سیستم مکاتبات و گزارش دهی

1- هدف

     هدف از تدوين اين دستورالعمل تعيين نوع و نحوه گزارش دهي كليه واحدها  طبق سلسله مراتب سازمانی به مديريت ارشد و همچنين مکاتبات بين واحدها جهت ردیابی و پیگیری مکاتبات مي‏باشد.

2- دامنه كاربرد

      دامنه کابرد شامل كليه گزارشات، درخواستها ونامه ­های واحدها به يكديگر و به مديريت ارشد مي‏باشد.

3- مسئوليتها

     كليه مديران واحدها مسئول اجرا و نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل فوق مي‏باشند.

4- تعاريف

      مطابق با استاندارد ISO TS 16949:2002 مي باشد.

5- روش كار و مراحل اقدام

بر اساس تقسيم بندي كلي گزارشات به 2 دسته ذيل تقسيم مي‏شوند:

          الف) گزارشات، نامه ­ها و درخواستهای بين واحدي

          ب) گزارشات، نامه ­ها و درخواستهای ارائه شده به مدیریت ارشد

           ج) نامه ­ها، گزارشات و درخواستهای برون سازمانی

            كه مشخصات گزارشات بندهای (الف) و (ب) طبق فرم مکاتبات داخلی (FA-QA-FR-0024) مي‏باشد.

کلیه واحدها موظف به ارائه گزارشات زمانبندی شده خود طبق جدول شاخص­های فرایند (FA-QA-SP-0001)  می­باشند.

 کلیه واحدها جهت شماره دهی به گزارشها، نامه­ ها و فرم­های ارسالی از یک واحد به واحد دیگر و به مدیریت ارشد ملزم به رعایت فرمت ذیل می­باشند که شامل چهار بخش به قرار زیر می­باشد:

XX/XX XXXX/XX                                                                                                          

• کد دوحرفی واحد فرستنده طبق جدول صفحه بعد در سمت چپ شماره گزارش.
• شماره دورقمی  سال.
• شماره سریال چهار رقمی گزارش که از 0001 تا 9999 می­باشد.
• کد دوحرفی واحد گیرنده طبق جدول صفحه بعد در سمت راست شماره گزارش.

مثال شماره گزارش از یک واحد به واحد دیگر:

QA/850001/MD

مثال شماره گزارش درون واحدی:

QA/850002/QA

مثال شماره گزارش برون سازمانی:

FA/850001

            شماره سریال در فرمت شماره­دهی مذکور توسط هر واحد مختص به خود داده می­شود وکلیه مکاتبات  طبق شماره فهرست­بندی (مکتوب یا به صورت فایل) و بایگانی می­گردد.

6- مدارك ذيربط

• فرم مکاتبات داخلی FA-QA-FR-0024

• جدول شاخص­ های فرایند FA-QA-SP-0001