مجموعه دستورالعملهای کدگذاری اسناد و مدارک، تجهیزات
1-هدف
هدف از تهیه و تدوین دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک نحوه کدگذاری اسناد و مدارک سيستم كيفيت می باشد.
2- دامنه كاربرد
دامنه کاربرد دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک كليه مدارك و مستندات سيستمي ( غير فني ) شرکت را شامل می گردد.
3- تعاريف
1-3- مدارك سيستمي
مدارک سیستمی دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک شامل نظامنامه، روشهاي اجرايي، دستورالعملها، فرمها و ديگر مدارك و مستندات كه جزء مدارك فني محسوب نميگردند.
2-3- مدارك فني
شامل نقشه ها (داخلي و خارجي)، استانداردها، طرحهاي بسته بندي، طرحهاي آزمايش (Test Plan)، شناسنامه‌هاي فني، كاتالوگها و ديگر مراجع و مدارك فني مي‌باشند .
سایر تعاریف مطابق با استاندارد ISO/TS 16949:2002 می باشد.
4- مسئوليتها
مسئوليت اصلي دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک بر عهده مدیر تضمین کیفیت مي‌باشد و مدیران و روساي ساير واحدها مسئوليت همكاري با ايشان در خصوص كنترل مدارك را عهده دار مي‌باشند. ساير مسئوليتها در شرح عمليات مشخص شده است.
5- شرح عمليات و مراحل اقدام
ب – نحوه كدگذاري :
وفق دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک، كليه مدارك سيستمي نظام كيفي داراي يك كد چهار مشخصه‌اي بوده كه توضيحات اين مشخصه‌ها بشرح ذيل مي‌باشد :
XX-XX-XX-XXXX
دوحرف اول از سمت چپ به انتخاب مجموعه و بيانگر شرکت مزبور مي‌باشد.
دو حرف دوم از سمت چپ نشان دهنده واحدي است كه مسئول تهيه مدرك بوده و اين دو حرف به شرح جدول شماره يك مي‌باشند.
جدول شماره يك : كدگذاري واحدهاي متولي مستندات در نظام كيفي :
| رديف | نام واحد / بخش | حروف مشخصه |
| 1 | مديريت/ معاونتها/نماينده مدیریت در كيفيت | MN |
| 2 | كنترل كيفيت | QC |
| 3 | تضمین کیفیت | QA |
| 4 | تـوليـد | PR |
| 5 | نگهداري و تعميرات | MA |
| 6 | برنامه ريزي و انبار | PL |
| 7 | اداری و مالی | FO |
| 8 | بازرگانی | TR |
| 9 | خدمات فنی | UT |
دو حرف سوم از سمت چپ بيانگر نوع مدرك مي‌باشد ، شناسايي اين دو حرف از جدول شماره دو صورت مي‌گيرد
جدول شماره دو : كد گذاري موضوع مستندات
| رديف | نوع يا موضوع مدرك / مستند | حروف مشخصه |
| 1 | نظامنامه | QM |
| 2 | روش اجرايي | PR |
| 3 | دستورالعمل كاري | IN |
| 4 | فرم | FR |
| 5 | مدارك سازماني (شرح وظایف، آئین نامه، چارت سازمانی) | OR |
| 6 | ليستها | LI |
| 7 | شاخص | SP |
- مشخصه چهارم را ارقام انگليسي تشكيل مي‌دهند كه بيانگر شماره سريال مدرك مي‌باشند . اين شماره از 0001 شروع مي‌شود .
تبصره – کلیه مدارک قید شده در جدول شماره3 علاوه بر کد مذکور دارای یک شماره مدرک نیز می باشند که از يك فرمت دو قسمتي تشکیل شده است كه به صورت ذيل تعريف و قید می گردد :
| xxx | x |
| x | قسمت اول نام مشخصه مدرك بوده كه طبق جدول شماره 3 تعيين شده است . |
| xxx | قسمت دوم ، شماره سريال مي‌باشد كه از شماره 001 شروع مي‌شود و براي هر مدرك منحصر به فرد تعريف شده است . |
| ردیف | نام مدرک | مشخصه |
| 1 | طرح پایش (Survey Plan) | SUPA |
| 2 | نمودار فرآیند عملیات | OPC |
| 3 | طرح کنترل(Control Plan) | CP |
| 4 | نمودار فرآیند جریان کار | FPC |
| 5 | مشخصه های ممیزی محصول | SQFE |
| 6 | جدول عملیات | OPS |
| 7 | نمودار عملیات شکست | FOC |
| 8 | آنالیز حالات خرابی | FMEA |
| 9 | بیلان مواد | BOM |
6- مجموعه مستندات پیوست:
-
دستورالعمل کدگذاری اقلام و ملزومات انبار FA-PL-IN-0008
-
دستورالعمل کد گذاری اسناد و مدارک کیفیت FA-QA-IN-0005
-
دستورالعمل کدگذاری قالبهاFA-MA-IN-0008
-
دستورالعمل کدگذاری ماشین آلات، تجهیزات تولیدی، کمک تولیدی و آزمایشگاهیFA-MA-IN-0001
