روش اجرایی مدیریت تأمین کنندگان

1- هدف روش اجرایی مدیریت تأمین کنندگان:

هدف از تدوین روش اجرایی مدیریت تأمین تشريح نحوه ارزیابی و بکار گیری تأمین کنندگانی که قابلیت ارائه کالا و خدمات درخواستی شرکت را داشته باشند و تعداد تأمين كنندگان بالقوه‌اي كه مورد ارزيابي قرار گرفته‌اند، نسبت به دوره ارزيابي قبل افزايش داشته‌باشد.( گسترش دامنه تأمين‌كنندگان و شناسايي تأمين‌كنندگان جديد)

2-دامنه کاربرد روش اجرایی مدیریت تأمین کنندگان:

دامنه کاربرد این روش اجرایی در ارتباط با کلیه فعالیتهای کارکنان، محصولات و خدمات واحد مدیریت تأمین کاربرد دارد.

3-تعاریف واژه ها و اصطلاحات روش اجرایی مدیریت تأمین کنندگان:

• Inquiry: استعلام .
• Tender: مناقصه.
• Quotation: قیمت.
• Proposal: پیشنهاد.
• واژه هایی مانند مناقصه و قیمت، زمانی استفاده می شود که بخواهیم بر اساس قیمت استعلام بگیریم.
• واژه پیشنهاد، معمولا زمانی استفاده می شود که بخواهیم بر اساس مشخصات فنی استعلام بگیریم.
• Request For Information :RFI  درخواست رسمی جهت دریافت اطلاعات مورد نیاز در خصوص محصول (خدمت) مورد نظر، از تامین کننده.
• Request For Proposal :RFP درخواست رسمی جهت دریافت مشخصات فنی از تامین کتتدگان محصول مورد نظر.
• Request For Quotation :RFQ درخواست رسمی جهت دریافت پیشنهاد قیمت از تامین کتتدگان محصول مورد نظر.
  • در مرحله دریافت استعلام و پیشنهاد، ممکن است نیاز به اطلاعات بیشتر و دقیق تر در خصوص محصول مورد نظر وجود داشته باشد که این موارد، تحت مدرکی به نام  Technical Query (TQ) از واحد مهندسی شرکت خریدار، به تامین کننده ارسال می گردد و تامین کننده موظف است در زودترین زمان ممکن این TQ ها را پاسخ دهد،
• پس از دریافت و بررسی اولیه پیشنهادات از تامین کننده مختلف، در نهایت سه تامین کننده وارد مرحله ارزیابی می شوند:
  • TBE: مخفف کلمات Technical Bid Evaluation می باشد که به معنی ارزیابی فنی
  • CBE: مخفف کلمات Commercial Bid Evaluation می باشد که به معنی ارزیابی مالی پیشنهاد دهندگان می باشد.
• پس از انجام ارزیابی، در نهایت PO صورت می گیرد.
• PO:مخفف کلمات Purchase Order بوده و به معنی عقد قرارداد می باشد،که در این مرحله خریدار با سازمان تامین کننده واجد شرایط ،قرارداد منعقد می کند.

4- مسئولیتها و اختیارات در روش اجرایی مدیریت تأمین کنندگان:

• نظارت : مدیر تامین
• اجرا : واحد تامین