روش اجرایی آموزش

   1- هدف

هدف از دستورالعمل آموزش شناسايي نيازهاي آموزشي و كسب شايستگي براي كليه كاركناني كه فعاليت هايي مؤثر بر كيفيت را انجام مي‏دهند.

   2- دامنه كاربرد

كليه پرسنل و كاركنان رسمي و قراردادي شركت را شامل مي‏شود.

 3- مسئوليت

مسئوليت اجرايي اين روش بر عهده واحد آموزش مي‏باشد. واحدهاي ديگر سازماني موظف به همكاري با واحد آموزش هستند.

 4- تعاريف

تعاريف بر اساس استاندارد ISO 9001:2000 و ISO/TS 16949:2002 مي‏باشد.

 5- روش كار

1-5- واحد اداري مي‏بايست پس از استخدام هر فرد جديد، طي فرم اطلاع استخدام كاركنان جديد (FA-FO-FR-0016) نام و نام خانوادگي، مدرك تحصيلي،‌ تاريخ استخدام، محل خدمت و شماره پرسنلي و همچنين مدارك و گواهينامه‏هاي معتبر ايشان را به كارشناس آموزش ارسال نمايد تا كارشناس آموزش براي كاركنان جديد پرونده آموزش تشكيل داده و طبق روال نيازهاي آموزشي و برنامه آموزشي براي آنها تهيه و تدوين نمايد.

2-5- واحد آموزش پس از دريافت اطلاع استخدام كاركنان جديد (FA-FO-FR-0016) از قسمت اداري مطابق با ماتريس استاندارد آموزشي مشاغل سازمان (FA-FO-FR-0023) آموزش هايي كه فرد استخدام شده گذرانده است را به فرم سوابق آموزشي (FA-FO-FR-0012) منتقل مي‏نمايد و براي آموزش هايي كه مورد نياز مي‏باشد اما فرد مذكور نگذرانده است در برنامه آموزشي فرد لحاظ مي‏نمايد.

3-5- واحد آموزش پس از دريافت سوابق فرد تازه استخدام شده موظف است بلافاصله كلاس توجيهي براي فرد مذكور را برگزار نمايد. اهم مطالب قابل ارائه در كلاس شامل موارد ذيل مي‏باشد:

• تشريح نمودار سازماني

• معرفي مديران شركت و نماينده مديريت

• تشريح قوانين، مقررات و آئين نامه‏ هاي شركت

• خط مشي و اهداف سازمان

• تشريح وظايف فرد در سازمان

واحد آموزش پس از برگزاري كلاس توجيهي و ثبت در پرونده مراتب را طي نامه‏اي جهت آمادگي شروع به كار فرد مذكور به واحد اداري اعلام مي‏نمايد.

4-5- واحد آموزش يك ماه قبل از شروع سال جديد اقدام ارسال نامه به واحدهاي سازمان جهت اخذ نيازهاي آموزشي مي‏نمايد. مديران واحدهاي سازمان موظف هستند مطابق با فرم اعلام نيازهاي آموزشي (FA-FO-FR-0022) نيازهاي آموزشي واحد ذيربط را حداكثر طي يك هفته پس از دريافت نامه به واحد آموزش اعلام نمايند.

5-5- واحد آموزش پس از اخذ نيازهاي آموزشي با توجه به فرم ماتريس استاندارد آموزشي مشاغل سازمان(FA-FO-FR-0023) و فرم اعلام نيازهاي آموزشي اقدام به برآورد هزينه ‏آموزشي مطابق جدول ثبت نيازهاي آموزشي (FA-FO-FR-0013) مي‏نمايد و به مدير منابع انساني و اداري ارسال مي‏كند. بديهي است پس از تأييد بودجه توسط هيأت مديره شركت و عودت فرم به واحد آموزش اين واحد اقدام به تدوين برنامه آموزشي براي نيمسال موردنظر مي‏نمايد.

واحد آموزش پس از تأييد نيازهاي آموزشي اقدام به تدوين فرم تقويم آموزشي (FA-FO-FR-0018) مي‏نمايد و اين تقويم آموزشي را به واحدهاي ذيربط طي نامه‏اي ابلاغ مي‏نمايد.

تبصره: شناسايي، انتخاب و ارزيابي مؤسسات آموزشي مطابق با روش اجرايي ارزيابي و ارتقاء تأمين كنندگان (FA-TR-PR-0001) صورت مي‏گيرد.

لازم به توضيح است كه واحد آموزش پس از انتخاب مؤسسات آموزشي برنامه آموزشي مؤسسات جهت تدوين تقويم آموزشي دريافت مي‏نمايد.

واحد آموزش پس از دريافت تقويم آموزشي مؤسسات معتبر و مطابقت آن با تقويم آموزشي شركت اقدام به ثبت نام واحدهاي درسي مربوطه در مؤسسات آموزشي مي‏نمايد.

بديهي است با توجه به تصويب هزينه‏ هاي آموزش كه در بند 5-5 توضيح داه شد فرم پرداخت هزينه‏ سمينار / دوره آموزشي (FA-FO-FR-0021) تكميل و به واحد مالي ارسال مي‏گردد كه پس از بررسي و دستور مديريت عامل و پرداخت واحد مالي يك نسخه از آن به واحد آموزش عودت داده مي‏شود.

6-5- جهت برگزاري دوره ‏هاي آموزشي در داخل سازمان به صورت ذيل عمل مي‏گردد:

1-6-5- پس از تكميل تقويم آموزشي طي نامه‏اي به واحدهاي مختلف اعلام و به ضميمه آن فرم انتخاب مدرسين داخلي (FA-FO-FR-0019) ارسال مي‏گردد. مديريت واحد مربوطه بر حسب توانايي‏هاي پرسنل ذيربط جهت تدريس اسامي را به واحد آموزش اعلام مي‏دارد و بديهي است تأييد صلاحيت مدرسين داخلي بر عهده كميته آموزش مي‏باشد.

2-6-5- پس از تأييد مدرسين داخلي واحد آموزش طي يك دعوت نامه‏اي از مدرس مربوطه جهت تدريس دعوت به عمل مي‏آورد.

3-6-5- پاداش مدرسين داخلي در قالب اضافه كاري در فرم پرداخت پاداش مدرسين داخلي  (FA-FO-FR-0015) به صورت زير محاسبه و پرداخت مي‏شود.

براي دوره ‏هاي آموزشي به ازاي هر ساعت تدريس معادل يك ساعت حقوق اضافه كاري با ضريبي به شرح ذيل محاسبه و پرداخت مي‏شود.

الف ) براي دوره ‏هاي كمتر از 10 نفر ضريب (2) است.

ب ) براي دوره ‏هاي بين 20-10 نفر ضريب (5/2) است.

ج ) براي دوره ‏هاي بيش از 20 نفر ضريب (3) منظور مي‏شود.

تبصره: براي دوره ‏ها و سمينارهايي كه توسط مدرسين داخلي اجرا مي‏شود چنانچه موضوعات ارائه شده جديد و كاربردي باشد با تأييد و صلاحديد مديريت اداري و منابع انساني (حتي اگر تعداد شركت كنندگان كمتر از 10 نفر هم باشد) ضريب (3) منظور خواهد شد.

4-6-5- پس از اتمام دوره‏ آموزشي واحد آموزش فرم حضور و غياب (FA-FO-FR-0024) را از مدرس مربوطه دريافت نموده و بر اساس آن نسبت به صدور گواهي‏نامه آموزشي داخلي (FA-FO-FR-0020) اقدام مي‏نمايد. در صورت غيبت (بیش از 20% تعداد جلسات دوره) هر كدام از شركت كنندگان در دوره گواهي‏نامه آموزشي صادر نمي‏گردد و همچنين هزينه دوره آموزشي طي ارسال نامه به واحد مالي از حقوق ماهيانه فرد مذكور كسر مي‏گردد.

تبصره: جهت دوره ‏هاي بيشتر از 8 ساعت گواهي نامه آموزشي صادر مي‏گردد و در ساير موارد مطابق نظر واحد آموزش اقدام مي‏گردد.

لازم به ذكر است در صورت عدم امكان حضور مدرس داخلي در يك دوره، مدرس موظف است با دليل موجه مراتب را طي نامه‏اي حداقل 24 ساعت قبل از برگزاري دوره به واحد آموزش اعلام نمايد.

7-5- جهت برگزاري دوره‏ هاي آموزشي خارج از سازمان، پس از ثبت نام و پرداخت هزينه‏هاي مورد نظر و توافق كامل با مؤسسه آموزشي مورد نظر طي نامه‏اي به افراد شركت كننده در دوره‏ها اعلام مي‏دارد. بديهي است پس از اتمام دوره واحد آموزش وضعيت حضور افراد شركت كننده را از مؤسسه آموزشي دريافت مي‏دارد و در صورت غيب افراد مطابق بند 4-6-5 اقدام مي‏گردد. لازم به ذكر است كه پيگيري اخذ گواهي‏نامه پايان دوره از مؤسسات آموزشي بر عهده واحد آموزش مي‏باشد.

تبصره: لازم به ذكر است كه اصل گواهي به فرد شركت كننده داده مي‏شود و كپي گواهي در واحد آموزش نگهداري مي‏گردد.

8-5- واحد آموزش پس از پايان هر دوره آموزشي نسبت به نظرخواهي از شركت كنندگان توسط فرم نظرخواهي دوره آموزشي (FA-FO-FR-0014) از افراد شركت كننده در دوره‏هاي داخلي و خارجي اقدام مي‏نمايد تا نسبت به عملكرد مدرس و سطح دوره آگاهي يافته (حد قابل قبول امتياز كل دوره 50% ميباشد) و بتواند اقدامات مقتضي را انجام دهد.

تبصره: ساعات حضور در كلاسهاي آموزشي به منزله مأموريت اداري ساعتي لحاظ مي‏گردد. مازاد ساعات آموزشي به منزله اضافه كاري مي‏باشد. (كارشناس آموزش موظف است پس از پايان دوره‏هاي آموزشي برگزار شده در خارج از شركت، اسامي پرسنل شركت كننده در دوره را به انضمام روزهاي برگزاري و ساعت تشكيل دوره در اختيار واحد اداري قرار داده تا نسبت به منظور شدن ساعات اضافه كاري براي آنها اقدامات لازم انجام شود.)

9-5- اثر بخشي آموزشي

جهت ارزيابي اثر بخشي دوره آموزشي بر عملكرد افراد، كارشناس آموزش با صدور فرم اثر بخشي دوره آموزشي (FA-FO-FR-0017) سه ماه بعد از اتمام دوره از مدير واحدهائيكه افراد را جهت آموزش اعزام نموده‏اند، نظر سنجي مي‏نمايد و نسبت به نظر مدير مربوطه اقداماتي چون ايجاد شرايط بازآموزي يا يادآوري يا …را انجام مي‏دهد .(اگر امتياز كمتر از 65% باشد).

10-5- سنجش سطح آگاهي پرسنل : در فواصل زماني ساليانه مدير هر شخص اقدام به طرح سؤالاتي در زمينه مهارتهاي مورد نياز شغلي آن شخص نموده و توسط واحد آموزش اين آزمون از فرد مورد نظر گرفته ميشود كه در صورتيكه نمره كسب شده زير 50 باشد اقدامات اصلاحي لازم توسط مدير مربوطه اعمال ميگردد.

 11-5- افراديكه براي آموزش به خارج از كشور اعزام مي‏گردند، مطابق جدول ذيل موظف به تعهد خدمت در محل شركت مي‏باشند. (هزینه خرید سفته به عهده شرکت میباشد).

1-11-5- افراديكه چند بار براي آموزش اعزام مي‏شوند، تعهد و ارائه سفته آنها بصورت تجمعي روزهاي آموزشي مي‏باشد.

تذكر1: مقادير تضمين (سفته) و سالهاي تعهد بانظر مديريت عامل مي‏تواند كاهش يا بخشوده شود.

تذكر2:هر زمان سازمان طراحي محصول را جزء دامنه كاري خود قرار دهد صلاحيت لازم پرسنل مسئول در طراحي محصول مشخص شده و از صلاحيت پرسنل اطمينان حاصل مي‏شود و آموزشهاي لازم به ماتريس استاندارد آموزشي مشاغل سازماني ((FA-FO-FR-0023) اضافه ميشوند.

تذكر:آموزش حين كار:

در صورت استخدام پرسنل جديد يا تغيير جايگاه پرسنل قبل از تحويل سمت ،پرسنل موظف به گذراندن آموزشهاي مندرج در ماتريس آموزش  پست مربوطه را به عهده دارند.

    نماينده مشتري

مديريت رده بالا بايد فردي را با مسووليت و اختيار براي حصول اطمينان از اينكه خواسته هاي مشتري شناسائي شده اند تعيين نمايد اين مورد شامل انتخاب مشخصه هاي ويژه برقراري اهداف كيفيت و آموزشهاي مربوطه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه طراحي و تكوين محصول مي باشد

 6- مدارك ذيربط

• فرم سوابق آموزشي   FA-FO-FR-0012

• جدول ثبت نيازهاي آموزشي FA-FO-FR-0013

• نظرخواهي دوره‏هاي آموزشيFA-FO-FR-0014

• پرداخت پاداش مدرسين داخلي  FA-FO-FR-0015

• اطلاع استخدام كاركنان جديد   FA-FO-FR-0016

• اثر بخشي دوره آموزشي      FA-FO-FR-0017

•  تقويم آموزشي     FA-FO-FR-0018

• فرم انتخاب مدرسين داخلي  FA-FO-FR-0019

• گواهينامه آموزشي داخلي   FA-FO-FR-0020

• فرم پرداخت هزينه سمينار / دوره آموزشي    FA-FO-FR-0021

• فرم اعلام نيازهاي آموزشي     FA-FO-FR-0022

• ماتريس استاندارد آموزشي مشاغل سازماني    FA-FO-FR-0023

• فرم حضور و غياب    FA-FO-FR-0024