مجموعه دستورالعملهای کدگذاری اسناد و مدارک

 ((فنی و غیر فنی))

بخش اول

کدگذاری نقشه‌ها و اسناد غیر فنی

1-هدف

هدف از تهیه و تدوین دستورالعمل کد گذاری اسناد و مدارک تنظیم و تبیین نظام کدگذاری اسناد و مدارک غیر فنی(سيستم مدیریت كيفيت) مجموعه تولیدی یا خدماتی می باشد.

2- دامنه كاربرد

دامنه کاربرد دستورالعمل کد گذاری كليه مدارك و مستندات سيستمي ( غير فني ) شرکت را شامل می گردد.

3- تعاريف

1-3- مدارك سيستمي

مدارک سیستمی دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک شامل نظامنامه، روشهاي اجرايي، دستورالعملها، فرمها و ديگر مدارك و مستندات كه جزء مدارك فني محسوب نمي­گردند.

2-3- مدارك فني

شامل نقشه ها (داخلي و خارجي)، استانداردها، طرحهاي بسته بندي، طرحهاي آزمايش (Test Plan)، شناسنامه‌هاي فني، كاتالوگها و ديگر مراجع و مدارك فني مي‌باشند .

سایر تعاریف مطابق با استاندارد سیستم مدیریت کیفیت می باشد.

4- مسئوليتها

مسئوليت اصلي دستورالعمل کد گذاری اسناد و مدارک بر عهده مدیر واحد تضمین کیفیت مي‌باشد و مدیران و روساي ساير واحدها مسئوليت همكاري با ايشان در خصوص كنترل مدارك را عهده دار مي‌باشند. ساير مسئوليتها در شرح عمليات مشخص شده است.

5- مجموعه مستندات پیوست این دستورالعمل:

• دستورالعمل کدینگ اقلام و ملزومات انبار FA-PL-IN-0008

• دستورالعمل کدینگ اسناد و مدارک کیفیت FA-QA-IN-0005

• دستورالعمل کدینگ قالبهاFA-MA-IN-0008

• دستورالعمل کدینگ ماشین آلات، تجهیزات تولیدی، کمک تولیدی و آزمایشگاهیFA-MA-IN-0001

دستورالعمل کدینگ ماشین آلات، تجهیزات تولیدی، کمک تولیدی و آزمایشگاهی

دستورالعمل کدینگ قالبها

دستورالعمل کدینگ اسناد و مدارک کیفیت

دستورالعمل کدینگ اقلام و ملزومات انبار

6- شرح عمليات و مراحل اقدام

   ب – نحوه كدگذاري  :

وفق دستورالعمل کدگذاری اسناد و مدارک، كليه مدارك سيستمي نظام كيفي داراي يك كد چهار مشخصه‌اي بوده كه توضيحات اين مشخصه‌ها بشرح ذيل مي‌باشد :

XX-XX-XX-XXXX

دوحرف اول از سمت چپ به انتخاب مجموعه و بيانگر شرکت مزبور مي‌باشد.

دو حرف دوم از سمت چپ نشان دهنده واحدي است كه مسئول تهيه مدرك بوده و اين دو حرف به شرح جدول شماره يك مي‌باشند.

جدول شماره يك :  كدگذاري واحدهاي متولي مستندات در نظام كيفي :

دو حرف سوم از سمت چپ بيانگر نوع مدرك مي‌باشد ، شناسايي اين دو حرف از جدول شماره دو صورت مي‌گيرد

جدول شماره دو : كد گذاري موضوع مستندات

• مشخصه چهارم را ارقام انگليسي تشكيل مي‌دهند كه بيانگر شماره سريال مدرك مي‌باشند . اين شماره از 0001 شروع مي‌شود .

           تبصره – کلیه مدارک قید شده در جدول شماره3 علاوه بر کد مذکور دارای یک شماره مدرک نیز می باشند که  از يك فرمت دو قسمتي تشکیل شده است كه به صورت ذيل تعريف و قید می گردد :

جهت دانلود رایگان الگوی کدگذاری مستندات سازمان(( کلیک کنید)) 

بخش دوم

کدگذاری نقشه‌ها و اسناد فنی دفتر مهندسی

این سند به‌عنوان راهنمای رسمی برای نام‌گذاری و آرشیو کلیه نقشه‌ها و اسناد فنی دفتر مهندسی تهیه شده است. استفاده از این استاندارد تضمین می‌کند که هر فایل در کوتاه‌ترین زمان ممکن قابل شناسایی، بازیابی و کنترل نسخه باشد.

فهرست مطالب

1. مقدمه
2. دامنه کاربرد
3. تعاریف و اختصارات
4. مسئولیت‌ها
5. ساختار کلی کدگذاری
6. اجزای کد و شرح آن‌ها
7. قواعد نام‌گذاری انواع اسناد
8. ساختار پوشه‌بندی
9. کنترل نسخه و بایگانی
10. انطباق با استانداردهای ISO
11. مستندات مرتبط
12. تغییرات و بایگانی این دستورالعمل
13. ضمائم

1. مقدمه

این دستورالعمل برای ایجاد یک سیستم یکپارچه و منظم کدگذاری نقشه‌ها و اسناد فنی تدوین شده است تا:

• از تکرار اسناد جلوگیری شود
• دسترسی و بازیابی سریع‌تر صورت گیرد
• سوابق تغییرات و کنترل نسخه‌ها به‌خوبی مستند شود

2. دامنه کاربرد

این استاندارد برای تمامی پروژه‌ها و فعالیت‌های مهندسی زیر‌مجموعه دفتر مهندسی اعم از سازه، معماری، برق، مکانیک، ایمنی و صنایع غذایی (در پروژه‌های مرتبط) لازم‌الاجرا است.

3. تعاریف و اختصارات

• سند: هر فایل متنی، تصویری یا نقشه‌ای
• نسخه (Version): هر بازنگری رسمی فایل که شماره‌یکتا به آن اختصاص یافته
• آرشیو (Archive): پوشه‌ای برای نگهداری نسخه‌های منسوخ

4. مسئولیت‌ها

• مدیریت مهندسی: تایید چارچوب کدگذاری
• مدیر پروژه: نظارت بر اجرای صحیح برای پروژه تحت پوشش
• تیم فنی: نام‌گذاری و بارگذاری فایل‌ها مطابق این دستورالعمل
• دبیرخانه فنی: بایگانی و پشتیبان‌گیری دوره‌ای

5. ساختار کلی کدگذاری

همه فایل‌ها باید با قالب زیر نام‌گذاری شوند:

[Type]-[ProjectID]-[Discipline]-[Ver]-[Date]-[Seq].[Ext]

6. اجزای کد و شرح آن‌ها

7. قواعد نام‌گذاری انواع اسناد

• نقشه‌های اتوکد:
  • مثال: DWG-PRJ001-STR-V01-20250809-001.dwg
• گزارش‌های فنی (PDF):
  • مثال: PDF-PRJ001-ARC-V02-20250722-003.pdf
• دستورالعمل‌ها و SOP (DOCX):
  • مثال: DOCX-PRJ001-SAF-VFinal-20250801-002.docx
• فرم‌ها و چک‌لیست‌ها (XLSX):
  • مثال: XLSX-PRJ002-ISO-V01-20250515-001.xlsx
• تصاویر و رندرها (JPG/PNG):
  • مثال: JPG-PRJ003-MEC-V03-20250805-010.jpg

8. ساختار پوشه‌بندی

/[ProjectID]/
    /[Discipline]/
        /[Type]/
            [کد فایل‌ها]
    /Archive/
        /[Discipline]/
            /[Type]/

مثال: /PRJ001/STR/DWG/DWG-PRJ001-STR-V02-20250809-005.dwg

9. کنترل نسخه و بایگانی

• پس از هر بازنگری، شماره نسخه افزایش یابد.
• نسخه‌های منسوخ به پوشه Archive منتقل شوند.
• فایل ChangeLog.xlsx در پوشه ریشه‌ی پروژه نگهداری شده و شامل موارد زیر باشد:
  1. کد فایل
  2. تاریخ تغییر
  3. خلاصه تغییرات
  4. مسئول تغییر

10. انطباق با استانداردهای ISO

• ISO 9001:2015:
  • کنترل و ردیابی مستندات
  • دسترسی محدود به نسخه‌های جاری
• ISO 22000:2018 (پروژه‌های صنایع غذایی):
  • پیش‌شماره FD برای اسناد HACCP
  • مثال: PDF-PRJ002-FD-V01-20250809-003.pdf

11. مستندات مرتبط

• روش اجرایی مدیریت مستندات (DOC-ISO-01)
• دستورالعمل پشتیبان‌گیری دوره‌ای (DOC-ISO-02)
• خط‌مشی امنیت اطلاعات (DOC-ISO-03)

12. تغییرات و بایگانی این دستورالعمل

13. ضمائم

• ضمیمه 1: نمونه ساختار پوشه‌ها (نمودار درختی)
• ضمیمه 2: فرم ثبت تغییرات (قالب Excel)
• ضمیمه 3: جدول خلاصه کدهای تخصص‌ها