شناسنامه شغل مسئول دفتر
(شرح وظایف و شرایط احراز)
1. عنوان شغل : مسئول دفتر |
رسته : دفتری | ||||
2. تعريف شغل مسئول دفتر:· پیگیری، هماهنگی و انجام امور محوله در راستای نظم بخشیدن، تسهیل ارتباطات سازمانی و اجرای امور دفتر مدیریت مربوطه. · مسئول دفتر به نوعی امور داخلی و خارجی مربوط به واحد با کلیه واحدهای مختلف را باید تحت کنترل داشته و به نحوی اداره و مدیریت کند که نیاز به هماهنگی دائم با مدیر مربوطه نباشد. |
|||||
3. شرايط احراز مسئول دفتر |
|||||
1-3. ويژگي هاي محيطي پايدار : (ويژگي هاي شاغل )منظور ويژگي هايي است که در بلند مدت عملکرد شغل را تحت تاثير قرار داده و غير قابل تغيير و ثابت مي باشد |
|||||
| سبک کار
ويژگي هاي فردي که ميتواند بر چگونگي انجام درست کار موثر باشد. سه سبک را که اولويت بيشتري دارند انتخاب نمائيد |
علاقه مندي ها (تناسب شغل و شاغل)
پروفايل بهره شغلي همسو با سبک کار و مدل محيطي هالند . سه تيپ را از 6 تيپ انتخاب نمائيد |
||||
| ●ميل به پيشرفت (دستاوردها- مداومت– ابتکار و خلاقيت) | ○واقع گرا | ||||
| ○نفوذ اجتماعي (رهبري – کاريزماتيک بودن) | ○هنري | ||||
| ●روابط بين فردي (همکاري- نگراني براي ديگران- روابط اجتماعي) | ●اجتماعي | ||||
| ●متعادل (خود کنترلي- آستانه تحمل- انعطاف پذير) | ●مديريتي | ||||
| ●وجدان (امانت دار- قابل اعتماد – جزئي نگر) | ○جستجوگر | ||||
| ○هوش علمي (نوآور- تفکر تحليلي و حل مساله اي) | ●قراردادي | ||||
توانايي های مورد نیاز مسئول دفتر :دو ستون ” شديد با اهميت ” و ” بسيار با اهميت ” از پرسشنامه آناليز شغل در اين قسمت وارد شود 1. نظم بخشي به اطلاعات : توانايي ساماندهي به فعاليتها، اشيا، و… طبق يك الگوي خاص (مثل سريال نمودن نامه ها و….). 2. بخاطر سپردن : قدرت بياد آوردن اطلاعات مانند كلمات، اعداد تصاوير و روشها. 3. درك مطلب شفاهي : توانايي شنيدن و درك مطالب بيان شده. 4. بيان كلامي : توانایی انتقال شفاهی اطلاعات و نظرات به نحوی که برای دیگران براحتی قابل درک باشد 5. انعطاف پذيري : استقبال از تغییر و يا ارائه راه حل هاي بديع براي يك مساله. 6. سرعت در ادراك : قدرت قياس سريع و با دقت بين شباهت هاي يك سري از اشيا (كه يكجا يا در زمانهاي مختلف به فرد ارائه گردند. 7. حساسيت به مسئله : احساس مسئوليت در قبال وجود مشكل يا مساله در حال وقوع 8. قدرت تمركز : توانايي دقت به يك مساله بدون پرتي حواس 9. قدرت انجام همزمان چندين كار : توانايي سازماندهي چندين كار در عين واحد. 10. درك مطلب : قدرت خواندن و تشخيص اطلاعات و نظريات مكتوب. 11. بيان نوشتاري : توانايي انتقال اطلاعات و نظريات خود به طور مكتوب. 12. صراحت بيان : توانايي بيان جملات مفهوم. 13. تشخيص كلام : قدرت فهم تكلم سايرين.
|
|||||
2-3. تجارب مورد نياز مسئول دفتر(براي عناصر “دانش پايه، مهارت هاي پايه و ساير مهارت ها” از قسمت شديدا با اهميت پرسشنامه آناليز شغل استفاده نمائيد) |
|||||
| تحصيلات با ذکر گرايش | تجربه مرتبط کاري (بازه زماني) | ||||
| کارشناس (مدیریت ، زبان انگلیسی ، امور اداری) | 4 سال به بالا | ||||
| کارشناس( آزاد) | 5 سال به بالا | ||||
دانش پايه مسئول دفتر:دبيرخانه يا دفتري : دانش اداري و رويه هاي دفتري، مديريت داده ها و اطلاعات، تند نويسيو شرح نويسي، طراحي فرمها و ساير روشهاي اداري و تایپ متون فارسی و انگلیسی زبان خارجي : دانش ساختار ومحتويات يك زبان خارجي كه شامل معني و تلفظ كلمات، قواعد و دستور زبان مي باشد. آشنایی با شرکت : شامل راهبردها و ساختار سازمان، شرح وظایف ها، آشنایی با کالاها و تجهیزات فنی مرتبط در پروژ ه های اجرایی و فرایندهای کاری، اخرین اطلاعات از عملکرد سازمان و منشور اخلاقی سازمان و سایر قوانین داخلی :ICDL شامل مفاهيم اوليه در فناوري اطلاعات، استفاده از كامپيوتر و مديريت فايل ها، Word مايكروسافت، EXCEL مايكروسافت، Power Point، خدمات اطلاعاتي شبكه – اينترنت و پست الكترونيك اشنایی با تجهیزات اداری و دفتری : داشتن اطلاعات در مورد تجهیزات دفتری مانند کامپیوتر، فاکس، کپی، تلفن سانترال و نحوه کار با انها
مهارت هاي پايه مسئول دفتر:ياد گيري فعال : درك و برداشت از اطلاعات جديد براي حل و تصميم گيري مسائل جاري و آتي. مهارت شنيداري : توجه خاص به آنچه سايرين اظهار مي دارند و پرداختن به نكته ها و طرح پرسش در زمان مناسب بدون برهم زدن تمركز گوينده. تفكر انتقادي: تفكر منطقي و عقلاني براي تشخيص نقاط قوت و ضعف روشها و راه حل هاي مختلف يك مشكل. نظارت: نظارت و ارزيابي بر عملكرد خود، ديگران يا سازمان براي ارتقاء يا انجام اقدامات اصلاحي. درك مطلب : فهم متون نوشتاري در مدارك مرتبط با شغل و اسناد کاری مهارت كلامي : مهارت گفتگو با ديگران به منظور انتقال موثر اطلاعات. مهارت نوشتاري : ارتباط نوشتاري موثر جهت مرتفع نمودن نيازهاي مدیر و ثبت سریع و صحیح دستورات مدیر
ساير مهارت های مسئول دفتر:مديريت زمان : برنامه ريزي زماني براي خود و ديگران و استفاده بهینه از آن هماهنگي : متعادل كردن و تنظيم كردن كار خود با ديگران. درك اجتماعي : توجه به عكس العمل هاي ديگران و اينكه در برابر عمل چه عكس العملي از خود نشان خواهند داد. |
|||||
4.دانش و مهارت هاي مرتبط با شغل مسئول دفتر:دو ستون ” بسيار با اهميت ” و ” با اهميت ” از پرسشنامه آناليز شغل در اين قسمت وارد شود
1. مهارت هاي سيستمي : تواناييهاي توسعه يافته جهت نظارت و ارتقاي سيستمها
|
|||||
5.ارتباطات درون سازماني براي ايجاد عملکرد مطلوب شغل مسئول دفتر:با توجه به دامنه فعالیتهای یاد شده مسئول دفتر مدیریت با کلیه واحدهای داخلی سازمان در ارتباط بوده و از سوی دیگر ارتباط بین دفتر مدیر مربوطه و سایر افراد خارج از سازمان، بیرونی اعم از دولتی و خصوصی و ذی نفعان را برقرار می سازد.
|
|||||
6.شرح وظایف مسئول دفتر : (جزئيات رفتارهاي کاري در شغل)شاغل اين شغل با توجه به جايگاه سازماني و متناسب با مهارت هاي پيش بيني شده در طبقه شغلي مورد تصدي در محدوده فعاليت هاي زير انجام وظيفه مي نمايد .
ü برنامه ريزي و نظارت مسئول دفتر بر فعاليتهاي پرسنل خدمات ü هماهنگي برنامه‌هاي جلسات (هماهنگي با مدیر مربوطه، اطلاع رساني به واحدهاي مختلف و نيز هماهنگي جهت پذيرايي و …) ü امضاء و تحويل گرفتن بسته هاي دريافتي شرکت ü ارجاع نامه ها طبق دستور مديرعامل ü بايگاني و نگهداري کليه نامه‌هاي وارده و صادره در اتوماسیون ü پاسخگويي به کليه تماس‌ها و ارتباط دادن تماس ها به افراد ü هماهنگي جلسات هيئت مديره و بايگاني صورتجلسات ü مديريت ايميل‌ها (دریافت ایمیل و ثبت آن در اتوماسیون ) ü دريافت رزومه‌هاي متقاضيان کار و تنظيم قرار مصاحبه به دستور مديرعامل ü ثبت اثر انگشت و چهره در سیستم ورود خروج دفتر وظایف متعهدانه مسئول دفتر در ارتباط با مافوق و سازمانü اطلاع رسانی دقیق و سریع از اتفاقات و مسائل پیش آمده به مافوق در مورد مسائل مرتبط ü ايجاد، كسب و به اشتراك گذاري و آموزش دانش در راستاي رساندن سازمان به اهداف و مقاصد ü رعايت اخلاق سازماني و آئين‌نامه‌هاي داخلي شركت ü رعایت سلسله مراتب سازمانی و احترام به مافوق در همه مراحل کار ü ساير وظايفي كه ازطرف مافوق از فرد خواسته مي‌شود ü رعایت امانتداری و تعهد به حفظ اسرار و دارایی های سازمان. ü هماهنگی جهت برطرف کردن و بررسی مشکلات نرم افزاری سیستم های مختلف شرکت ü تایپ نامه های مربوط به بخش مدیریت ü حفظ و نگهداری از وسایل و تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شرکت |
|||||
| تهیه کننده : مالک شغل
تاریخ / امضاء : |
تایید کننده : مدیر بالادستی شغل
تاریخ / امضاء : |
تصویب کننده : مدیر عامل / رئیس هیئت مدیره
تاریخ / امضاء : |
دیدگاهها
پاکسازی فیلترهیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.