌المللی ایمنی و بهداشت حرفه‌ای هستند.
• دسترسی آسان:
  • فرم‌ها باید در دسترس تمامی اعضای تیم و در صورت نیاز سایر کارکنان قرار گیرند. نگهداری نسخه‌های دیجیتال در سامانه‌های سازمانی می‌تواند مفید باشد.
• زبان ساده و واضح:
  • استفاده از زبان قابل فهم و اجتناب از اصطلاحات پیچیده برای اطمینان از درک صحیح محتوا توسط همه.

مثال عینی:

در یک بیمارستان، گروه واکنش در شرایط اضطراری ممکن است شامل پزشکان، پرستاران، مسئولین فنی و امنیتی باشد. طراحی فرم باید به گونه‌ای باشد که هر عضو بداند در صورت وقوع مثلاً یک آتش‌سوزی در بخش ICU، چه اقداماتی را باید انجام دهد، چگونه با سایر اعضا ارتباط برقرار کند و کدام بیماران نیاز به تخلیه فوری دارند.

آیا می‌دانستید؟

تحقیقات نشان داده است که سازمان‌هایی که برنامه‌های واکنش در شرایط اضطراری خود را به‌طور منظم بازبینی و تمرین می‌کنند، در مواجهه با بحران‌ها به مراتب عملکرد بهتری دارند و خسارات جانی و مالی کمتری متحمل می‌شوند.

پیشنهاد بیشتر:

• نقش فناوری در مدیریت بحران:
  • استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها برای اطلاع‌رسانی سریع و هماهنگی بهتر بین اعضای تیم.
• توجه به جوانب روان‌شناختی:
  • آموزش مهارت‌های مدیریت استرس و اتخاذ تصمیمات صحیح در شرایط فشار برای اعضای تیم.
• بازخورد و بهبود مستمر:
  • پس از هر تمرین یا حادثه واقعی، جلسات بازخورد برگزار کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی و فرم‌ها را به‌روزرسانی کنید.