روش اجرایی بازنگری مدیریت

1- هدف

هدف از روش اجرايي بازنگری مدیریت بررسي اثربخشی نظام كيفيت و تهيه يك نظام، راهكار و تعيين مسئوليتها جهت برنامه ريزي، انجام، رهبري و ثبت بازنگری مدیریت در خصوص كليه موضوعات نظام كيفيت مي‏باشد.

2- دامنه كاربرد

اين روش اجرايي كليه فرآيندهاي مربوط با نظام كيفيت شركت را در چارچوب نظامنامه كيفيت در بر مي‏گيرد.

3- مسئوليتها

• مدير عامل مسئوليت برگزاري جلسات بازنگری مدیریت و تصميم گيري نهايي در مورد اقدامات تعريف شده و بررسي گزارشات ارسال شده، را بر عهده دارد.
• ساير معاونتها، مديران و رؤسا مسئوليت ارائه گزارشات ادواري به نماينده مديريت و شركت در جلسات بازنگری مدیریت را بر عهده دارند.
• نماينده مديريت در كيفيت مسئوليت جمع‏آوري و ارسال گزارشات عملكرد سيستم كيفيت به مديريت عامل، تعيين دستور صورتجلسه و دعوت معاونتها و مديريتهاي مربوطه جهت حضور در كليه جلسات بازنگری مدیریت را بر عهده دارد.

4- تعاريف

• گزارشات ادواري : گزارشاتي است كه در يك دوره معين توسط مديران كليه واحدها تهيه شده و در اختيار مديرعامل / نماينده مديريت در كيفيت قرار مي‏گيرد.
• نظام كيفيت: ساختار سازماني، روش هاي اجرايي، فرآيندها و منابع لازم براي اجراي مديريت كيفيت است.

5- روش كار و مراحل اقدام

1-5-  تواتر و برنامه زماني:

1-1-5- جلسات بازنگری مدیریت حداقل دو بار در سال تشكيل مي‏گردد. مديرعامل تاريخ دقيق بازنگري و سازماندهي را با مشاركت مديران تعيين مي‏‏كند.

2-1-5- در شرايط خاص به تشخيص مدير عامل ممكن است خارج از برنامه فوق بازنگری مدیریت انجام شود.

2-5-  جلسات بازنگری مدیریت با حضور مديرعامل و ساير معاونين، مديران و رؤساي واحدها با صلاحديد مديرعامل تشكيل مي‏شود. در هر جلسه بازنگري بيش از دو مدير يا رئيس نبايد غايب باشند. مديرعامل، معاونين، مدير برنامه ‏ريزي، مدير نگهداري و تعميرات، مدير تضمین کیفیت، مدير کنترل کیفیت و نماينده مديريت در كيفيت بايستي هميشه در جلسات بازنگري مديريت حضور داشته باشند.

3-5- دستور جلسه براي جلسه بازنگری مدیریت توسط نماينده مديريت در كيفيت تهيه مي شود. سپس توسط مدير عامل مرور شده و حداقل دو هفته قبل از برگزاري جلسه به مديران ذيربط اعلام مي شود.

4-5- وروديهاي بازنگری مدیریت:

حداقل‌ مواردي كه بايد در جلسات بازنگری مدیریت به عنوان ورودي مورد بازنگري قرار گيرند عبارتند از:

اين وروديها با توجه به گزارشات ادواري و عملكرد واحدهاي شركت توسط نماينده مديريت جمع آوري مي‏گردند. اين گزارشات بصورت خلاصه و حتي‏ الامكان با نمودارهاي آماري مناسب تهيه گرديده و در جلسات بازنگری مدیریت توسط مديران واحدها ارائه مي‏گردند.

در طي ارائه، روند داده ها بر اساس گزارشات ادواري تهيه شده مورد بحث قرار گرفته، داده ها مقايسه شده و اولويتها و اهداف براي بهبود تعيين مي‏شوند.

5-5- خروجي بازنگری مدیریت بايد دربرگيرنده هر گونه تصميمات و اقدامات مرتبط با موارد زير باشد:

الف) بهبود اثربخشي نظام مديريت كيفيت و فرآيندهاي آن.

ب) بهبود محصول و فرآيند در ارتباط با نيازمنديهاي مشتري.

ج) شناسايي و تأمين منابع مورد نياز.

د) تعيين هدف هاي جديد جهت نيل به اهداف كيفيت.

6-5- صورتجلسه ياخلاصه اي از جلسات بازنگری مدیریت توسط نماينده مديريت در كيفيت تهيه شده و در اختيار مديريت عامل و تمامي مديران و معاونين قرار مي‏‎گيرد. مسئوليت پيگيري انجام تصميمات گرفته شده در بازنگری مدیریت با نماينده مديريت در كيفيت مي‏باشد كه بايد در پايان هر ماه گزارش اقدامات انجام شده را كتباً به مديريت عامل ابلاغ نمايد.

مكان و زمان نگهداري سوابق بازنگري مديريت در روش اجرايي كنترل سوابق كيفيت (FA-QA-PR-0007) تشريح شده است.

7-5- اقدامات لازم جهت تصميمات اتخاذ شده در جلسات بازنگري مديريت توسط نماينده مديريت پيگيري مي‏گردد و ميزان اثر بخشي و پيشرفت آنها در جلسات بعدي بازنگري مديريت توسط نماينده مديريت گزارش مي‏شود.

8-5- در صورتجلسه بازنگري مديريت، كليه عناصر هر سيستم كيفيت ثبت شده و موضوعات مطرح شده درخصوص هر بند قيد مي‏گردد.

6- مدارك ذيربط

• -فرم صورتجلسه FA-MN-FR-0013

• روش اجرايي كنترل سوابق كيفيت FA-QA-PR-0007