شناسنامه شغل منشی کارخانه
(شرح وظایف و شرایط احراز)
1. عنوان شغل : منشی کارخانه |
رسته : دفتری | ||||
2. تعريف شغل منشی:پیگیری، هماهنگی و انجام امور محوله در راستای نظم بخشیدن، تسهیل ارتباطات سازمانی و اجرای امور مربوط به کارخانه |
|||||
3. شرايط احراز شغل منشی |
|||||
1-3. ويژگي هاي محيطي پايدار : (ويژگي هاي شاغل )منظور ويژگي هايي است که در بلند مدت عملکرد شغل را تحت تاثير قرار داده و غير قابل تغيير و ثابت مي باشد |
|||||
| سبک کار
ويژگي هاي فردي که ميتواند بر چگونگي انجام درست کار موثر باشد. سه سبک را که اولويت بيشتري دارند انتخاب نمائيد |
علاقه مندي ها (تناسب شغل و شاغل) پروفايل بهره شغلي همسو با سبک کار و مدل محيطي هالند . سه تيپ را از 6 تيپ انتخاب نمائيد |
||||
| ●ميل به پيشرفت (دستاوردها- مداومت– ابتکار و خلاقيت) | ○واقع گرا | ||||
| ○نفوذ اجتماعي (رهبري – کاريزماتيک بودن) | ○هنري | ||||
| ●روابط بين فردي (همکاري- نگراني براي ديگران- روابط اجتماعي) | ●اجتماعي | ||||
| ●متعادل (خود کنترلي- آستانه تحمل- انعطاف پذير) | ●مديريتي | ||||
| ●وجدان (امانت دار- قابل اعتماد – جزئي نگر) | ○جستجوگر | ||||
| ○هوش علمي (نوآور- تفکر تحليلي و حل مساله اي) | ●قراردادي | ||||
توانايي های مورد نیاز منشی :دو ستون ” شديد با اهميت ” و ” بسيار با اهميت ” از پرسشنامه آناليز شغل در اين قسمت وارد شود 1. نظم بخشي به اطلاعات : توانايي ساماندهي به فعاليتها، اشيا، و… طبق يك الگوي خاص (مثل سريال نمودن نامه ها و….). 2. بخاطر سپردن : قدرت بياد آوردن اطلاعات مانند كلمات، اعداد تصاوير و روشها. 3. درك مطلب شفاهي : توانايي شنيدن و درك مطالب بيان شده. 4. بيان كلامي : توانایی انتقال شفاهی اطلاعات و نظرات به نحوی که برای دیگران براحتی قابل درک باشد 5. انعطاف پذيري : استقبال از تغییر و يا ارائه راه حل هاي بديع براي يك مساله. 6. سرعت در ادراك : قدرت قياس سريع و با دقت بين شباهت هاي يك سري از اشيا (كه يكجا يا در زمانهاي مختلف به فرد ارائه گردند. 7. حساسيت به مسئله : احساس مسئوليت در قبال وجود مشكل يا مساله در حال وقوع 8. قدرت تمركز : توانايي دقت به يك مساله بدون پرتي حواس 9. قدرت انجام همزمان چندين كار : توانايي سازماندهي چندين كار در عين واحد. 10. درك مطلب : قدرت خواندن و تشخيص اطلاعات و نظريات مكتوب. 11. بيان نوشتاري: توانايي انتقال اطلاعات و نظريات خود به طور مكتوب. 12. صراحت بيان: توانايي بيان جملات مفهوم. 13. تشخيص كلام : قدرت فهم تكلم سايرين. 14. سرعت مچ و انگشتان : قدرت حركت سريع، تكراري و ساده انگشتان، دست و مچ . |
|||||
2-3. تجارب مورد نياز(براي عناصر “دانش پايه، مهارت هاي پايه و ساير مهارت ها” از قسمت شديدا با اهميت پرسشنامه آناليز شغل استفاده نمائيد) |
|||||
| تحصيلات با ذکر گرايش | تجربه مرتبط کاري (بازه زماني) | ||||
| کارشناس (مدیریت ، زبان انگلیسی ، امور اداری) | 4 سال به بالا | ||||
| کارشناس( آزاد) | 5 سال به بالا | ||||
دانش پايه منشی:دانش هاي مورد نياز در شغل توصيفي (جهت روشن شدن مفاهيم در قابل هريك از موارد توضيح مختصري ارائه شده است) دبير خانه يا دفتري : دانش اداري و رويه هاي دفتري، مديريت داده ها و اطلاعات، تند نويسيو شرح نويسي، طراحي فرمها و ساير روشهاي اداري و تایپ متون فارسی و انگلیسی زبان خارجي : دانش ساختار ومحتويات يك زبان خارجي كه شامل معني و تلفظ كلمات، قواعد و دستور زبان مي باشد. آشنایی با شرکت : شامل راهبردها و ساختار سازمان، شرح وظایف ها، آشنایی با کالاها و تجهیزات فنی مرتبط در پروژ ه های اجرایی و فرایندهای کاری، اخرین اطلاعات از عملکرد سازمان و منشور اخلاقی سازمان و سایر قوانین داخلی ICDL شامل مفاهيم اوليه در فناوري اطلاعات، استفاده از كامپيوتر و مديريت فايل ها، Word مايكروسافت، EXCEL مايكروسافت، Power Point، خدمات اطلاعاتي شبكه – اينترنت و پست الكترونيك اشنایی با تجهیزات اداری و دفتری : داشتن اطلاعات در مورد تجهیزات دفتری مانند کامپیوتر، فاکس، کپی، تلفن سانترال و نحوه کار با انها مهارت هاي پايه : ياد گيري فعال : درك و برداشت از اطلاعات جديد براي حل و تصميم گيري مسائل جاري و آتي. مهارت شنيداري : توجه خاص به آنچه سايرين اظهار مي دارند و پرداختن به نكته ها و طرح پرسش در زمان مناسب بدون برهم زدن تمركز گوينده. تفكر انتقادي: تفكر منطقي و عقلاني براي تشخيص نقاط قوت و ضعف روشها و راه حل هاي مختلف يك مشكل. نظارت: نظارت و ارزيابي بر عملكرد خود، ديگران يا سازمان براي ارتقاء يا انجام اقدامات اصلاحي. درك مطلب : فهم متون نوشتاري در مدارك مرتبط با شغل و اسناد کاری مهارت كلامي : مهارت گفتگو با ديگران به منظور انتقال موثر اطلاعات. مهارت نوشتاري : ارتباط نوشتاري موثر جهت مرتفع نمودن نيازهاي مدیر و ثبت سریع و صحیح دستورات مدیر ساير مهارت ها : مديريت زمان : برنامه ريزي زماني براي خود و ديگران و استفاده بهینه از آن هماهنگي : متعادل كردن و تنظيم كردن كار خود با ديگران. درك اجتماعي : توجه به عكس العمل هاي ديگران و اينكه در برابر عمل چه عكس العملي از خود نشان خواهند داد. |
|||||
4.دانش و مهارت هاي مرتبط با شغل منشی:دو ستون ” بسيار با اهميت ” و ” با اهميت ” از پرسشنامه آناليز شغل در اين قسمت وارد شود1. مهارت هاي سيستمي : تواناييهاي توسعه يافته جهت نظارت و ارتقاي سيستمها
|
|||||
5.ارتباطات درون سازماني براي ايجاد عملکرد مطلوب شغل:با توجه به دامنه فعالیتهای یاد شده مسئول دفتر مدیریت با کلیه واحدهای داخلی سازمان در ارتباط بوده و از سوی دیگر ارتباط بین دفتر مدیر مربوطه و سایر افراد خارج از سازمان، بیرونی اعم از دولتی و خصوصی و ذی نفعان را برقرار می سازد.
|
|||||
6.شرح وظایف منشی : (جزئيات رفتارهاي کاري در شغل)شاغل اين شغل با توجه به جايگاه سازماني و متناسب با مهارت هاي پيش بيني شده در طبقه شغلي مورد تصدي در محدوده فعاليت هاي زير انجام وظيفه مي نمايد . 1-پاسخ گویی به تلفن های شرکت 2- پاسخگویی به تلفن های برگشتی از واحدهای مختلف ( تولید – اداری – انبار و … ) 3-گرفتن شماره برای واحدهایی که خط آزاد ندارند 4- پیگیری تکمیل مشخصات درج شده در فرم های بارگیری از واحد فروش و برنامه ریزی که شامل بیمه و تکمیل ادرس و هزینه های حمل و … می باشد 5- پیج کردن و پیدا کردن افراد در کارخانه 6-ارسال فاکس های واحدهای مختلف 7- دریافت فاکس های ارسال شده از شرکت های بیرون 8-تایپ نامه های مدیریت 9-تایپ اطلاعیه های اداری 10- پیگیری مشکلات شبکه و اینترنت 11- تمدید اینترنت ( تماس با رسانا پیشتاز و پیگیری واریز مبلغ اینترنت ) 12- پیگیری پرداخت قبض های گاز و برق و … 13- دادن شرح و وظایف به نگهبانی و آبدارچی 14-تهیه چک لیست و چکاب و سرکشی در اجرای و انجام وظایف محوله به واحد نگهبانی و آبدارچی 15- درخواست خرید لوازم اداری شامل برگه و خودکار و … 16- پیگیری و ارسال قطعات به آزمایشگاه و آنالیز 17- پرداخت مبلغ آنالیز و آزمایشگاه 18- پیگیری گرفتن ماشین جهت جمع آوری ماسه های ریخته گری 19- پیگیری سفارش خرید ماسه ریخته گری 20- پیگیری واریز تنخواه به حساب به صورت روزانه 21- پیگیری مشکلات کامپیوتر و اتوماسیون اداری 22- فرستادن مدارک به دفتر تهران از طریق کارتابل در روزهای دوشنبه و چهارشنبه 23- ارجاع مدارک داخل کارتابل به واحدهای مربوطه و گرفتن امضاء از نفرات 24- هماهنگی و شرکت در جلسه مدیران 25- هماهنگی مدیران واحد ها جهت شرکت در جلسات داخلی 26- تایپ صورتجلسه مدیران 27-جمع آوری برگه های مرخصی و ماموریت پرسنل و اخد تاییدیه از مدیریت و تحویل به واحد مالی 28-گرفتن گزارش دستگاه کنترل نگهبان 29- بایگانی مدارک و صورتجلسات بازرسی و… 30- تشکیل پرونده پرسنل و تکمیل پرونده های پرسنل شرکت 31- تشکیل پرونده جهت پرسنل تازه وارد 32- سفارش غذا برای بازرسین و مهمان های شرکت 33- سفارش خرید میوه و خریدهای آبدارخانه و کنفرانس به مسئول خرید ( شامل چایی – نسکافه و … ) 34- پیگیری نظافت اداری و کنفرانس و نمایشگاه داخلی و بیرونی شرکت و اتاق مدیریت 35- اعلام روزهای بازرسی به مدیریت کارخانه و نوشتن روی بورد و تمدید کارهای بازرسی برای روز فوق 36- پیگیری واریزهای کارهای صورت گرفته شده (تعمیرات پرینتر و ..) 37- پیگیری واریز پول غذا برای رستوران ها 38- جمع آوری فاکتورها 39- چک کردن مبالغ فاکتورها 40- نوشتن شماره های رسید انبار بر روی فاکتورها 41- پیگیری فاکتورهای مورد دار ( فاقد مهر و یا اینکه از لحاظ مبلغ مشکل دارند ویا فاقد رسید انبار هستند ) 42- فرستادن تنخواه و رسیدهای انبار و فاکتورهای پیوست تنخواه به دفتر تهران – واحد مالی 43- گذاشتن جلسه و تشرح کارها با واحد خدمات 44- دادن برنامه و پیگیری جهت بهبود وضعیت و رفع مشکات سویئت مهمان 45- دادن برنامه و پیگیری جهت بهبود وضعیت و رفع مشکلات مهمانسرا 46- پیگیری و رفع مشکلات محوطه جهت پاکسازی و بهبود آن 47- پیگیری سفارشات خرید وسایل مورد نیاز برای تهیه غذای میهمانان در سوئیت بالا وظایف متعهدانه در ارتباط با مافوق و سازمان ü اطلاع رسانی دقیق و سریع از اتفاقات و مسائل پیش آمده به مافوق در مورد مسائل مرتبط ü ايجاد، كسب و به اشتراك گذاري و آموزش دانش در راستاي رساندن سازمان به اهداف و مقاصد ü رعايت اخلاق سازماني و آئين‌نامه‌هاي داخلي شركت ü رعایت سلسله مراتب سازمانی و احترام به مافوق در همه مراحل کار ü ساير وظايفي كه ازطرف مافوق از فرد خواسته مي‌شود ü رعایت امانتداری و تعهد به حفظ اسرار و دارایی های سازمان. ü هماهنگی جهت برطرف کردن و بررسی مشکلات نرم افزاری سیستم های مختلف شرکت ü تایپ نامه های مربوط به بخش مدیریت ü حفظ و نگهداری از وسایل و تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شرکت |
|||||
| تهیه کننده : مالک شغل
تاریخ / امضاء : |
تایید کننده : مدیر بالادستی شغل
تاریخ / امضاء : |
تصویب کننده : مدیر عامل / رئیس هیئت مدیره
تاریخ / امضاء : |
دیدگاهها
پاکسازی فیلترهیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.