برنامه ریزی و کنترل پروژه

1- هدف

          هدف از روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه ارائه يك سيستم و تعيين مسئوليتها براي برنامه ريزي و كنترل كليه پروژه ها در شركت  مي‏باشد.

2- دامنه كاربرد

            كليه پروژه هايي كه در شركت تعريف مي شوند از جمله:

• پروژه ‏هاي خطاناپذيرسازي

• پروژه طرح ريزي كيفيت محصولات جديد

• پروژه هاي بهبود مستمر (كه در كميته بهبود مستمر تعريف مي شوند)

• ساير فعاليتهايي كه احتياج به سازماندهي، برنامه ريزي و كنترل پروژه دارند (مانند پروژه هايي كه پيرو اجراي نظام پيشنهادات تعريف مي شوند، پروژه هايي كه به عنوان اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه تعريف مي شوند و غيره)

• پروژه ‏هاي مربوط به اهداف كيفي در دامنه کاربرد دستورالعمل برنامه ریزی و کنترل پروزه قرار می گیرند.

3- مسئوليت

–       وفق دستورالعمل برنامه ریزی و کنترل پروژه، مدير عامل شرکت مسئوليت پيگيري و نظارت بر اجراي پروژه هاي تعريف شده را بر عهده دارد.

–     هيأت مديره شركت به كمك ساير مديريت ها مسئوليت اصلي تعريف پروژه‏ هاي ساخت محصولات جديد را بر عهده دارند و انتخاب مدير پروژه بر عهده هيأت مديره مي‏باشد. قابل توجه اينكه پروژه‏هاي ساخت محصول جديد مطابق روش اجرايي طرح ريزي كيفيت محصول انجام مي‏پذيرد.

–          نماينده مديريت در كيفيت به كمك ساير مديريتها مسئوليت اصلي تعريف پروژه‏ هاي بهبود مستمر را بر عهده دارد.

–          در صورت بالا بودن هزينه انجام پروژه، تأييديه انجام و انتخاب مدير بر عهده هيأت مديره مي‏باشد.

–          مدير پروژه به كمك اعضاي تيم پروژه مسئوليت برنامه ريزي پروژه و اجراي پروژه را بر عهده دارد.

–          رئيس كنترل پروژه مسئوليت تأييد برنامه زمانبندي و كنترل آن را بر عهده دارد.

4- تعاريف

            ندارد.

5- روش كار و مراحل اقدام برنامه ریزی و کنترل پروژه

• 1-5- كليات

هر پروژه اي شامل چهار مرحله نظري، طرح و برنامه ريزي، اجرا و خاتمه مي باشد. بعد از طرح يك پروژه، برنامه ريزي و كنترل پروژه در اجرا و تجزيه و تحليل خاتمه پروژه بر عهده مدير پروژه مي باشد.

• 2-5- سازماندهي

  • 1-2-5- تعيين مدير پروژه

    • 1-1-2-5- پس از طرح اوليه پروژه و انتخاب مدير پروژه، اين امر به اطلاع كليه مديران واحدها رسانده مي شود.
    • 2-1-2-5- سطح اختيارات مدير پروژه در زمينه تهيه منابع، استفاده از امكانات واحدهاي مختلف و غيره توسط انتخاب كننده مدير پروژه تعيين مي شود.

  • 2-2-5- طرح ريزي و برنامه ريزي پروژه

    • 1-2-2-5- مدير پروژه ابتدا اعضاي تيم پروژه را انتخاب و سپس با همكاري اعضاء قدمهاي اجرايي پروژه را استخراج نموده، پيش نياز فعاليتها و منابع مورد نياز را تعيين مي كند. اين اطلاعات در فرم اطلاعات اوليه پروژه(FA-QA-FR-0017) مستند ميشود.
    • 2-2-2-5- مدير پروژه با هماهنگي با واحدهاي مختلف سقف منابع موجود را تعيين مي كند و با استفاده از نرم افزارهاي مناسب نسبت به برنامه ريزی و کنترل پروژه اقدام مي نمايد. براي رسيدن به برنامه اي با زمان اجراي مناسب و حداقل هزينه تكنيكهاي مناسبي مانند تبادل هزينه زمان تسطيح مورد استفاده قرار مي‏گيرد.

  • 3-2-5- تعهد امكان پذيري پروژه

    • 1-3-2-5- پس از برنامه ريزي و تبادل نظر واحدهاي مختلف، با درخواست مدير پروژه جلسه اي با حضور تأييد كنندگان پروژه، رئيس كنترل پروژه و مديران واحدهاي درگير در پروژه و كارشناسان عضو تيم پروژه تشكيل شده و فرم تعهد امكان پذيري پروژه (FA-QA-FR-0018) پس از بحث و بررسي روي برنامه پروژه، هزينه ها و مشكلات پروژه تكميل مي شود. در اين فرم، شرح وظايف اعضاي تيم پروژه، فازهاي اصلي اجراي پروژه، ‌دوره هاي گزارش دهي و غيره تعيين شده به امضاي اعضاي تيم پروژه و مديران مربوطه مي رسد.
    • 2-3-2-5- فرم  تعهد امكان پذيري پروژه (FA-QA-FR-0018) به  عنوان سند آغاز پروژه در  نظر گرفته مي شود. امضاي اين سند توسط افراد به معني تاييد برنامه ريزي پروژه و شرح وظايف مربوطه مي باشد. تاريخ آغاز پروژه در اين سند درج ميشود و اعضاي تيم پروژه موظف هستند طبق برنامه اجرايي مدير پروژه وظايف مربوطه را انجام دهند.
    • 3-3-2-5- مدير پروژه موظف است برنامه‏ زمانبندي مبناي پروژه, همراه با هزينه را تهيه و به تأييد واحد كنترل پروژه برساند.

  • 4-2-5- كنترل پروژه

    • 1-4-2-5- مدير پروژه موظف است طبق دوره هاي مشخص با تشكيل جلسه با افراد تيم پروژه از ميزان پيشرفت پروژه در بخشهاي مختلف اطلاع حاصل كرده و گزارش پيشرفت را در قالب فرم (FA-QA-FR-0019) تكميل نمايد و به واحد كنترل پروژه ارسال دارد. هزينه صرف شده در پروژه نيز در گزارش قيد مي­شود.
    • 2-4-2-5- رئيس كنترل پروژه موظف است با توجه به ميزان پيشرفت فعاليتهاي پروژه نسبت به  به روز كردن كليه فعاليتها و تخمين مجدد زمان اتمام فعاليتها و پروژه اقدام نمايد. گزارش پيشرفت، عدم تطابقها و دلايل آن به صورت جمعبندي شده به استحضار تعريف كننده پروژه (هيأت مديره يا مدير تضمين كيفيت) رسانده مي شود.

  • 5-2-5- اتمام پروژه

    • 1-5-2-5- پس از اتمام پروژه توسط واحد كنترل پروژه با همكاري مدير پروژه گزارش كاملي از اجراي پروژه، انحرافات برنامه و دلايل آن، مشكلات اجراي پروژه، تجارب به دست آمده،‌توصيه ها در مورد برنامه ريزي و اجراي پروژه هاي مشابه، ‌هزينه هاي صرف شده و انواع آن و انحرافات نسبت به پيش بيني اوليه و ساير موارد مرتبط تهيه مي شود و در جلسه پايان پروژه مطرح شده و همراه صورتجلسه حاوي پيشنهادات و نظرات اعضاي تيم پروژه به استحضار تعريف كننده پروژه (هيأت مديره يا مدير تضمين كيفيت)رسيده و در پرونده پروژه بايگاني مي شود.

توجه: در صورت استفاده از نرم افزارهاي رايانه اي ماننده MSP, Primavera يا … گزارشات اين نرم افزارها مي‏توانند جايگزين يا پيوست فرمهاي تعريف شده در اين روش اجرايي بشوند.

6- مدارك ذيربط

• – فرم اطلاعات اوليه پروژه

• – فرم تعهد امكانپذيري پروژه

• – فرم گزارش پيشرفت پروژه