روش اجرایی خرید

1- هدف

            هدف از تدوين روش اجرایی خرید مشخص نمودن نحوه خريد كالا و خدمات مورد نياز شركت مي‏باشد.

2- دامنه كاربرد

           دامنه کاربرد روش اجرایی خرید كليه محصولات، كالاها و يا خدماتي كه بايد خارج از شركت تهيه گردند را با توجه به آيين نامه معاملات شامل مي‏گردد.

3- مسئوليت

            مسئوليت اصلي اجراي روش اجرایی خرید بر عهده مديريت بازرگانی مي‏باشد. مديريت هاي برنامه ريزي ،تضمین كيفيت، تولید و خدمات فنی مسئوليت همكاري در اجراي اين روش را بر عهده دارند.

مدیریت بازرگاني مسئوليت نظارت بر حسن اجراي روش اجرایی خرید را بر عهده دارد.

4- تعاريف

            كميسيون معاملات: متشكل از اعضاء تعيين شده در آئين نامه معاملات كه براي تصميم گيري در مورد خريد يا قراردادها با شرايط مشخص شده در آيين نامه تشكيل مي‏گردد.

5- روش كار

1-5- قطعات / مواد اوليه / مجموعه هاي مورد استفاده در محصولات توليدي

1-1-5- كليات

1-1-1-5- منظور از اقلام مورد استفاده در محصول، قطعات و مواد اوليه اي اصلی و کمکی هستند كه در فرم فهرست مواد اوليه و قطعات BOM براي هر محصول فهرست شده اند. منظور از خدمات ، انجام عملياتي مانند تعمیر و نگهداری، تمیز كاري، نشتی گیری و يا هر عمليات ديگري كه بايد بر روي قطعه يا محصول در داخل یا خارج از شركت انجام گردد مي‏باشد.

2-1-1-5- مطابق روش اجرايي ارزيابي تأمين كنندگان(FA-TR-PR-0001)، فهرست تأمين كنندگان معتبر توسط واحد بازرگانی تهيه مي‏شود و كليه قطعات، مواد اوليه و سایر اقلام  مورد استفاده در محصولات توليدي فقط بايد از تأمين كنندگان مشخص شده در اين فهرست تأمين گردد.

3-1-1-5- مدير بازرگانی  موظف است داده هاي خريد را بر اساس فرم داده های خرید(FA-TR-FR-0013) کنترل نموده و از تطابق آن اطمینان حاصل نماید.

4-1-1-5- در صورت نياز و كاربرد، مدیر كنترل كيفيت داده هايي را كه بايد توسط تأمين كننده در اختيار شركت قرار گيرند مشخص و توسط مديريت بازرگانی ارسال آنها از تأمين كننده خواسته مي‏شود. اين اطلاعات مي‏تواند در ميزان كنترل اقلام دريافتي تأثير بگذارد. اسنادي كه در صورت كاربرد داشتن مي‏تواند مورد استفاده قرار گيرند عبارتند از:

– تأييديه مميزي يا بازرسي توسط شخص ثالث (گواهينامه كيفيت).

– گزارش كيفي آزمون (Test Report) محصول نهايي.

• گزارش مواد مصرفی Mill Test Certificate در خصوص مواد اولیه مصرفی در ساخت
• سیکل های عملیات حرارتی و گزارش کنترل ابعادی در خصوص قالب ها

نتايج كنترل فرآيند آماري حين ساخت قطعات براي فرآيندهاي مهم.

5-1-1-5- در صورتيكه محصولات خريداري شده، از نظر ايمني خطرناك باشند. واحد بازرگانی  بايد تأمين كننده را ملزم نمايد تا تضمين كند (با گواهي معتبر) كه محصول توليدي با قوانين و مقررات ايمني ملي تطابق دارد (مثل نشان استاندارد) و ملاحظات لازم را در مورد بسته بندي، دستورالعمل حمل و نقل و انبارش و كمكهاي اوليه را رعايت نمايد.

2-1-5- گردش كار روش اجرایی خرید

1-2-1-5- در خواست خريد كالا / خدمات توسط واحد سفارشات، طي فرم درخواست خريد كالا / خدمات (FA-PL-FR-0016) با توجه به يكي از موارد ذيل تكميل و به واحد خريد ارسال مي‏گردد.

• -برنامه ريزي خرید بر اساس BOM
• -نقطه سفارش كالاها.
• -درخواست ساير مديريت هاي شركت.
• -دسته بندي گروههاي اصلي كالا / خدمات، مراجع تأييد كننده و تصویب کننده ، آنها در فرم درخواست خرید کالا/ خدمات
  (FA-PL-FR-0016) تفكيك شده است.

2-2-1-5- مديريت بازرگانی  در صورتيكه براي تهيه كالاي درخواستي بايد با تأمين كننده قرارداد خرید منعقد نمايد، مراحل زير را انجام مي‏دهد:

1-2-2-1-5- پس از بررسی کامل مشخصات و داده های خرید و اطمینان از صحت آن و بررسی تأییدیه درخواست کننده، تأیید کننده و تصویب کننده درخواست و تطابق زمان بندی خرید با نیاز درخواست شده مطابق آئین نامه معاملات شرکت اقدام به انجام استعلام )(FA-TR-FR-0015), (FA-TR-FR-0016)( و اخذ مجوزهای لازم اقدام می نماید. مجوزهای مذکور شامل برگه بازرسی و آزمایش اقلام دریافتی (FA-QC-FR-0041   و مجوزهای ذکر شده در آئین نامه معاملات می باشد.

2-2-2-1-5- پس از انجام مرحله فوق و بر حسب ارزش کالای خریداری در خصوص خرید های داخلی و خارجی مطابق آئین نامه معاملات اقدام شود. خرید های عمده داخلی قرارداد و خرید های عمده خارجی از طریق گشایش اعتبار اسنادی عمل خواهند شد.

3-2-2-1-5- پس از انجام مراحل خرید رسید موقت کالای خریداری (FA-PL-FR-0022) توسط واحد بازرگانی تهیه و به سفارشات انبار ارسال تا پس از مطابقت فیزیکی اولیه و تأیید تضمین کیفیت برگه بازرسی و آزمایش اقلام دریافتی به شماره (FA-QC-FR-0041)  و درخواست کننده نسبت به صدور رسید انبار دائم کالاFA-PL-FR-0027) )توسط انبار اقدام گردد.

4-2-2-1-5- قبل از انجام هر خریدی، مدیریت بازرگانی موظف است اطمینان از انجام موارد زیر حاصل نماید.

• وجود تأمین کننده در لیست تأمین کنندگان معتبر (FA-TR-FR-0002)
• مشخص بودن کامل و واضح کالای درخواستی
• وجود اطلاعات مورد نیاز کیفیتی در داده های خرید(FA-TR-FR-0013)

3-2-1-5- مديريت بازرگانی در صورتيكه براي تهيه كالاي درخواستي بايد با تأمين كننده قرارداد ساخت منعقد نمايد، مراحل زير را انجام مي‏دهد:

1-3-2-1-5- نسبت به بررسی سوابق قبلی در مورد کالای مورد نظر اقدام نموده و نسبت به انتخاب سازنده/ سازندگان از لیست تامین کنندگان معتبر   (FA-TR-FR-0002) و دریافت مدارک فنی از مدیریت مربوطه اقدام می نماید.

2-3-2-1-5- مدیریت بازرگانی موظف است درخواستهای خرید (ساخت کالا) را بر اساس فرم داده های خرید(FA-TR-FR-0013) کنترل نموده و از تطابق آن اطمینان حاصل نماید.

3-3-2-1-5- شرایط استعلام و مذاکرات نهائی جهت عقد قرارداد مشابه روش عنوان شده در خرید کالا می باشد.

 4-3-2-1-5- مدیریت بازرگانی پس از دریافت مدارک مربوط، نسبت به کسب نظرات تکمیلی سازنده اقدام نموده و پس از انجام توافقات نهایی، متن قرارداد را به تعداد نسخ لازم تنظیم نموده و پس از اخذ امضاء از سازنده، جهت امضاء نهایی به هیئت مدیره ارائه می نماید.

5-2-2-1-5- پس از تأييد نهايي قرارداد، مديريت بازرگانی  نسبت به توزيع نسخ قرارداد اقدام مي‏نمايد.

6-3-2-1-5- شرایط بازبینی و سفارش قبل از انجام خرید خدمات مشابه روش عنوان شده در خرید خدمات می باشد.

 7-3-2-1-5- واحد بازرگانی باید عملکرد تأمین کننده را با مقایسه تاریخ تحویل پیش بینی شده با تاریخ تحویل واقعی تحت نظر داشته باشد.

3-1-5- در شرايط اضطراري، خريد از تأمين كنندگان فاقد اعتبار فقط با مجوز كتبي مديرعامل امكان پذير است. تمامي اسناد اين سفارشات بايد به گونه اي نوشته شوند كه كاملاً مشخص بوده تا در هنگام دريافت، دقت بيشتري انجام پذيرد.

مسئوليت تأييد تمامي محصولات خريداري شده در اين بخش مطابق روش اجرايي بازرسي و آزمون(FA-QC-PR-0001) با مدیر كنترل كيفيت مي‏باشد.

4-1-5 روش اجرایی خرید-تحويل نمونه اوليه از تامين كننده:

چنانچه براي اولين بار از تامين كننده خريد صورت گيرد،واحد خريد ابتدا نمونه اوليه را از تامين كننده دريافت مي كند،بعد از آنكه كليه تستها و آزمونهاي موجود در طرح كنترل بر محصول خريداري شده انجام شد،در صورت تائيد كنترل كيفي مجوز خريد انبوه صادر مي گردد. در شرايط اضطراري خريد از تأمين كنندگان بدون اخذ نمونه اولیه با تصویب هیئت مدیره امكان پذير خواهد بود.

5-1-5- براي خريد ابزار مصرفي، قطعات يدكي و‌ اقلام مصرفي در خط توليد مطابق با آئين نامه معاملات عمل مي‏گردد.

واحد خرید با توجه به در خواست خرید که از طرف واحد انبار ابلاغ می گردد نسبت به خرید کالاهای مصرفی، تجهیزات اداری و خدمات غیر تولیدی اقدام می نماید. برای خرید این کالاها مطابق مفاد آئین نامه معاملات عمل می گردد با این تفاوت که برای خرید این کالاها نیاز به استفاده از لیست تأمین کنندگان مجاز نمی باشد.

6- مدارك ذيربط روش اجرایی خرید:

• روش اجرايي ارزيابي تأمين كنندگان    FA-TR-PR-0001

• روش اجرايي بازرسي و آزمون    FA-QC-PR-0001

• آئين نامه معاملات   FA-TR-OR-0001

• دستورالعمل دريافت و ارسال كالا   FA-PL-IN-0017

• جدول مقايسه فروشندگان  FA-TR-FR-0008

• جدول مقايسه سازندگان  FA-TR-FR-0007

• فرم درخواست خريد كالا / خدمات  FA-PL-FR-0016

• فرم داده هاي خريد  FA-TR-FR-0013

• جدول استعلام بهاء (FA-TR-FR-0015), (FA-TR-FR-0016)

• رسید موقت کالا و خدمات FA-PL-FR-0022

• رسید دائم کالا و خدمات   FA-PL-FR-0027

• سوابق تأمین کننده داخلی   FA-TR-FR-0011

• سوابق تأمین کننده خارجی FA-TR-FR-0012

• فرم بازدید دوره ای FA-TR-FR-0006

• فرم ارزیابی تأمین کنندگان  FA-TR-FR-0009

• خود ارزیابی اولیه منابع  FA-TR-FR-0003

• امکانات و ماشین آلات FA-TR-FR-0004

• تجهیزات آزمایشگاهی FA-TR-FR-0005

• لیست تأمین کنندگان معتبر  FA-TR-FR-0002

• لیست سیاه  FA-TR-FR-0001

• جدول مراجع تأیید کننده   FA-TR-FR-0010

• برگه بازرسی و آزمون اقلام دریافتی  FA-QC-FR-0041