سیستم مکاتبات و گزارش دهی
1- هدف
هدف از تدوين اين دستورالعمل تعيين نوع و نحوه گزارش دهي كليه واحدها طبق سلسله مراتب سازمانی به مديريت ارشد و همچنين مکاتبات بين واحدها جهت ردیابی و پیگیری مکاتبات ميباشد.
2- دامنه كاربرد
دامنه کابرد شامل كليه گزارشات، درخواستها ونامه های واحدها به يكديگر و به مديريت ارشد ميباشد.
3- مسئوليتها
كليه مديران واحدها مسئول اجرا و نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل فوق ميباشند.
4- تعاريف
مطابق با استاندارد ISO TS 16949:2002 مي باشد.
5- روش كار و مراحل اقدام
بر اساس تقسيم بندي كلي گزارشات به 2 دسته ذيل تقسيم ميشوند:
الف) گزارشات، نامه ها و درخواستهای بين واحدي
ب) گزارشات، نامه ها و درخواستهای ارائه شده به مدیریت ارشد
ج) نامه ها، گزارشات و درخواستهای برون سازمانی
كه مشخصات گزارشات بندهای (الف) و (ب) طبق فرم مکاتبات داخلی (FA-QA-FR-0024) ميباشد.
کلیه واحدها موظف به ارائه گزارشات زمانبندی شده خود طبق جدول شاخصهای فرایند (FA-QA-SP-0001) میباشند.
کلیه واحدها جهت شماره دهی به گزارشها، نامه ها و فرمهای ارسالی از یک واحد به واحد دیگر و به مدیریت ارشد ملزم به رعایت فرمت ذیل میباشند که شامل چهار بخش به قرار زیر میباشد:
XX/XX XXXX/XX
- کد دوحرفی واحد فرستنده طبق جدول صفحه بعد در سمت چپ شماره گزارش.
- شماره دورقمی سال.
- شماره سریال چهار رقمی گزارش که از 0001 تا 9999 میباشد.
- کد دوحرفی واحد گیرنده طبق جدول صفحه بعد در سمت راست شماره گزارش.
مثال شماره گزارش از یک واحد به واحد دیگر:
QA/850001/MD
مثال شماره گزارش درون واحدی:
QA/850002/QA
مثال شماره گزارش برون سازمانی:
FA/850001
شماره سریال در فرمت شمارهدهی مذکور توسط هر واحد مختص به خود داده میشود وکلیه مکاتبات طبق شماره فهرستبندی (مکتوب یا به صورت فایل) و بایگانی میگردد.
| ردیف | واحد | کد مکاتبات | ردیف | واحد | کد مکاتبات |
| 1 | مدیر عامل
(Managing Director) |
MD | 8 | انبار
(Storage) |
ST |
| 2 | مدیر کارخانه
(Management) |
MN | 9 | قالبسازی
(Die Maintenance) |
DM |
| 3 | تضمین کیفیت
(Quality Assurance) |
QA | 10 | بازرسی فنی
(Technical Inspection) |
TI |
| 4 | کنترل کیفیت
(Quality Control) |
QC | 11 | آرشیو فنی
(Technical Archive) |
TA |
| 5 | مالی و اداری
(Finance Official) |
FO | 12 | خدمات فنی
(Utility) |
UT |
| 6 | بازرگانی
(Trade) |
TR | 13 | انتظامات
(Security Unit) |
SU |
| 7 | برنامه ریزی
(Planning) |
PL |
6- مدارك ذيربط
-
فرم مکاتبات داخلی FA-QA-FR-0024
-
جدول شاخص های فرایند FA-QA-SP-0001
دیدگاهها
پاکسازی فیلترهیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.