فرم شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها
1 ـ عنوان فرآيند :
فرآيند كنترل مدارك و داده ها
2 ـ هدف فرآیند كنترل مدارك و داده ها :
حصول اطمينان از ايجاد، برقراري، ثبت، انتشار، نگهداري و به روز كردن مدارك درون سازماني و برون سازماني مي باشد.
3 ـ دامنه كاربرد فرآیند كنترل مدارك و داده ها:
كليه مدارك فني و سيستمي درون و برون سازماني را شامل مي شود
4 ـ مسئوليت در فرآیند كنترل مدارك و داده ها :
-
4 ـ 1 ـ مسئوليت اصلي فرآيند كنترل مدارك و داده ها :
- مدير تضمين كيفيت ( QA) مسئوليت اصلي اجرايي اين فرآيند را بر عهده دارد .
-
4 ـ 2 ـ مسئوليت ديگر:
- 4 ـ 2 ـ 1 ـ نماينده مشتري مسئوليت دريافت ، ارائه و به روز كردن مدرك مرجع مشتري را برعهده دارد .
- 4 ـ 2 ـ 2 ـ مسئول دفتر اسناد كيفيت ، مسئوليت ثبت ، انتشار، نگهداري و به روز كردن مدارك را برعهده دارد
5 ـ تعاريف و اصطلاحات:
| ECN
|
ثبت تغييرات مهندسي
|
Engineering Change Note
|
6 ـ فرآيندهاي پشتيبان كنترل مدارك و داده ها :
ندارد
7 ـ فرآيند گرايي :
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها ـ وروديهاي فرآيند :
| سند مرجع ( درصورت وجود ) | منبع | ورودي | رديف |
| A.Q.F.220.113 | كليه واحدها | مدارك فني / سيستمي جديد درون سازماني | 1 |
| A.Q.F.220.113 | كليه واحدها | مدارك فني / سيستمي تغيير يافته درون سازماني | 2 |
| A.Q.F.220.113 | نماينده مشتري | مدارك فني / سيستمي جديد برون سازماني | 3 |
| A.Q.F.220.113 | نماينده مشتري | مدارك فني / سيستمي تغيير يافته برون سازماني | 4 |
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها ـ جريان فرآيند:
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده هاـ مدرك جديد درون سازماني
| سند مرجع
( درصورت وجود ) |
مسئول | فعاليت | رديف |
| A.Q.F.220.113 | مدير واحد مربوطه | مشخص نمودن يك نفر به منظور تدوين مدرك و ارسال مدرك تدوين شده و تكميل فرم درخواست شماره / تجديد نظر در اسناد كيفيت پس از تأييد مدير واحد و نماينده مدير عامل به مدير تضمين كيفيت | 1 |
| دستورالعمل كنترل مدارك | مدير تضمين كيفيت
مسئول دفتر اسناد كيفيت |
اظهار نظر مدير تضمين كيفيت
تبصره : در صورت تأييد مدرك ، كد گذاري بر اساس دستورالعمل كد گذاري صورت مي گيرد و در صورت عدم تأييد مدرك به مدير واحد مربوطه عودت داده مي شود |
2 |
| —– | مسئول دفتر اسناد كيفيت | تايپ و ارسال مدرك ( تأييد شده توسط مدير تضمين كيفيت ) به مدير واحد مربوطه | 3 |
| A.Q.F.220.113 | مدير واحد مربوطه | تأييديه نهايي مدرك تايپ شده ، توسط مدير واحد مربوطه و عودت آن به دفتر اسناد كيفيت | 4 |
| A.Q.F.220.107 | مسئول دفتر اسناد كيفيت | تكثير مدرك و توزيع آن مطابق با فهرست گيرندگان و اخذ رسيد
تبصره 1 : كليه فرآيندها و دستورالعملهاي اجرائي و نظامنامه قبل از انتشار بامهر كنترل شد به رنگ سبز ـ مهر تصويب شد به رنگ سبز ـ مهر محرمانه به رنگ قرمز ممهور خواهند شد . |
5 |
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها- مدارك فني /سيستمي جديد يا تغيير يافته برون سازماني
| سند مرجع
( درصورت وجود ) |
مسئول | فعاليت | رديف |
| A.Q.F.220.113 | كليه پرسنل ( متقاضي تجديد نظر ) | مراجعه به دفتر اسناد كيفيت و اخذ برگه تقاضاي شماره / تجديد نظر در اسناد كيفيت پس از مذاكره درخصوص تجديد نظر پيشنهادي با مدير واحد مربوطه | 1 |
| —– | كليه پرسنل ( متقاضي تجديد نظر ) | انجام اصلاح مورد نظر روي مدرك مربوطه | 2 |
| —– | كليه پرسنل ( متقاضي تجديد نظر ) | اخذ تأييد از مدير واحد مربوطه و نماينده مدير عامل و ارسال به مدير تضمين كيفيت
تبصره 1 ـ در صورتيكه در اين مرحله به تشخيص مدير تضمين كيفيت مدرك مطابق با الزامات ISO/TS و مشتري نبوده ويا مغاير با ديگر مدارك سازمان تنظيم شده باشد به شخص متقاضي عودت داده مي شود تا اصلاح گردد . |
3 |
| مسئول دفتر اسناد كيفيت | اصلاح و تايپ مدرك و مشخص نمودن موارد تغيير يافته بصورت خط كشيدن زير آنها و اضافه نمودن الحاقيه به آخر سند تجديد نظر شده
تبصره1 : مدارك بايستي به صورت خوانا نگهداري و حفاظت شوند تبصره 2 : تجديدنظر درمحتويات برگه هاي اطلاعاتي از نظير FMEA و طرح كنترل و …. نياز به اخذ مجوز و مراحل فوق ندارد و فقط با تأييد مسئولين و امضاي امضاء كنندگان مجاز از مسير دفتر اسناد كيفيت عبور خواهد كرد تبصره 3 ـ اولين چاپ هر سند كه به تصويب مسئول واحد رسيده باشد با تجديد نظر 01 و تجديد نظرهاي بعدي با شماره ها ……., 04, 03 , 02 مشخص خواهند گرديد . تبصره 4 ـ ويرايشهاي ادبي مشمول شماره تجديد نظر و الحاقيه نخواهند شد . |
4 | |
| A.Q.F.220.110 | مسئول دفتر اسناد كيفيت | ثبت در ليست اصلي اسناد كيفيت | 5 |
| A.Q.F.220.101 | مسئول دفتر اسناد كيفيت | جمع آوري مدارك منسوخ شده مطابق با فهرست گيرندگان و باطل كردن آنها
تبصره 1 : مدارك باطل شده با مهر باطل شد قرمز ممهور مي شوند |
6 |
| ——- | مسئول دفتر اسناد كيفيت | تكثير و انتشار مدارك تجديد نظر شده مطابق با فهرست گيرندگان و اخذ رسيد | 7 |
| A.Q.F.220.113 |
| سند مرجع
( درصورت وجود ) |
مسئول | فعاليت | رديف |
| مكاتبات داخلي
A.Q.F.220.113 |
نماينده مشتري در سازمان | ارسال مدارك جديد و يا تغيير يافته مشتري به واحد تضمين كيفيت | 1 |
| ——— | مدير تضمين كيفيت | بررسي مدارك توسط مدير تضمين كيفيت | 2 |
| A.Q.F.220.113 | مدير تضمين كيفيت | دريافت و تكميل فرم درخواست شماره / تجديد نظر در اسناد كيفيت از دفتر اسناد كيفيت | 3 |
| دستورالعمل شماره گذاري نقشه ها | مسئول دفتر اسناد كيفيت | ثبت و اخذ شماره از دفتر اسناد كيفيت درصورت لزوم | 4 |
| مسئول دفتر اسناد كيفيت | انتشار در محل هاي مورد استفاده و اخذ رسيد | 5 | |
| ECN
A.Q.F.220.113 |
مديران واحد ها | اعمال تغييرات در مدارك مربوطه درون سازماني زمانيكه در مدارك بيرون سازمان تغييراتي داده مي شود .(حداكثر ظرف دو هفته كاري ) پس از صدور ECN كه زمان اجراي آن در توليد را نشان مي دهد . | 6 |
| A.Q.F.220.101 | مسئول دفتر اسناد كيفيت
نماينده مشتري |
جمع آوري مدارك منسوخ شده قبلي و ممهور كردن آنها به مهر باطل شد
تبصره : مدارك خارج سازماني مشتمل بر مدارك مرجع مشتري ، استانداردها و …. در دوره هاي منظم 6 ماهه توسط نماينده مشتري به روز مي گردد |
7 |
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها ـ خروجي فرآيند :
| سند مرجع
( درصورت وجود ) |
به | خروجي | رديف |
| ليست اصلي اسناد كيفيت | كليه واحدهاي مرتبط | مدارك فني / سيستمي تحت كنترل | 1 |
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها ـ پايش و اندازه گيري فرآيند
| سند مرجع ( درصورت وجود ) | مسئوليت | دوره زماني | معيار پذيرش | معيار پايش و اندازه گيري | رديف |
| پرونده مميزي داخلي و دوره اي | مدير تضمين كيفيت | شش ماهه | تعداد مغايرتهاي مشاهده شده در مميزي ها در خصوص كنترل مدارك وداده ها | 1 | |
| ——- | مدير تضمين كيفيت | شش ماهه | 2 هفته | مدت زمان اعمال تغييرات از موقع اعلام به دفتر اسنادكيفيت | 2 |
| ——- | مسئول دفتر اسناد كيفيت | شش ماهه | 5 دقيقه | مدت زمان دسترسي به اسناد | 3 |
| 4 | |||||
| 5 |
شناسنامه فرآیند كنترل مدارك و داده ها ـ شاخص هاي عملكرد اثر بخشي و كارايي
| سند مرجع ( درصورت وجود ) | ارتباط با P/Q/C/D | دوره تجزيه تحليل | شاخص عملكرد | رديف |
| پرونده مميزي داخلي و دوره اي | Q | شش ماهه | كاهش مغايرتهاي مشاهده شده در ارتباط با مغايرتهاي مشاهده شده در مميزي ها در رابطه با كنترل مدارك | 1 |
| ——- | Q | شش ماهه | كاهش زمان اعمال تغيير در مدارك (تجديد نظر ) | 2 |
| ——- | Q | شش ماهه | كاهش زمان دسترسي به اسناد | 3 |
| كاهش هزينه هاي كاغذ | 4 | |||
| 5 |
8 ـ مرجع
استاندارد 4 ـ 2 ـ 3 استاندارد ISO/TS16949:2002
9 ـ سوابق فرآیند كنترل مدارك و داده ها
| رديف | شماره سند | نام سند |
| 1 | A.Q.F.220.101 | برگه فهرست اسناد كيفيت شركت |
| 2 | A.Q.F.220.107 | رسيد تحويل اسناد و مدارك دفتر اسناد كيفيت |
| 3 | A.Q.F.220.110 | دفتر ثبت اسناد كيفيت |
| 4 | A.Q.F.220.113 | برگه درخواست شماره / تجديد نظر در اسناد كيفيت |
| 5 | دستور العمل كنترل مدارك | |
| 6 | پرونده مميزي داخلي |
دیدگاهها
پاکسازی فیلترهیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.