نظامنامه کیفیت بازرسی

استاندارد اعتبارسنجی نهادهای بازرسی

ISO/IEC 17020

1-نظامنامه کیفیت بازرسی-هدف و دامنه کاربرد

o       هدف

هدف از تدوین نظامنامه کیفیت بازرسی، معرفی کلی سیستم مدیریت نهاد بازرسی  بر اساس استانداردISO/IEC 17020 : 2012  و بیان خط­مشی­ها و روش های اجرایی مرتبط با کار آن است.

o       دامنه کاربرد

این نظامنامه کیفیت نهاد بازرسی شرکت ……به عنوان یک شرکت ارائه دهنده خدمات بازرسی نوع الف (شخص ثالث) بی طرف کاربرد دارد و رعايت الزامات تعريف شده، پياده‌سازي و اجراي آن در راستاي خط‌مشي و اهداف کلان نهاد بازرسی  و انسجام فعالیتهای آن، برای کلیه کارکنان آن الزامي است.

2- نظامنامه کیفیت بازرسی-تعاريف و اصطلاحات

تعاريف و اصلاحات بکار گرفته شده در اين نظامنامه و سيستم مدیریت، براساس مدارک زير است:

–         ISO/IEC 17000، ارزيابي انطباق- واژگان و اصول کلی

–         ISO/IEC 17020، ارزیابی انطباق- الزامات برای کارکرد انواع مختلف نهادهای انجام دهنده بازرسی

–         ISO 9000 : 2005، سیستم های مدیریت کیفیت – مفاهیم اصلی و واژگان

3- نظامنامه کیفیت بازرسی-معرفي نهاد بازرسی  شرکت ……

 3-1- تاريخچه

شرکت ….. در تاریخ ….. به شماره ثبت …. و شماره شناسه ملی ….. در شهر ….. با هدف ارائه خدمات فنی بازرسی کالا و فعالیتهای آزمایشگاهی تأسيس شده است.

شرکت ……. در استان ……. شهرستان …….به آدرس ………………………………………. واقع شده است.

3-2- ساختار سازماني نهاد بازرسی شرکت …..

 ساختار سازمانی نهاد بازرسی در مدرکی با عنوان نمودار سازمانی به شماره  TA-CH 001 تهیه شده است.

3-3- جايگاه نهاد بازرسی در شرکت ……

جایگاه نهاد بازرسی  در شرکت ……در نمودار سازمانی به شماره  TA-CH 001 تعیین شده است.

3-4- خدمات قابل ارائه در نهاد بازرسی  شرکت ……

خدمات قابل ارائه در نهاد بازرسی  شرکت …… در فهرست روش های بازرسی به شماره TA-FR 038 بر اساس استانداردهاي ملی و بین المللی می باشد.

 

4-نظامنامه کیفیت بازرسی- الزامات عمومی 

4-1- بی طرفی و استقلال

4-1-1- کلیه کارکنان نهاد بازرسی  شرکت …… به عنوان یک نهاد بازرسی شخص ثالث (نوع الف) از طریق تعهد نامه کارکنان بازرسی به شماره TA-FR054 فعالیتهای خود را به نحوی انجام می دهند که اصول بی طرفی را در کلیه فعالیتهای بازرسی خود رعایت نماید.

4-1-2- مسئولیت بی طرفی در فعالیت های بازرسی بر عهده نهاد بازرسی شرکت …… می باشد و مدیر نهاد بازرسی از طریق بیانیه مدیریت به شماره TA-MS 001 اعلام می دارد که مدیریت و کارکنان آن از هرگونه فشار درونی و بیرونی و که تأثیر نابجای مالی و تجاری كه اثر منفي بر كيفيت نتايج بازرسی ها مي‌گذارد، مبرا هستند.

 4-1-3- نهاد بازرسی  به طور مداوم مخاطرات مرتبط با بی طرفی خود را از طریق فهرست مخاطرات بی طرفی به شماره TA-FR 049  شناسایی می کند.

4-1-4- نهاد بازرسی  از طریق فهرست مخاطرات بی طرفی به شماره TA-FR 049   نحوه حذف یا به حداقل رساندن مخاطره را اثبات می نماید.

4-1-5- مدیر ارشد بازرسی از طریق بیانیه مدیریت به شماره TA-MS 001 و تعهد نامه کارکنان بازرسی به شماره TA-FR054  نسبت به بی طرفی فعالیت های بازرسی تعهد داده است.

4-1-6- نهاد بازرسی  شرکت …… به عنوان یک نهاد بازرسی شخص ثالث (نوع الف) الزامات زیر را در خصوص استقلال فعالیت هایش برآورده می نماید:

الف- نسبت به طرف های مرتبط با فعالیت های بازرسی خود استقلال دارد.

ب- نهاد بازرسی  و کارکنان آن هیچ گونه فعالیتی از قبیل طراحی، تولید، نصب، تامین، خرید، مالکیت، استفاده و یا نگهداری موردهای بازرسی را که ممکن است بر استقلال قضاوت و یا درستی فعالیتهای بازرسی آن در تضاد باشد را بر عهده نمی گیرد.

پ- نهاد بازرسی  شرکت ……..  بر اساس زمینه فعالیتهای تعیین شده در اساسنامه آن، بخشی از یک شرکتی که  طراحی، تولید، نصب، تامین، خرید، مالکیت، استفاده و یا نگهداری موردهای بازرسی را بر عهده داشته باشد نمی باشد.

ت- نهاد بازرسی  شرکت …….  با یک شخصیت حقوقی دیگری که کارهای طراحی، تولید، نصب، تامین، خرید، مالکیت، استفاده و یا نگهداری موردهای بازرسی را انجام می دهد در موارد زیر ارتباط ندارد:

ت-1- مالکیت مشترک، بجز در مواردی که مالکین فاقد توانایی تاثیر گذاشتن بر فعالیتهای بازرسی باشند.

ت-2- دارای اعضاء مشترک منصوب شده توسط مالکیت مشترک در هیئت مدیره یا هم تراز آن در سازمانها، بجز مواردی که وظایف آنها فاقد امکان تاثیر گذاشتن بر فعالیتهای بازرسی باشد.

ت-3- گزارش دهی مستقیم به مدیریت رده بالا بجز در مواردی که این امر نتواند بر نتیجه یک بازرسی تاثیر بگذارد.

ت-4- وجود تعهدات قراردادی، یا سایر شیوه هایی که ممکن است توانایی تاثیر گذاری بر نتایج بازرسی را داشته باشد.

4-2- محرمانگی

4-2-1- نهاد بازرسی  شرکت ……  مسئولیت مدیریت کلیه اطلاعات و نتایج حاصل شده در فعالیت بازرسی را از طریق دادن تعهد در توافقات قراردادی بر عهده دارد و مسئولیت آن به مدیر فنی بازرسی واگذار شده است همچنین کلیه اطلاعات کارفرما محرمانه تلقی شده و نهاد بازرسی  متعهد می شود که قبل از قراردادن اطلاعات بازرسی در حوزه های عمومی مانند روزنامه های رسمی، رسانه های عمومی و … ، کارفرما را مطلع می نماید

مگر آنکه از قبل با کارفرما توافق شده باشد، بجز اطلاعاتی که کارفرما در دسترس عموم قرار می دهد، یا وقتی که بین کارفرما و نهاد بازرسی  توافق شده باشد (برای مثال به منظور پاسخگویی به شکایات) سایر اطلاعات دارای حقوق انحصاری بوده و محرمانه تلقی می شوند.

4-2-2-زمانی که واحدبازرسی بر اساس تعهدات قراردادی و یا طبق قانون ملزم به انتشار اطلاعات محرمانه می باشد کارفرما یا شخص ذیربط مطلع می شود مگر آنکه منع قانونی برای اینکار وجود داشته باشد.

4-2-3- سایر اطلاعات کارفرما که از منابع دیگر مانند شکایت کننده و مراجع نظارتی از جمله اداره استاندارد کسب می شود، به عنوان اطلاعات محرمانه تلقی می شود.

کلیه کارکنان نهاد بازرسی  از طریق تعهد نامه کارکنان بازرسی به شماره TA-FR054 و بیانیه مدیریت به شماره TA-MS 001 در خصوص حفظ اطلاعات محرمانه مشتریان خود متعهد شده اند. برای رعایت اصول محرمانگی، استقلال و بی طرفی فعالیتهای بازرسی دستورالعملی با این عنوان به شماره TA-IN 003 تهیه شده است.

 

5-نظامنامه کیفیت بازرسی- الزامات ساختاری 

5-1- الزامات اداری

5-1-1- شرکت ……  از طریق ثبت شرکت با موضوع فعالیت بازرسی شخص ثالث (نوع الف) به شماره ثبت ….. در مقابل کار بازرسی خود از نظر حقوقی مسئول است،

5-1-2- جایگاه نهاد بازرسی  در شرکت …… از طریق نمودار سازمانی به شماره TA-CH 001 تعیین شده است

5-1-3- در فهرست توانمندیهای بازرسی به شماره TA-FR 007، فعالیت هایی را که نهاد بازرسی  شرکت …… برای آنها صلاحیت بازرسی دارد بیان شده است.

5-1-4- به منظور پوشش مسئولیت های قانونی نهاد بازرسی ، بیمه مسئولیت حرفه ای تهیه شده است.

5-1-5-به منظور تعیین شرایط قراردادی فیمابین نهاد بازرسی  و کارفرما، قراردادی با عنوان قرارداد بازرسی به شماره TA-FR 050 تهیه می شود.

5-2- سازمان و مدیریت

5-2-1-با توجه به ساختار سازمانی شرکت …… در نمودار سازمانی به شماره TA-CH 001  جایگاه نهاد بازرسی  در آن مستقل بودن و بی طرفی نهاد بازرسی  قابل مشاهده است.

5-2-2- قابلیت های حرفه ای نهاد بازرسی  از طریق تبادل تجربیات فنی با سایر نهادهای بازرسی و شرکت در دوره های آموزشی متناسب با فعالیت بازرسی حفظ و ارتقاء می بابد.

5-2-3- مسئولیت ها و ساختار گزارش دهی در نهاد بازرسی  با رعایت سلسله مراتب سازمانی انجام می شود.

5-2-4- نهاد بازرسی  شرکت …… با توجه به نمودار سازمانی آن به شماره TA-CH 001 یک واحد مستقل بوده و ارتباط فعالیتهای کارکنان آن با سایر بخش های این شرکت در فرم فهرست پرسنل به شماره TA-FR 029  تعیین می شود.

5-2-5- مدیر فنی بازرسی به عنوان فردی که واجد صلاحیت فنی و تجربه عملیاتی است و مسئولیت کلی اطمینان از انطباق فعالیتهای بازرسی با الزامات استاندارد ISO/IEC 17020 را دارد از طرف مدیر ارشد بازرسی انتخاب می شود. صلاحیت های فنی و میزان تجربه عملیاتی مورد نیاز مدیر فنی بازرسی در شرح شغل مربوطه به شماره TA-FR 033 تعیین می شود.

5-2-6- جانشین مدیر یا مدیران فنی بازرسی در فرم فهرست پرسنل کلیدی بازرسی به شماره TA-FR 036 تعیین شده است.

5-2-7- برای هریک از رده های شغلی در نهاد بازرسی  شرکت …… یک شرح شغل به شماره TA-FR 033 شامل شرایط احراز، وظایف و مسئولیت ها و اختیارات مربوطه تهیه و به افراد مرتبط اطلاع رسانی شده است.

 

6-نظامنامه کیفیت بازرسی- الزامات منابع 

6-1- کارکنان

6-1-1- الزامات صلاحیت کارکنان نهاد بازرسی  شامل میزان تحصیلات، آموزش، دانش فنی، تجربه و مهارت های لازم، به عنوان شرایط احراز در شرح شغل هر کدام از سمت های نهاد بازرسی  به شماره TA-FR 033 تعیین شده است.

6-1-2- نهاد بازرسی  شرکت ……به منظور انجام فعالیت های بازرسی که توانایی قضاوت های حرفه ای براساس نوع و محدوده و حجم فعالیت های بازرسی را داشته باشد با تعداد افراد دارای صلاحیت قرارداد استخدامی منعقد می نماید.

6-1-3- نهاد بازرسی  شرکت ……به منظور انجام صحیح و دقیق فعالیت های بازرسی از افراد توانمندی که شایستگی ها، آموزش، تجربه و دانش کافی مطابق با شرایط احراز تعیین شده در شرح شغل مربوطه به شماره TA-FR 033 را دارا هستند استفاده می نماید علاوه بر این، بازرسان نهاد بازرسی  دارای دانش مرتبط زیر می باشند:

1. -دانش فناوری بکار رفته در ساخت محصولات بازرسی شده، اجرای فرآیندها و ارائه خدمات
2. -نحوه کاربری محصولات، اجرای فرآیندها و ارائه خدمات
3. -رخداد هر عیب احتمالی طی بکارگیری محصول، شکست ها در اجرای فرآیندها و کاستی در ارائه خدمات

کارشناسان بازرسی از طریق تعهد در قبال حفظ حقوق مالکیت و اموال مشتریان از طریق فرم تعهد نامه کارکنان به شماره TA-FR 054 از اهمیت انحراف های یافته شده از نحوه کاربری متعارف محصولات، اجرای فرآیندها و ارائه خدمات آگاه هستند و توضیحات لازم در این خصوص توسط مدیر فنی بازرسی به ایشان ارائه می شود.

6-1-4- وظایف، مسئولیت ها و اختیارات هر کدام از سمت های نهاد بازرسی  در فرم شرح شغل مربوطه به شماره TA-FR 033 تعیین شده است.

6-1-5- به منظور نیازسنجی، برنامه ریزی و ارزیابی اثربخشی دوره های آموزشی مورد نیاز نهاد بازرسی ، انتخاب و پایش بازرسان و کارکنان  مرتبط با فعالیت های بازرسی روش اجرایی آموزش و مدیریت منابع انسانی به شماره  TA-PR 009 تهیه و بکار گرفته شده است. توفیض اختیار رسمی در خصوص مواردی از قبیل اجازه توقف و از سرگیری مجدد بازرسی ها و تایید گزارش های بازرسی توسط مدیر ارشد بازرسی به مدیر فنی بازرسی و افراد ذیربط از طریق حکم سازمانی ابلاغ می گردد.

6-1-6- روش اجرایی آموزش و مدیریت منابع انسانی به شماره  TA-PR 009، موارد زیر را در مراحل نیازسنجی، برنامه ریزی و اجرای برنامه در نظر می گیرد:

الف- یک دوره آشنایی

ب- یک دوره کارورزی با هدایت بازرسان با تجربه

ج- آموزش مستمر به منظور هماهنگی با فناوری های درحال توسعه و روش های بازرسی.

6-1-7- مدیران ارشد، فنی و کیفیت نهاد بازرسی ، نیازهای آموزشی را متناسب با سطح توانایی ها، شایستگی ها و تجربه بازرسان و سایر کارکنان دست اندار کار بازرسی و بر اساس نتایج پایش کارکنان بازرسی به شماره TA-FR 051 تعیین، برنامه ریزی و اجرا می نمایند.

6-1-8- به منظور اطمینان از عملکرد رضایت بخش بازرسان و سایر کارکنان مرتبط با فعالیت های بازرسی، پایش آنها بر اساس فرم پایش کارکنان  بازرسی به شماره TA-FR 051 در دوره های زمانی مناسب شامل فنون مختلفی برای پایش از قبیل نظارت ها در محل، بازنگری های گزارش، مصاحبه ها، بازرسی های شبیه سازی شده، و سایر فنون ارزیابی عملکرد انجام می شود، نتایج پایش کارکنان بازرسی به عنوان یک ورودی در تعیین نیازهای آموزشی کارکنان مورد استفاده قرار می گیرد.

6-1-9- مدیر فنی بازرسی مسئولیت نظارت بر کار بازرسان در محل انجام بازرسی را بر عهده دارد به گونه ای که اختلال در کار بازرسی را از دیدگاه کارفرما به حداقل رسیده باشد، چنانچه در نظارت های صورت گرفته و نتایج پایش های سالیانه یک بازرس شواهد کافی دال بر تداوم اجرای کارآمد او وجود داشته باشد، نظارت بر ایشان به طور موردی و تصادفی انجام می شود.

6-1-10- سوابق مربوط به پایش، تحصیلات، آموزش، دانش فنی، مهارت ها، تجربه و تفویض اختیارات هر یک از کارکنان نهاد بازرسی  تهیه و نزد مدیر کیفیت نگهداری می شود.

6-1-11- دریافت حق الزحمه فعالیت های بازرسی صرفا از طریق واریز وجه به حساب شرکت …… انجام می شود و کارکنان نهاد بازرسی  به هیچ وجه مجاز به دریافت نقدی و یا غیر نقدی حق الزحمه از کارفرما نمی باشند.

6-1-12- کلیه کارکنان درون سازمانی و برون سازمانی نهاد بازرسی  که بر فعالیت های بازرسی تاثیرگذار هستند از طریق امضاء تعهدنامه کارکنان بازرسی به شماره TA-FR 054 در خصوص رعایت اصول بی طرفی متعهد می باشند و نظارت ها و پایش های لازم در این خصوص توسط مدیران فنی و کیفیت نهاد بازرسی  انجام می پذیرد.

6-1-13- کلیه افراد اقدام کننده از طرف نهاد بازرسی  شرکت …… اصول محرمانگی را مطابق با بند 4-2 همین نظامنامه رعایت می نمایند، این نهاد بازرسی  از پیمانکاران فرعی استفاده می نماید که برای فعالیت بازرسی مورد نظر دارای گواهینامه استاندارد ISO/IEC 17020 باشد که  براساس آن اطمینان از رعایت اصول محرمانگی آن حاصل گردد، همچنین کارکنان نهادهای بیرونی اقدام کننده برای بازرسی از طریق تعهدات قراردادی فیمابین ملزم هستند که کلیه اطلاعات حاصل شده از فعالیتهای بازرسی را محرمانه نگهداری نمایند مگر آنکه الزام قانونی وجود داشته باشد.

6-2- تسهیلات و تجهیزات

6-2-1- کلیه تسهیلات و تجهيزات مورد نياز براي انجام صحیح، کارآمد و ایمن فعالیتهای بازرسی در نهاد بازرسی  فراهم شده و فهرست تجهیزات بازرسی به شماره TA-FR 041 تهیه شده است و در صورت لزوم به استفاده از تسهیلات و تجهیزات کارفرما در محل بازرسی، مناسب بودن و وضعیت کالیبراسیون تجهیزات مورد استفاده توسط کارشناس بازرسی مورد بررسی قرار می گیرد.

6-2-2- کنترل دسترسی و  استفاده از تجهیزات و تسهیلات به منظور انجام بازرسی ها از طریق تعیین افراد مجاز به استفاده از تجهیزات و یا تسهیلات بازرسی در فرم TA-FR 044 و تحویل و دریافت تجهیزات به بازرسان از طریق فرم رسید دریافت و تحویل تجهیز به شماره TA-FR 072 توسط مدیر فنی بازرسی انجام می شود.

6-2-3- به منظور اطمینان از تداوم مناسب بودن و تسهیلات و تجهیزات نهاد بازرسی ، بررسی های دوره ای عملکرد آنها بر اساس برنامه سرویس و نگهداری تجهیزات به شماره TA-FR 061 توسط کارکنان فنی نهاد بازرسی  و تایید مدیر فنی بازرسی انجام می شود.

6-2-4- تمامي تجهيزات بر اساس روش اجرايي شناسايي، کالیبراسیون و نگهداري تجهيزات به شماره TA-PR 011 شناسایی و کدگذاري و فهرست می شوند و از طريق نصب بر چسب شامل کد منحصر بفرد اختصاص یافته به هر تجهیز مورد شناسايي قرار مي‌گيرند.

6-2-5- تمامي تجهيزات بر اساس روش اجرايي شناسايي، کالیبراسیون و نگهداري تجهيزات به شماره TA-PR011 و روش بیان شده در فرم شرح و راه اندازی وکاربری تجهیزات به شماره TA-FR 060 به گونه ای نگهداری می شوند که از هرگونه آسیب ها و خرابی های احتمالی ایمن باشند، سوابق مربوط به فعالیتهای سرویس و نگهداری تجهیزات در برنامه سرویس و نگهداری تجهیزات به شماره TA-FR 061 برنامه ریزی و اجرا می شود.

6-2-6- برنامه کالیبراسیون تجهیزات موثر بر نتایج بازرسی با توجه به دوره­های كاليبراسيون تعیین شده در فرم برنامه کالیبراسیون تجهیزات بازرسی به شماره TA-FR 045 برای هر سال توسط مدیر فنی بازرسی تهیه می شود، این تجهیزات قبل از بکارگیری بر اساس برنامه کالیبراسیون تهیه شده مورد کالیبراسیون قرار می گیرند.

پس از انجام کالیبراسیون هر تجهیز، بر چسب کالیبراسیون بر روی آن نصب می شود که در آن تاریخ آخرین باری که کالیبره شده است به همراه تاریخ انقضای کالیبراسیون درج می شود.

6-2-7- نهاد بازرسی  شرکت ……، از طريق ارسال تجهيزات به آزمايشگاه های کالیبراسیون دارای صلاحیت استاندارد ISO/IEC 17025 برای کمیت های مورد نظر و با دريافت خدمات از آن، قابليت رديابي در اندازه‌گيري را به دستگاه بین المللی یکاها مانند SI برقرار مي‌سازند. شرکتهايي که جهت کاليبراسيون تجهيزات به آزمايشگاه خدمات ارائه مي‌کنند به استانداردهاي ملي يا بين المللي متصل هستند.

6-2-8- استانداردهای اندازه گیری مرجع مطابق با فهرست استانداردهای اندازه گیری و مواد مرجع به شماره TA-FR 059 نگهداری می شوند و فقط برای انجام کالیبراسیون ها و یا کنترل های میانی تجهیزات بکار می روند، استانداردهای اندازه گیری مرجع به منظور فراهم کردن قابلیت ردیابی اندازه گیری به استانداردهای ملی و بین المللی مطابق با فرم برنامه کالیبراسیون تجهیزات بازرسی به شماره TA-FR 045 پیش از استفاده کالیبره می شوند.

6-2-9- در موارد مقتضی، به منظور اطمینان از وضعیت کالیبراسیون تجهیزات در فاصله بین کالیبراسیون ها، بررسی های میان دوره ای تجهیزات بر اساس برنامه کنترل میانی تجهیزات به شماره TA-FR 021 با نظارت مدیر فنی بازرسی انجام می پذیرد.

6-2-10- مواد مرجعی که در نهاد بازرسی  مورد استفاده قرار می گیرد درفهرست استانداردهای اندازه گیری و مواد مرجع به شماره TA-FR 059 مشخص می شوند، نهاد بازرسی  از مواد مرجعی استفاده می نماید که در صورت امکان به مواد مرجع ملی و یا بین المللی قابلیت ردیابی داشته باشد.

6-2-11- به منظور شناسایی، ارزیابی و تایید تامین کنندگان مطابق با روش اجرایی خرید و ارزیابی تامین کنندگان به شماره TA-PR 004، اجرا می گردد، تامین کنندگان مورد تایید در فهرست تامین کنندگان به شماره TA-FR 013 توسط مدیر کیفیت ثبت می شوند.

پس از انجام خرید های کالا و یا خدمات موثر بر فعالیت های بازرسی، بازرسی و تصدیق آن طبق طرح کنترل خرید کالا/خدمات به شماره TA-FR 068 توسط مدیر فنی و یا جانشین ایشان انجام می پذیرد. در صورت کالا و خدمات خریداری شده با مشخصات درخواست خريد، اقلام دريافت مي‌شوند و مورد استفاده قرار مي‌گيرند در غير اين صورت عودت داده مي‌شوند.

به منظور حصول اطمینان از انبارش مناسب تسهیلات بازرسی شامل مواد مصرفی، مطابق روش انبارش بیان شده در شناسنامه هر تجهیز به شماره TA-FR 042 و یا بر اساس روش نگهداری و انبارش بیان شده در فهرست مواد مصرفی به شماره TA-FR 002 اقدام می شود.

6-2-12- در صورت کاربرد، شرایط موردهای انبار شده در فواصل زمانی مناسب به منظور تشخیص خرابی ها با استفاده از چک لیست کنترل انبار به شماره TA-FR 052 توسط مدیر فنی با در نظر گرفتن مواردی از قبیل مقدار، تاریخ انقضاء و …. مورد ارزیابی قرار می گیرد.

6-2-13- در صورتی که نهاد بازرسی  از رایانه و تجهیزات خودکار مرتبط با بازرسی ها استفاده نماید، از موارد ذیل اطمینان حاصل می نماید:

الف- نرم افزار رایانه ای با استفاده از روش های زیر برای استفاده کفایت دارد:

– محاسبه دستي داده­ها به­صورت موازي با نرم افزار و مقايسه نتايج با هم

– صحه گذاری محاسبات قبل از استفاده

– صحه گذاری مجدد دوره ای نرم افزار و سخت افزار مرتبط

-صحه گذاری مجدد هرگاه تغییرات در نرم افزار  و سخت افزار شده باشد

– بروزآوری نرم افزار در صورت لزوم  انجام شود.

ب- به منظور حفاظت از یکپارچگی و امنیت داده ها روش اجرایی کنترل داده های الکترونیکی به شماره TA-PR 010 شامل نصب آنتی ویروس مناسب بر روی سیستم های کامپیوتری، تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی مناسب و … تهیه شده است.

پ- به منظور اطمینان از عملکرد مناسب رایانه ها و تجهیزات خودکار، برنامه های نگهداری بر اساس فرم برنامه ریزی سرویس و نگهداری تجهیزات به شماره TA-FR 061 اجرا می شود.

6-2-14- وقتي پرسنل نهاد بازرسی  به هر دليلي نسبت به سالم بودن تجهيزي مشکوک شوند يا اينکه تجهيزي دچار عيب يا نقص شود، يک بر چسب “خارج از سرویس” بر روي تجهيزات نصب مي‌شود و تا زماني که از سالم بودن آن از طريق بررسي، تعمير يا کاليبراسيون اطمينان حاصل نگردد، مورد استفاده قرار نمي‌گيرد.

در چنين حالتي مطابق با روش اجرايي کنترل کار نامنطبق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به شماره TA-PR006 عمل مي‌شود و تاثیرات آن تجهیز بر بازرسی های انجام شده بررسی شده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز اعمال می گردد.

6-2-15- هر تجهيز داراي يك شناسنامه به شماره TA-FR 042 که اطلاعات آن شامل نام سازنده، شماره سریال، مدل، متعلقات مرتبط از جمله نرم افزار و …. و همچنین اطلاعات مربوط به كاليبراسيون و نحوه حفظ و نگهداری ایمن تجهیز در زمان های جابجایی، حمل و نقل، انبارش و استفاده از آن می باشد.

6-3- واگذاری کار به پیمانکار فرعی

6-3-1- نهاد بازرسی  شرکت …… به طور معمول بازرسی های توافق شده با کارفرما را مطابق با قرارداد انجام می دهد اما ممکن است به دلايل ذيل از پیمانکار فرعي براي انجام بازرسی توسط نهادهای بازرسی ديگر استفاده کند.

اين دلايل عبارتند از:

– حجم کاری بالای پیش بینی نشده و یا غیر معمول

– کارکنان کلیدی نهاد بازرسی  توانایی انجام کار را ندارند

– تسهیلات کلیدی یا اقلامی از تجهیزات به طور موقت فاقد شرایط لازم برای استفاده هستند

– بخشی از قرارداد کارفرما مربوط به بازرسی تحت پوشش دامنه شمول نهاد بازرسی  نیست یا فراتر از قابلیت یا منابع نهاد بازرسی  است.   

هرگاه نهاد بازرسی  به دلایل بالا تصمیم به استفاده از پیمانکار فرعی بگیرد از خدمات پیمانکار فرعی استفاده می نماید که داراي صلاحيت است، پيمانکار فرعی با صلاحیت، نهاد بازرسی است که در ارتباط با بازرسی مورد نظر بر اساس استاندارد ISO/IEC 17020 توسط مراجع ذیصلاح اعتباردهي شده باشد

و يا اينكه توسط پرسنل نهاد بازرسی  مورد ارزيابي قرارگرفته باشد و شواهدي از سيستم مدیریت خود ارائه دهد كه اثبات نمايد صلاحيت لازم را براي انجام فعاليت مورد نظر دارا مي‌باشد. تصميم‌گيري در ارتباط با استفاده از پيمانکار فرعي توسط مدير ارشد و با همکاری مدیر فنی نهاد بازرسی  انجام مي‌شود.

6-3-2- در صورتی که نياز به استفاده از پیمانکار فرعی براي انجام بازرسی وجود داشته باشد، موضوع به صورت مکتوب به مشتري اطلاع داده مي‌شود و ترجيحاً توافق مشتري برای اين موضوع به صورت کتبي اخذ مي‌گردد. چنانچه مشتري با انجام آزمون توسط پيمانکار فرعي موافق نباشد و نهاد بازرسی مورد نظر را با شرایط خواسته شده مشتري نتواند انجام دهد، نهاد بازرسی  از پذيرش درخواست خودداري مي‌کنند.

6-3-3-مسئولیت کار انجام شده توسط پیمانکار فرعی در برابر کارفرما، برعهده نهاد بازرسی  است.

6-3-4- بر اساس روش اجرايي واگذاری کار به پیمانکار فرعی به شماره TA-PR003 نهاد بازرسی  ترجیحاً از نهادهای بازرسی به عنوان پیمانکار فرعی استفاده می نماید که برای بازرسی های مورد نظر بر اساس استاندارد ISO/IEC 17020 توسط مراجع ذیصلاح اعتباردهي شده باشد

در غیر این صورت بررسی صلاحیت پیمانکار فرعی با استفاده از چک لیست ارزیابی صلاحیت پیمانکار فرعی به شماره TA-FR 053 بر اساس الزامات استاندارد ISO/IEC 17020  انجام می شود. پس از اطمینان از صلاحیت پیمانکار فرعی و ارزیابی آن بر اساس فرم ارزیابی پیمانکار فرعی به شماره TA-FR 009 و کسب امتیاز لازم، فهرست پيمانکاران فرعي با صلاحيت به شماره TA-FR008 به روز می شود.

 

7-نظامنامه کیفیت بازرسی- الزامات فرآیندی 

7-1- روش ها و روش های اجرایی بازرسی

7-1-1- روشهاي بازرسی مورد استفاده نهاد بازرسی شرکت پویندگان فرآوری طبیعی، روشهايي هستند که ترجیحاً توسط استانداردهای ملی و  بین المللی ایجاد شده و انجام می‌شود. بازرسی هایی که نهاد بازرسی  توانایی انجام آنها را دارد در فهرست روش‌هاي بازرسی به شماره TA-FR038 بیان شده‌ است.

در زماني که روش بازرسی توسط مشتري انتخاب نشده باشد، نهاد بازرسی  روش بازرسی مناسب را که بر اساس روشهاي معتبر که نیازهای مشتری را برآورده می‌کند، به مشتري معرفي مي‌نمايد. چنانچه روش اجرایی بازرسی توسط مشتري پيشنهاد شود ولي پيشنهاد مشتري نامناسب و يا منسوخ باشد نهاد بازرسی  مشتري را مطلع مي‌کند.

7-1-2- نهاد بازرسی دستورالعمل طرحریزی و نمونه برداری بازرسی را ایجاد می نماید و در جایی که فقدان این دستورالعمل ها اثربخشی فرآیند بازرسی را با مخاطره مواجه سازد بکار گرفته می شود. در صورت نیاز به فنون آماری در فعالیتهای نمونه برداری، از وجود دانش آن در کارکنان ذیربط اطمینان حاصل می شود تا از روش های نمونه برداری مطابق با اصول آماری و تحلیل داده ها و تفسیر صحیح نتایج آن استفاده گردد.

7-1-3- هرگاه نهاد بازرسی  مجبور به بکارگیری روش های بازرسی استاندارد نشده ای باشد مناسب بودن این روشها توسط مدیر فنی بازرسی از طریق مقایسه نتایج آن با نتایج روش های بازرسی معتبر بررسی می شود و دستورالعمل های مربوطه مدون می شود.

7-1-4-کلیه دستورالعمل ها، استانداردها، روش های اجرایی، چک لیست های بازرسی، داده های مرجع مرتبط با فعالیت بازرسی حداقل هر سال یکبار توسط مدیر فنی بازرسی مورد بازنگری قرار می گیرد و از به روز بودن و در دسترس بودن آنها بر اساس روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR 001 اطمينان حاصل مي‌شود.

7-1-5- در زمان رسيدن يک درخواست انجام بازرسی، مدیر فنی نهاد بازرسی  بر اساس خواسته‌هاي مشتري، امکان‌پذيري انجام بازرسی را بر اساس روش اجرایی بازنگری درخواستها و قراردادها به شماره TA-PR 002 بررسي مي‌کند. در زمان امکان‌سنجي موارد زير را مورد توجه قرار مي‌گیرد:

-کاری که بر عهده گرفته می شود در محدوده تخصصی نهاد بازرسی  قرار دارد و منابع کافی از نظر تسهیلات، تجهیزات، مستندات مرجع یا منابع انسانی و … وجود دارد.

– الزامات کارفرمای بازرسی از طریق فرم درخواست کار بازرسی به شماره TA-FR 006 به همراه شرایط اختصاسی آن ثبت و بررسی می گردد و در صورت لزوم دستورالعمل های مربوطه بدون ابهام به کارکنان ذیربط جهت انجام وظایف آن اطلاع رسانی می شود.

– در صورتي پس از شروع کار، نیاز به تغييري در انجام بازرسی يا توافق صورت گرفته با مشتري بوجود آيد، فرآیند بازنگری مجدداً تکرار شده و اقدامات اصلاحی و تغییرات مورد نیاز به اطلاع مشتري و يا نماينده وي و کارکنان مرتبط خواهد رسید.

– بر آورده شدن الزامات درخواست کار از جمله توانایی انجام بازرسی طبق روش درخواست شده، انجام بازرسی در زمان خواسته شده از طریق فرم درخواست کار بازرسی به شماره TA-FR 006 توسط مدیر فنی مورد بررسی های لازم قرار می گیرد.

7-1-6- چنانچه نهاد بازرسی  از اطلاعات سایر طرف های دیگر به عنوان بخش از فرآیند بازرسی بخواهد استفاده نماید، درستی و یکپارچگی این اطلاعات توسط مدیر فنی بازرسی بررسی می شود و در صورت تایید به امضاء ایشان می رسد.

7-1-7- داده ها و مشاهدات در حین بازرسی توسط کارشناسان بازرسی در چک لیست های مربوطه به منظور جلوگیری از فقدان اطلاعات مربوطه ثبت می شود

7-1-8- درستی انجام محاسبات و انتقال داده ها از چک لیست های بازرسی به گزارش های بازرسی توسط مدیر فنی بازرسی به طور تصادفی انجام می شود و در صورت مشاهده وجود خطا و اشتباه مانند پس و پیش شدن ارقام و … اقدامات اصلاحی لازم اتخاذ می شود.

7-1-9- دستورالعمل ایمنی کار بازرسی به شماره TA-IN 001 به منظور انجام فعالیت های بازرسی به طور ایمن برای بازرسان و اقلام مورد بازرسی و سایر افراد حاضر در محل بازرسی تهیه شده است.

7-2- جابجایی موردها و نمونه ها برای بازرسی

7-2-1- پس بعد از بررسي درخواست انجام بازرسی و توافق با کارفرما يک کد شناسایی منحصر به فرد به مورد بازرسی بر اساس روش اجرايي دريافت، شناسایی و نگهداری اقلام بازرسی به شماره TA-PR014 اختصاص داده می شود. اين کد شناسایی تا زمان انجام بازرسی، وضعيت شناسايي اقلام مورد بازرسی را مشخص مي‌سازد.

7-2-2- اطمینان از آماده بودن اقلام مورد بازرسی توسط کارشناس بازرسی بررسی می شود و در این خصوص فرم درخواست کار بازرسی به شماره  TA-FR 006 تکمیل می شود.

7-2-3- در صورت مشاهده هرگونه وضعیت غير عادي و وضعیت نامناسب در خصوص اقلام مورد بازرسی و یا اینکه با شرایط مشخص شده در روش بازرسی مغاير باشند موارد در فرم درخواست بازرسی به شماره TA-FR006 ثبت مي‌شود و قبل از هرگونه اقدامي با مشتري مذاکره مي‌شود.

7-2-4- به منظور جلوگیری از خرابی و آسیب به موردهای بازرسی تسهیلات و اقدامات لازم بر روش اجرايي دريافت، شناسایی و نگهداری اقلام بازرسی به شماره TA-PR014 تهیه و اجرا می شود. کليه اقلام مورد به نحوي نگهداري مي‌شوند که در طول زمان بازرسی و مادامی که تحت مسئولیت نهاد بازرسی  است، دچار خرابي يا مفقود شدن نگردند و چنانچه دستورالعمل‌هایی در این موارد به همراه نمونه باشد رعایت می‌شوند.

7-3- سوابق بازرسی

7-3-1- سوابق بازرسی های انجام شده از مرحله درخواست بازرسی تا زمان ارائه گزارش های بازرسی مطابق با روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR 001 و فرم مشخصات نگهداری سوابق به شماره TA-FR 005 به طور ایمن و محرمانه نگهداری می شود.

7-3-2-گزارش های بازرسی بر اساس کد شناسایی موردهای بازرسی شده قابل شناسایی بوده و از طریق چک لیستهای بازرسی مربوطه کارشناسان بازرسی مربوطه تعیین می گردد.

7-4- گزارش بازرسی و گواهینامه بازرسی

7-4-1-گزارش/ گواهینامه های بازرسی مطابق با روش اجرایی گزارش دهی نتایج بازرسی به شمارهTA-PR 013 تهیه می شود.

7-4-2- هر گزارش/ گواهینامه بازرسی به درستی، با دقت و روشنی شامل موارد ذیل است:

• الف- نام و نشانی نهاد بازرسی
• ب- شماره گزارش منحصربفرد و تاریخ صدور
• پ- تاریخ (های) بازرسی
• ت- شناسایی مورد (های) بازرسی شده
• ث- امضاء یا تاییدیه های کارکنان مجاز
• ج- بیانیه انطباق در صورت کاربرد
• چ- نتایج بازرسی بجز شرایط تشریح شده در زیر بند 7-4-3 این نظامنامه

7-4-3- گواهینامه بازرسی فاقد نتایج فقط زمانی صادر می شود که برای آن یک گزارش بازرسی حاوی نتایج وجود داشته باشد به طوری که هر دو گواهینامه بازرسی و گزارش بازرسی از طریق کد شناسایی مورد بازرسی قابل ردیابی به یکدیگر باشند.

7-4-4- هر گزارش/ گواهینامه بازرسی به درستی، با دقت و روشنی صادر می شود و گزارش / گواهینامه بازرسی که توسط پيمانكار فرعی فراهم شده است به ضمیمه گزارش / گواهینامه بازرسی به صورت مجزا و یا نتایج پیمانکار فرعی در گزارش/ گواهینامه بازرسی نهاد بازرسی  به صورت مشخص شده در قسمت توضیحات آن براي کارفرما ارسال مي‌شود.

7-4-5- چنانچه یک گزارش/ گواهینامه بازرسی پس از ارائه به مشتری نیاز به اصلاح داشته باشد، اصلاحات در الحاقیه گزارش/ گواهینامه بازرسی با شماره سریال مشخص برای مشتری ارسال می شود و یا گزارش/ گواهینامه بازرسی جدیدی با شماره سریال جدید و منحصر بفردی تهیه می‌شود که در آن به گزارش/ گواهینامه بازرسی اولیه اشاره شده است و گزارش/ گواهینامه بازرسی قبلی در صورت امکان از مشتری دریافت می­شود.

7-5- شکایت ها و درخواست های رسیدگی مجدد

7-5-1- به منظور دریافت، ارزیابی و تصمیم گیری در خصوص شکایت های مشتریان و درخواست های رسیدگی مجدد روش اجرایی دریافت نظرات و رسیدگی به شکایات و درخواستهای رسیدگی مجدد به شماره TA-PR 005 تهیه شده است.

7-5-2- شرح فرآیند رسیدگی به شکایت ها و درخواست های رسیدگی مجدد، در صورت تقاضای هر طرف ذینفع مانند کارفرما توسط مدیر ارشد نهاد بازرسی  در اختیار ایشان قرارداده می شود.

7-5-3- پس از دریافت شکایت ها و درخواست رسیدگی مجدد، چنانچه موضوع تحت مسئولیت فعالیت های نهاد بازرسی  باشد توسط مدیر کیفیت ثبت شده و توسط مدیر ارشد بازرسی با حضور افراد مرتبط بررسی می شود.

7-5-4- مسئولیت های مربوط به جمع آوری، تایید، بررسی، تصمیم گیری و تعیین اقدامات لازم در فرآیند رسیدگی به شکایات و درخواست رسیدگی مجدد در روش اجرایی دریافت نظرات و رسیدگی به شکایات و درخواستهای رسیدگی مجدد به شماره TA-PR 005 تعیین شده است.

7-5-5- تحقیق و بررسی درخواست های رسیدگی مجدد بر اساس روش اجرایی دریافت نظرات و رسیدگی به شکایات و درخواستهای رسیدگی مجدد به شماره TA-PR 005  به گونه ای انجام می شود بدون هیچ گونه اقدام تبعبض آمیزی برای درخواست کننده  انجام می شود.

7-6- فرآیند شکایت ها و درخواست های رسیدگی مجدد

7-6-1- فرآیند رسیدگی به شکایت ها و درخواست های رسیدگی مجدد بر اساس روش اجرایی دریافت نظرات و رسیدگی به شکایات و درخواستهای رسیدگی مجدد به شماره TA-PR 005 موارد زیر را شامل می شود:

الف- شرح فرآیند برای دریافت، صحه گذاری، تحقیق درباره شکایت درخواست رسیدگی مجدد و تصمیم گیری در مورد اقداماتی که در پاسخ به آن به اجرا گذاشته می شود.

ب- مدیر کیفیت مسئولیت پیگیری و ثبت شکایات و درخواست های رسیدگی مجدد از جمله اقدامات به اجرا گذاشته شده برای حل کردن آنها می باشد.

پ- مدیر کیفیت مسئولیت حصول اطمینان از به اجرا گذاشته شدن هرگونه اقدام مناسب می باشد.

7-6-2- نهاد بازرسی  شرکت …… مسئولیت جمع آوری و تصدیق کلیه اطلاعات مورد نیاز صحه گذاری شکایت یا درخواست رسیدگی مجدد را بر عهده دارد و مسئولیت آن را بر عهده مدیر کیفیت قرار داده است.

7-6-3- در صورت امکان، نهاد بازرسی  موضوع دریافت شکایت و یا درخواست رسیدگی مجدد را به طرف های ذینفع توسط مدیر ارشد بازرسی اعلام می نماید و همچنین گزارش های پیشرفت و نتیجه اقدامات انجام شده را به شکایت کننده و یا درخواست کننده رسیدگی مجدد اعلام می نماید.

7-6-4- اتخاذ، بازنگری و تایید تصمیمی که در ارتباط با شکایت کننده و درخواست رسیدگی مجدد است، توسط فرد یا افرادی انجام می شود که در فعالیت های بازرسی اولیه مورد شکایت یا درخواست رسیدگی مجدد نبوده اند.

7-6-5- در صورت امکان، مدیر ارشد بازرسی از طریق نامه مکتوب به طور رسمی در خصوص اتمام فرآیند رسیدگی به شکایت و یا درخواست رسیدگی مجدد به شکایت کننده و یا درخواست کننده رسیدگی مجدد اطلاع رسانی می نماید.

 

8-نظامنامه کیفیت بازرسی- الزامات سیستم مدیریت

8-1- گزینه ها

8-1-1- کلیات

نهاد بازرسی  شرکت …… به عنوان یک نهاد بازرسی گزینه الف یک سیستم مدیریت را بر اساس الزمات استاندارد ISO/IEC 17020 ایجاد و برقرار نگه داشته است،  این سیستم مدیریت شامل موارد بیان شده در بند 8-2 همین روش اجرایی می باشد.

8-1-2- گزینه الف

سیستم مدیریت نهاد بازرسی  موارد زیر را مورد ملاحظه و اقدام قرار می دهد:

–         مستندات سیستم مدیریت کیفیت مانند نظامنامه کیفیت، خط مشی ها، شرح مسئولیت ها و …

–         کنترل مدارک

–         کنترل سوابق

–         بازنگری مدیریت

–         ممیزی داخلی

–         اقدامات اصلاحی

–         اقدامات پیشگیرانه

–         شکایت ها و درخواست های رسیدگی مجدد

8-1-3- گزینه ب

کاربرد ندارد.

8-2- مستندات سیستم مدیریت (گزینه الف)

8-2-1- مديريت ارشد نهاد بازرسی ، خط‌مشي کیفیت بازرسی به شماره TA-QP001 را که در آن به اهداف کلي و تعهد وي نسبت به اجراي صحيح و با کيفيت فعاليتها اشاره شده است را مدون نموده است.

مديريت ارشد از طرق مختلف نظير به نمايش گذاردن خط‌مشي در مکانهايي که قابل رويت افراد باشد و همچنين برگزاري دوره‌هاي آموزشي و اجراي مميزي هاي داخلي از درک و برقراري خط‌ مشي و سيستم مديريت در کليه سطوح نهاد بازرسی  اطمينان حاصل مي‌کند.

اهداف کیفیت بر اساس اهداف کلان تعیین شده در خط مشی کیفیت به طور سالیانه در فرم اهداف کیفیت به شماره TA-FR 067 تعیین و برنامه ریزی می شوند و افراد مسئول در اجرای برنامه های آن مشخص می گردد، مدیر کیفیت مسئولیت پیگیری و اطمینان از اجرای اقدامات برنامه ریزی شده مرتبط با اهداف کیفیت می باشد.

8-2-2- مدیر ارشد بازرسی از طریق خط مشی کیفیت به شماره TA-QP001 نسبت به ایجاد، تکوین و اجرای سیستم مدیریت و اثربخشی آن در دستیابی به اجرای دایمی الزامات استاندارد ISO/IEC 17025 تعهد نموده است.

8-2-3- مدیر ارشد بازرسی یکی از کارکنان رده بالای خود را به عنوان مدیر کیفیت منصوب نموده است که جدا از مسئولیت های او وظایف و اختیارات ذیل را داراست.

الف- اطمینان از اینکه فرآیندها و روش های اجرایی مورد نیاز سیستم مدیریت ایجاد، اجرا و برقرار نگه داشته شده است.

ب- گزارش به مدیریت ارشد در مورد عملکرد سیستم مدیریت و هر نوع نیازی برای بهبود.

8-2-4- کلیه مستندات، فرآیندها، سیستم ها، سوابق و مانند آن که مرتبط با اجرای الزامات استاندارد ISO/IEC 17025 هستند در سیستم مدیریت بازرسی گنجانده شده است و در فهرست اصلی مدارک به شماره TA-FR 001 و مشخصات نگهداری سوابق به شماره TA-FR 005 مشخص شده اند.

8-2-5- کلیه کارکنان دست اندرکار فعالیت های بازرسی به بخش هایی از مستندات سیستم مدیریت و اطلاعات ذیربط که مرتبط با مسئولیت هایشان می باشد، از طریق روش توزیع مدارک و نگهداری سوابق مطابق با روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR 001  دسترسی دارند.

8-3- کنترل مدارک (گزینه الف)

8-3-1- نحوه کنترل مدارک دورن سازمانی و برون سازمانی سيستم مدیریت بازرسی شامل خط‌مشي کيفيت، نظامنامه کیفیت، روشهای اجرایی، دستورالعملهاي کاري، استانداردها و … براساس روش اجرايي کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR001 صورت مي‌پذيرد.

8-3-2- در نهاد بازرسی ‌ ……، کليه مدارک سيستم مديريت، توسط کارکنان مجاز که در روش اجرايي کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR001 مشخص شده‌اند قبل از صدور مورد بازنگري، تأیید و تصويب قرار مي‌گيرند.

برای تعیین وضعیت جاری ویرایش و توزیع مدارک سیستم مدیریت، فهرست اصلی مدارک به شمارهTA-FR001 تهیه شده است و مسئوليت به روزرساني آن بر عهده مدير کيفيت است.

نهاد بازرسی  با اجراي روش اجرايي کنترل مدارک و سوابق به شماره  TA-PR001اطمينان حاصل مي‌کنند که:

– تصویب مدارک از نظر کفایت پیش از صدور

– بازنگری و بروزرسانی مدارک به منظور اطمینان از تداوم مناسب بودن آنها با الزامات مربوطه، حداقل هر سال یک بار انجام می شود.

-حصول اطمینان از اینکه تغییرات و وضعیت کنونی تجدید نظر مدارک تحت کنترل است.

-نسخه های مجاز مدارک لازم در دسترس کاربران قرار می گيرد.

– مدارکی که توسط نهاد بازرسی  تهیه می‌شود طبق روشی مشخص و به طور انحصاری کدگذاری شده و شناسایی می‌شوند

– مدارک با منشا برون سازمانی، مشخص شده و توزیع آنها تحت کنترل است.

– مدارک نامعتبر و یا منسوخ، با مهر مخصوص، باطل و جمع‌آوري می‌شوند تا اطمينان حاصل شود که مورد استفاده قرار  نمي‌گيرند.

– هرگونه تغيير در مدارک و مستندات يا ضرورت ايجاد مدرک جديد بر اساس يک روش کنترل شده انجام مي‌پذيرد.

 

8-4- کنترل سوابق (گزینه الف)

8-4-1- به منظور تعیین کنترل های مورد نیاز شناسایی، جمع آوری، بایگانی، ذخیره کردن، بازیابی، تعیین زمان، محل و مسئول نگهداری و تعیین تکلیف تمامی سوابق نهاد بازرسی  به صورت مشخص و مناسب، طبق روش اجرايي کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR001 اقدام مي‌شود.

8-4-2- نگهداری سوابق برای دوره های زمانی هماهنگ با تعهدات قراردادی و قانونی بر اساس روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق به شماره TA-PR001 در فرم مشخصات نگهداری سوابق به شماره TA-FR 005 تعیین می گردد و کلیه سوابق نهاد بازرسی  به صورت خوانا تهیه شده و در مکان هایی به صورت ایمن و محرمانه نگهداری می شود که به آسانی قابل دسترسی برای افراد مجاز بوده و از آسیب دیدن، خراب شدن و یا مفقود شدن آنها جلوگیری می‌شود.

8-5-بازنگری مدیریت (گزینه الف)

8-5-1- کلیات

8-5-1-1- مديريت ارشد، فعاليتهاي بازرسی و سيستم مديريت نهاد بازرسی  را به منظور اطمينان از تداوم مناسب بودن، کفایت و اثر بخشي آن مورد بازنگري قرار مي‌دهد، اين بازنگري بر طبق روش اجرايي بازنگري مديريت به شمارهTA-PR008 انجام مي‌شود.

8-5-1-2- بازنگری های مدیریت حداقل هر سال یکبار انجام می شود.

8-5-1-3- سوابق بازنگری های مدیریت شامل فرم بازنگری مدیریت به شماره صورتجلسه بازنگری مدیریت و سایر سوابق مربوطه مطابق با روش اجرایی کنترل سوابق و مدارک به شماره  TA-PR001 نگهداری می شود.

8-5-2- دروندادهای بازنگری مدیریت

 دستور کار جلسه بازنگري مديريت، توسط مدير کيفيت با همکاری مدیر فنی تهيه مي‌شود.

دروندادهای جلسه بازنگري مديريت شامل موارد ذیل است:

– نتايج مميزي‌هاي داخلي و بیرونی

– وضعیت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

– بازخورد‌ از کارفرمایان و طرف های ذینفع مرتبط با  اجرای الزامات این استاندارد

– اقدامات پیگیرانه مربوط به بازنگری های مدیریت قبلی

– اجرای اهداف

– تغییراتی که می تواند بر سیستم مدیریت تاثیر بگذارد

– درخواست های رسیدگی مجدد و شکایت ها.

 

8-5-3- بروندادهای بازنگری مدیریت

بروندادهای بازنگری مدیریت شامل تصمیمات و اقدامات مربوط به موارد ذیل می باشد:

– بهبود اثربخشی سیستم مدیریت و فرآیندهای آن

– بهبود در نهاد بازرسی  مربوط به اجرای الزامات این استاندارد

– نیازهای مربوط به منابع

تصميمات مربوط به موارد فوق ثبت شده و مجريان هريک از فعاليتها مشخص مي‌شوند. مدير کيفيت مسئول پيگيري موارد مطرح شده و بايگاني سوابق مربوط به جلسه بازنگري مديريت مي‌باشد.

8-6-ممیزی های داخلی (گزینه الف)

8-6-1- مميزي‌هاي داخلي سیستم مدیریت نهاد بازرسی ، بر اساس روش اجرای ممیزی داخلی به شماره TA-PR007 به منظور تصديق انطباق فعاليت ها با الزامات استاندارد ISO/IEC 17020 و همچنين حصول اطمينان از اجرا و نگهداری اثربخش سيستم مديريت انجام مي‌شوند.

8-6-2- برنامه ممیزی سالیانه با استفاده از فرمی با همین عنوان به شماره TA-FR 023 بر اساس اهمیت فرآیندها و حوزه هایی که بایستی ممیزی شوند و همچنین نتایج ممیزی های قبلی توسط مدیر کیفیت و با تایید مدیر ارشد بازرسی طرحریزی می شود.

8-6-3- ممیزی های داخلی دوره ای به گونه ای نظام مند طرحریزی می شوند که کلیه روش های اجرایی سیستم مدیریت بازرسی را شامل شود تا از  اثربخشی سیستم مدیریت بازرسی اطمینان حاصل گردد.

8-6-4- ممیزی های داخلی حداقل هر سال یکبار انجام می گردد و در صورت نیاز به انجام ممیزی های بیشتر این کار با توجه به شواهد اثربخشی و ثبات سیستم مدیریت بازرسی و با تایید مدیر ارشد بازرسی انجام می پذیرد.

8-6-5- در مورد انجام ممیزی های داخلی، نهاد بازرسی  اطمینان حاصل می نماید که:

مميزي‌هاي داخلي توسط افراد آموزش ديده، واجد شرایط مطلع درباره بازرسی، ممیزی و الزامات استاندارد ISO/IEC 17020 انجام مي‌شود.

-ممیزان مستقل از فعالیت مورد ممیزی بوده و کار خودشان را ممیزی نمی کنند.

– کارکنان مسئول در حوزه ممیزی شده از نتایج ممیزی داخلی مطلع می شوند.

– نتايج مميزي‌هاي داخلي ثبت می شوند و براساس آن اقدامات اصلاحي لازم و مسئول و مجري اقدامات طبق روش اجرایی کنترل کار نامنطبق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به شماره TA-PR006 مشخص مي‌شوند.

– فرصت های بهبود شناسایی می شوند.

– نتایج ممیزی داخلی در قالب فرم گزارش ممیزی داخلی به شماره TA-FR 027 مکتوب می گردد.

8-7-اقدامات اصلاحی (گزینه الف)

8-7-1- شناسایی و مدیریت کار نامنطبق در فعالیتهای نهاد بازرسی  بر اساس روش اجرايي کنترل کار نامنطبق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به شماره TA-PR006 انجام مي‌شود. عدم انطباق شناسایی شده در فرم درخواست اقدام اصلاحي/پیشگیرانه به شماره TA-FR019، ثبت شده و مدير کيفيت آن را بررسي می کند.

8-7-2- در صورت لزوم به منظور رفع علل عدم انطباق و پیشگیری از وقوع مجدد آن، بررسي موضوع و تعیین علل ريشه‌اي در جلسه‌اي با حضور مدیر فنی، مدير کيفيت و افرادي که موضوع با آنها مرتبط است، برگزار مي‌شود.

8-7-3- اقدامات اصلاحي لازم متناسب با اثرات عدم انطباق در فرم اقدام اصلاحي درج شده و مسئول انجام هر کار مشخص مي‌شود. پس از اجراي اقدامات اصلاحي، اثر بخشي آن توسط مدير کيفيت و یا مدير فني بررسي مي‌شود.

8-7-4- روش اجرایی کنترل کار نامنطبق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به شماره TA-PR006 موضوعات زیر را شامل می شود:

• الف- شناسایی عدم انطباق ها
• ب- تعیین علل عدم انطباق ها
• پ- اصلاح عدم انطباق ها
• ت- ارزیابی نیاز به اقدامات لازم برای حصول اطمینان از این که عدم انطباق مجددا رخ ندهد.
• ث- تعیین اقدامات مورد نیاز و اجرای به موقع آنها
• ج- ثبت نتایج اقدامات انجام گرفته.
• چ- بازنگری اثربخشی اقدامات اصلاحی.

8-8-اقدامات پیشگیرانه (گزینه الف)

8-8-1- در نهاد بازرسی  پس از شناسايي عدم انطباق‌های بالقوه و یا نقاط بحرانی پس از تعیین علل آن اقدامات پيشگيرانه لازم بر اساس روش اجرايي کنترل کار نامنطبق و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه شماره TA-PR006 تعیین و پس از تأیید مدیر ارشد نهاد بازرسی  اجرا مي‌شوند.

8-8-2- اقدامات پیشگیرانه انجام شده متناسب با اثرات احتمالی مشکلات بالقوه می باشد.

8-8-3-  روش اجرایی اقدامات پیشگیرانه بر اساس روش اجرایی کنترل کار نامنطبق، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به شماره TA-PR006 شامل الزاماتی برای موارد ذیل است:

–         شناسايي عدم انطباق‌های بالقوه و تعیین علل آنها

–         ارزیابی نیاز به اقدام برای پیشگیری از وقوع عدم انطباق ها

–         تعیین و اجرای اقدامات مورد نیاز

–         ثبت نتایج اقدامات انجام گرفته توسط مسئول اجرای اقدامات انجام می پذیرد

–         مدیر کیفیت با همکاری مدیر فنی، از اثر بخش بودن اقدامات پیشگیرانه انجام شده، اطمینان حاصل می کند و در صورتی که اقدامات انجام شده اثر بخش نباشند، این فرآیند مجدداً تکرار می شود.