5S : دستورالعمل نظام آراستگی محیط کار

1- هدف نظام آراستگی محیط کار

هدف بهبود ايمني، نظم و نظافت و راحتي كار و ترويج فرهنگ بهبود مستمر براي به اجرا درآوردن ساير ابزارهاي بهبود بهره ‏وري و كيفيت مي باشد.

2- دامنه كاربرد نظام آراستگی محیط کار

كليه واحدهاي سازماني شركت تحت اجراي اين روش اجرايي قرار دارند.

3- مسئوليت در دستورالعمل نظام آراستگی محیط کار

مسئوليت اجراي اين روش اجرايي برعهده بازرسی فنی مي باشد و كليه واحدها مسئوليت همكاري در اجراي اين روش اجرايي را دارند.

4- تعاريف اصطلاحات 5S :

5s برگرفته از حروف اول پنج كلمه ژاپني ( SEIRI-SEITON-SEISO-SEIKETSU-SHITSUKE ) است. که براساس نظم و پرهيز از بهم ريختگي محيط كار (و زندگي) پايه ريزي شده است.

• اين سيستم همه را در سازمان ترغيب به نظم و ترتيب مي كند و روش بسيار مفيدي براي انگيزش افراد، بهبود بهره وري و ايمني و آراستگی محيط كار مي باشد.
• SEIRI : در حالت كلي به مفهوم ساماندهي و پاكسازي بوده و عبارتست از تشخيص و جداكردن اقلام ضروري از غير ضروري و دور ريختن اقلام غير ضروري.
• SEITON : در حالت كلي به مفهوم نظم و ترتيب بوده و عبارتست از چيدمان درست و مناسب اقلام ضروري (براي انتخاب و استفاده).
• SEISO : در حالت كلي به مفهوم تميزي و نظافت بوده و عبارتست از كنارگذاشتن اقلام غير ضروري از محيط كار به طور كامل و تميز كردن محيط كار (ماشين آلات / محيط و …)
• SEIKETSU : در حالت كلي به مفهوم حفظ و نگهداري بوده و عبارتست از نگهداري و كنترل محيط كار در شرايطي مناسب به نحويكه پس از اجراي 3 عنصر اول، محيط كار دوباره دچار بي نظمي و كثيفي نگردد و تدوین دستور العمل های لازم جهت حفظ و نگهداری شرایط بهینه ایجاد شده.
• SHITSUKE : در حالت كلي به مفهوم توسعه فرهنگ مشاركت است و عبارتست از آموزش فرهنگ ساماندهي یا بهره گیری از بروشور، اطلاعیه ، دوره های آموزشی ، نظم، نظافت و انضباط وآراستگی محیط کار به كاركنان براي مشاركت هر چه بيشتر ایشان در اجراي مفاهیم فوق الذکر.

ساير تعاريف بر اساس استاندارد ISO 9001:2000 و ISO/TS 16949:2002 مي‏باشد.

5- روش كار و مراحل اقدام 5S:

اولين گام در اجراي 5S شناسايي اقلام ضروري و غير ضروري و تعيين اولويتهاي سازمان در اين خصوص مي‏باشد. براي اين منظور كليه مديران و رؤسا در حيطه فعاليتهاي خود اقدام به بررسي محيط كــار و تكميل فرم تعيين درجه اهميت اقلام (FA-FO-FR-0036) مي‏نمايند.

1-5- اجراي 5S در محيط اداري :

1-1-5- اسناد و مدارك زير بعنوان غير ضروري بايد دور ريخته شوند و يا در صورت نياز احتمالي در آينده در انبار راكد نگهداري شود. الف – اسناد و مداركي كه تاريخ اعتبار آنها گذشته است (باطل شده ها) ب – اسناد و مداركي كه بيش از يك نسخه از آنها وجود دارد. ج – اسناد و مداركي كه ويرايش جديدي از آنها اعلام شده است يك نسخه از آن در واحد تضمين كيفيت و يا در آرشيو نگهداري شده و بقيه دور ريخته مي شوند. د- اسناد و مداركي كه كاربردي ندارند و چيزي به دانسته هاي شما اضافه نمي كند. ر- اسناد و مداركي كه همكاران نزديك شما نيز آنها را در اختيار دارند.

  2-1-5- در مورد اقلاميكه متعلق به ديگران بوده، اگر صاحب آنها قابل شناسايي مي‏باشند، اين اقلام بايد به صاحب آنها عودت داده شده در غير اينصورت در جاي مشخصي نگهداري شوند.

3-1-5- بعداز اتمام كار بمدت 5 دقيقه ميز كار خود را تميز كرده و چيزهاي غير لازم را دور بريزيد.

4-1-5- روي ميز كار خود حتما يك كازيه داشته و ورودي و خروجي آن را منفك نماييد. اين كازيه روزي يكبار كنترل شود.

5-1-5- هر روز مدارك و اسنادي را كه مي بايست بايگاني شود، در زونكنهاي مربوطه بايگاني نمائيد و موارد بايگاني شده را در فهرست زونكن بياوريد. سعي كنيد بايگاني در يك محل باشد.

6-1-5- كابينتها، ققسه ها، كامپيوتر وساير وسايل محل كار خود را چك نموده و اگر سرجاي خود نبودند آنها را به محل اصلي خود برگردانيد.

7-1-5- از يك مجموعه ابزار/لوازم التحرير استفاده نمائيد و تا حدامكان تعداد برگها، دفاتر و مانند آنها را كم نمائيد. براي اين منظور از انباركهاي (كازيه، پوشه، كارتابل و … ) مربوطه بهره جوئيد. سعي نماييد محيط كاري خود را خالي از هر گونه لوازم غير ضروري اداري نگه داريد(موارد تزئيني، كارت پستال و قاب عكس مستثني هستند).

8-1-5- لوازم شخصي خود را در يك كشوي مجزا قرار داده و برچسب  –  لوازم شخصي – را برروي كشوي مربوطه نصب نمائيد و آنرا حداقل هفته اي يكبار تميز نماييد.

9-1-5- مرتب و پاكيزه و آراسته در محل كار حاضر شويد و در صورت نیاز استفاده از وسایل ایمنی در کار حتما ” از آنها در فعالیت های خود استفاده نمایید.

10-1-5- كامپيوتر خود را پس از اتمام كار و قبل از ترك محل كار خاموش نماييد و صندليها را پشت ميزهايتان قرار دهيد.

11-1-5- در مورد تميزي رو و زير ميز و محیط كارتان، وضعيت عمومي و ایمنی قسمتي كه در آن هستيد کاملا” رعایت نمایید، اقلام و دستگاهي كه با آن كار مي كنيد نسبت به نکات ایمنی و اجرایی مربوطه، حساسيت بخرج دهيد.

12-1-5- پس از استفاده از هر ابزار و اقلامي آنرا سرجاي خود بگذاريد.

13-1-5- در محل كار حتما جعبه كمكهاي اوليه و کپسول آتش نشانی مخصوص در مكان مناسب نصب گردد

2-5- اجراي 5S در انبار :

1-2-5- كليه مواد اوليه موجود در انبار، بايد داراي تاريخ مصرف بوده و نحوه چيدمان مواد طبق نقشه / طرح جانمائی انبار مربوطه به نحوي باشد كه اين تاريخ براحتي ديده شود. تاريخ توليد و انقضاي مواد موجود در انبار هفته اي يكبار كنترل گردد.

2-2-5- مواد غير قابل استفاده (ضايعاتي/ تاريخ مصرف گذشته / فاسد) مشخص شده و انبار از وجود آنها پاكسازي مي‏گردد.

3-2-5- چراغهاي روشنايي، هواكشها، هودها و ساير تجهيزات جانبي انبار بطور دوره اي كنترل گردد تا از سالم بودن آنها اطمينان حاصل شده و در صورتيكه سالم نباشند، نسبت به تعويض و يا تعمير آنها اقدام گردد.

4-2-5- ميزهاي كار(در صورت وجود) سالم بوده و روي آنها و در كنار آنها، مواد زايد وجود نداشته باشد.

5-2-5- تجهيزات فرسوده، مستعمل و غير قابل استفاده از جمله پالتها و قفسه هاي معيوب از محوطه انبار جمع آوري شده و به خارج انتقال يابد.

6-2-5- تجهيزات اطفاي حريق مرتب ( از نظر نصب در محل مناسب و دوره شارژ ، آماده بکار بودن ) كنترل شود.

7-2-5- از قفسه هاي فلزي محكم با قابلیت های لازم و بموازات هم براي نگهداري كالاها استفاده گردد.

8-2-5- اقلاميكه مورد مصرف بيشتري دارند نزديك درب خروجي انبار قرار گيرند( استفاده از سیستم FIFO ) .

9-2-5- اقلام سنگين وزن در پايين قفسه ها و روي زمين و اقلام سبك در طبقات بالايي قفسه ها چيده و نگهداري شوند با رعایت نکات ایمنی و شرایط انبارش کالای مربوطه.

10-2-5- اقلامي كه تأثير مخرب برهم دارند نبايد در كنار هم قرار گيرند.

11-2-5- براي مشخص شدن نحوه چيدمان مواد اوليه، محصول نهايي، قطعات نيمه ساخته و ملزومات از فرم طرح ماتريسي استقرار (FA-FO-FR-0037) استفاده مي‏گردد و تابلوي شناسايي اقلام مربوطه در آن محوطه نصب گردد. لازم به ذكر است كه اين فرم به تفكيك هر انبار و توسط مسئول همان انبار تكميل مي‏گردد و يك كپي از آن به قسمت اداري و منابع انساني ارسال مي‏گردد

12-2-5- تقسيم بندي انبار با خط كشي مناسب براي رفت و آمد، حمل و نقل، محل استقرار پالتها، قفسه ها، تجهيزات، محل كار احتمالي و … انجام گيرد.

13-2-5- لباس كاركنان ، ميزكار، شيشه ها، دربها و پنجره ها، دستگاهها و تجهيزات درون انبار بطور مرتب تميز گردند.

3-5- اجراي 5S در سالن توليد:

1-3-5- كف سالن و سرويسهاي بهداشتي هر روز بايد تميز شوند و عاری از هر گونه آلودگی ( روغن ، پلیسه ، ضایعات و …. ) باشند.

2-3-5- منابع ايجاد آلودگي صوتي، شيميايي، دود و … شناسايي شده وبه روشهاي علمي (مهندسي) نسبت به حذف آنها از محوطه سالنهای تولید توسط عوامل ذیربط اقدام گردد.

3-3-5- شيشه ها، دربها، پنجره ها، چراغها، پالتها، ليفتراكها و كليه تجهيزات موجود در سالن بايد بطور مرتب نظافت گردد و از سلامت عملکرد آنها اطمینان حاصل شود، بطور مثال اگر چراغ يا شيشه اي شكسته بود در اسرع وقت تعويض گردد.

4-3-5- لباس كار و سایر وسایل ایمنی شغلی كاركنان براساس يك برنامه منظم دوره ای کنترل و در صورت نیاز تعويض شده و شستشو گردد.

5-3-5- جعبه كمكهاي اوليه و كپسول اطفاي حريق در محل كار مناسب نصب گردد.

6-3-5- تابلوهاي ايمني در مكانهاي مناسب و قابل روئیت کارکنان نصب گردد.

7-3-5- براي مشخص شدن نحوه چيدمان قالب‏ها از فرم طرح ماتريسي استقرار (FA-FO-FR-0037)  استفاده مي‏گردد. كه اين فرم توسط مديريت توليد تكميل و يك كپي از آن به مديريت اداري و منابع انساني ارسال مي‏گردد و تابلوي شناسايي اقلام در آن محوطه نصب گردد.

  4-5- اجراي 5S در محوطه كارخانه:

  1-4-5- از ظروف زباله درب دار و به تعداد كافي در محوطه استفاده گردد.

2-4-5- محوطه هر روز تميز شده و ظرفهاي زباله تخليه گردد.

3-4-5- حداقل يك بار در سال به وضع فضاي سبز محوطه رسيدگي شود.

4-4-5-تابلوهاي راهنما براي مشخص شدن مكانها و واحدهاي مختلف سازمان تهيه شده و در جاهاي مناسب نصب گردد.

5-4-5- كف محوطه جهت تفكيك و شناسایی مسير عبور وسايل حمل و نقل و افراد ، خط كشي و علامت گذاری  شود.

5-5- مديريت اداري و منابع انساني موظف به ارزيابي واحدها مطابق چك ليست 5S (FA-FO-FR-0035) مي باشد .

پس از پركردن چك ليست ها به صورت دوره اي (هر دو ماه) چنانچه نمره واحدي از 60% كمتر بود در صورت لزوم اقدام به پركردن فرم اقدام اصلاحي و پيشگيرانه (FA-QA-FR-0011) مي نمايد.

6-5- به منظور كنترل اجراي 5S در كليه واحدهاي سازمان از فرم گزارش اجراي 5S (FA-FO-FR-0038) استفاده گردد كه در اين فرم در صورتيكه يك واحد سير نزولي داشته باشد در صورت لزوم اقدام اصلاحي صادر گردد. اين فرم توسط واحد اداري و منابع انساني صادر مي‏گردد.

يادآوري : فرهنگ ساماندهي محيط كار و بطور كلي، فرهنگ تحول براي بهبود مستمر، در قالب يكسري پوستر و سایر روشهای آموزشی ،آموزش داده شده و براي تشويق بيشتر افراد، سالانه يك جايزه به بهترين واحد اعطا گردد.

6- مدارك ذيربط

• طرح ماتريسي استقرار FA-FO-FR-0037

• فرم تعيين درجه اهميت اقلام FA-FO-FR-0036

• چك ليست 5S FA-FO-FR-0035

• فرم گزارش اجراي 5S FA-FO-FR-0038