روش اجرایی آرشیو فنی

1-هدف :

هدف از تهیه و تدوین این روش اجرایی ارایه یک سیستم مناسب جهت: ورود مدارک، کنترل، ایجاد هماهنگی، نحوه تهیه و تصویب، توزیع ونگهداری کلیه مدارک و مستندات سیستم فنی می باشد.

2-دامنه:

این دستورالعمل برای کلیه مدارک فنی مربوط به قطعات تولیدی، ماشین آلات، ابزار و در مجموع کلیه مدارک و مستندات فنی شرکت اعتبار دارد.

3-تعاریف :

مدارک فنی :

منظور ازمدارک فنی کلیه اطلاعات فنی شامل نقشه (داخلی و خارجی)، استاندارد، گزارش، کاتالوگ،  عکس، فیلم و … به صورت کاغذی و یا فایل های کامپیوتری می باشد.

4-مسـئولیت ها :

مسئولیت اجرایی این دستورالعمل به عهده رئیس آرشیو فنی می باشد؛ و مدیران و روسای سایر واحد ها مسئولیت همکاری با ایشان را عهده دار می باشند.

5-روش اجرا :

متن روش اجرایی دستورالعمل های کاری از ساختار زیر پیروی می کند :

1-5-ورود مدارک به آرشیو فنی

1-1-5-دریافت  مدرک:

در اولین گام پس از ورود مدرک به آرشیو ، مدرک ممهور به مهر «دریافت مدرک » شده و سپس در دفتر اندیکاتور ثبت می گردد.

2-1-5 شناسائی مدرک:

همزمان با ورود مدرک به آرشیو و ثبت ، فرم شماره  FA-QA-FR-0063 توسط  واحد ارسال کننده مدرک که شامل  نوع فیزیکی مدرک،شرح کامل مدرک،واحد فرستنده و تعداد می باشد تکمیل شده و از این اطلاعات برای کد گذاری استفاده می شود.

3-1-5 کد گذاری

كليه مدارك فني وارده به آرشیو فنـی اعم از نقشه، گـزارش ، CD، فايـل كامپيوتري ، كاتالـوگ و غيره پس از ورود به آرشیو و شناسائی بايستي توسط مسئول آرشیو، نسبت به كد گذاري و ورود آنها به مجموعه يا جايگزين مدارك با نسخه هاي قديمي اقدام گردد،كدگذاري مدارك طبق راهنماي ذيل انجام خواهد شد.واین کد با استفاده از مهر«شماره نقشه» روی مدرک اعمال می شود.

روش اجرا:

كدگذاري مدارك فنی در آرشیو فنی شركت به شكل كلي زير بصورت يـك كــد 9 كــاراكتـري   تعریف گردیده است:

A,…,Z            ***- ***- **

الف- 2 کاراکتراول از سمت چپ از 01 تا 99 معرف خانواده اطلاعات ميباشد و در ضمن نمايانگر شماره كمد نيز هست.

برای مثال:

01 سيستم و ساختار

02 ماشين آلات و تجهيزات توليد

03 ماشين آلات و تجهيزات آزمايشگاهي

04 ماشين آلات و تجهيزات جنبي خط توليد ( تاسيساتي، جرثقيل، ليفتراك،…)

05 قالبها و فيكسچرها

06 محصولات توليدي و قطعات مبنا

07 قطعات يدكي مواد اوليه ، مواد و لوازم مصرفي

ب- سه کاراکتر از سمت چپ معرف گروه اطلاعات در خانواده معرفي شده ميباشد كه در عين حال نمايانگر شماره زونكن نیز هست.

ج- چهار کاراکتر بعدی نشان دهنده شماره سريال مدارك  داخل گروه از 001A تا 999Z ميباشد. كه در هر خانواده بطور مجزا طبقه­ بندي شده که طبق چارت می­باشد:

4-1-5-معتبر کردن مدارک:

مدارک موجود در آرشیو فنی مرتبط با هر واحد بایستی توسط مدیر آن واحد تایید شود تا آرشیو نسبت به ممهور نمودن مدرک به مهر «اعتبار دارد» اقدام نماید.در غیر این صورت ازمهر «فقط جهت اطلاع» استفاده می­شود.

5-1-5 بایگانی

پس از طی دو مرحله  شناسائی و کد گذاری ، مدارک  توسط بایگان  و با توجه به اطلاعات تکمیل شده فرم  FA-QA-FR-0063  بایگانی می شود.

2-5-کنترل

ازآنجائیکه تمامی مدارک فنی شرکت در آرشیو فنی نگهداری می شود، لذا لازم است که مدارک بر حسب میزان استفاده به صورت

روزانه:(شمارش زونکنها،CD ها،کتابها وکنترل آنها با لیست موجود )طبق فرم شمارهFA-QA-FR-0070  ،

یک ماهه :  (مدارک داخل زونکنهای خانواده 02-03-05-06) طبق فرم شمارهFA-QA-FR-0071   .

سه ماهه : (کنترل مدارک تاسیساتی،ابنیه و سایر مدارک که کاربرد کمتری دارند)طبق فرم شماره FA-QA-FR-0072 کنترل شوند.

3-5-ایجاد هماهنگی

جهت بروز شدن مدارک موجود در آرشیو فنی و ثبت تمامی تغییراتی که در حین کار توسط واحدها برروی مدارک فنی مرتبط با هر واحد صورت می گیرد لازم است که این تغییرات در قالب فرم FA-QA-FR-0069 به آرشیو اعلام گردد.

4-5-تهیه و تصویب

اگرچنانچه یکی از واحدها نیاز به طراحی و یا نقشه کشی داشته باشد ، طبق فرم شماره FA-QA-FR-0068 عمل می­شود.

پس از انجام کار ،طرح یا نقشه که ممهور به مهر «جهت بررسی»می باشدبه  واحد درخواست کننده ارجاع و پس از بررسی و اعلام نظر توسط واحد؛جهت اقدامات بعدی به آرشیو فنی عودت داده میشود.

5-5-نگهداری مدارک

1-5-5- رد یابی مدارک:

برای دستیابی سریع به مدارک، لیست تمامی مدارک موجود در آرشیو فنی با استفاده از نرم افزار EXCEL  ثبت و در کامپیوتر اختصاص داده شده و در مسیر تعریف شده بایگانی می گردد. در ضمن از این فایل ایجاد شده هر ماهه پرینت گرفته ودر اختیار واحدهای متقاضی قرار می گیرد.

2-5-5 –فایلهای پشتیبان

برای حفظ و نگهداری فایل های کامپیوتری ،طبق فرم شماره  FA-QA-FR-0066   هر ماه یکبار ، با نرم افزار BACK UP  گیر  کلیه اطلاعات بر روی CD و یا TAPE DRIVE ذخیره می گردد؛و این  CDها و کارتریج TAPE DRIVE  در مکان مناسب نگهداری می شوند.(گاوصندوق)

3-5-5- تبدیل فایلهای کامپیوتری به کاغذی و بالعکس:

برای ایجاد بانک الکترونیکی در زمان مقتضی می بایست مدارک کاغذی به فایلهای کامپیوتری تبدیل شود.همچنین برای پرسنل واحدها نیاز به تبدیل فایلهای کامپیوتری به کاغذی می باشد.

4-5-5- ایجاد بانک  CD

کلیه فایلهای کامپیوتری می بایست طبق دستورالعمل کدینگ آرشیو در بانکهای CD  فراهم شده برای این کار در مکان مناسب بایگانی شود.

6-5-توزیع مدارک:

واحد متقاضی مدرک طبق فرم مخصوص استفاده درداخل ویا خارج از شرکت اقدام به دریافت مدرک از آرشیو با مهر«اعتبار دارد» و یا «فقط جهت اطلاع» می نماید.

مدارکی که دارای مهر اعتبار هستند قابل ردیابی بوده و هر گاه مدرکی به هر دلیلی رویژن جدیدی داشته باشد طبق فرم FA-QA-FR-0073 نسبت به عودت مدرک از واحد استفاده کننده اقدام وممهور به مهر «منسوخ شد» می شود و نسخه جدید نقشه با مهر«اعتبار دارد» به واحد تحویل می گردد.

مدیران و رؤسای واحدها بایستی افراد ذیصلاح جهت گرفتن مدرک از آرشیو را طبق فرم FA-QA-FR-0067 معرفی نمایند.

1-6-5-استفاده مدرک در داخل شرکت:

استفاده کننده مدرک میبایست طبق فرم شماره FA-QA-FR-0064  نسبت به دریافت مدرک اقدام نماید.

2-6-5-استفاده مدرک درخارج از شرکت:

استفاده کننده مدرک میبایست طبق فرم شماره FA-QA-FR-0065 نسبت به دریافت مدرک جهت خروج از شرکت اقدام نماید.

• نمونه مهرهای استفاده شده در آرشیو فنی: (در فایل اصلی موجود است)

6-مدارک ذیربط:

• فرم ثبت مدارک وارده

• فرم درخواست مدرک برای استفاده داخل شرکت

• فرم خروج مدرک از شرکت

• فرم Backup گیری از فایلهای کامپیوتری

• لیست نمونه امضاء افراد مجاز به تایید فرم درخواست مدرک

• فرم درخواست کار

• فرم انتقال اطلاعات ویرایش شده توسط واحدها

• فرم کنترل روزانه  مدارک

• فرم کنترل ماهیانه مدارک زونکن

• فرم کنترل سه ماهه مدارک

• فرم بروز رسانی مدارک