دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش

1. هدف دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش:

حصول اطمينان از اينكه پايش، اندازه گيري و مميزي فرآيند آموزش در واحد ها توسط مكانيزم  مشحص و در راستاي دستيابي به اهداف سازمان صورت ميگيرد.

2. دامنه کاربرد دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش:

كليه واحد هاي موجود در دامنه كاربرد سيستم مديريت آموزش

3. تعاريف دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش:

2-1- مميزي:

فرايندي نظام يافته، مستقل و مستند كه به منظور كسب شواهد مميزي و ارزيابي هدفمند آن صورت مي پذيرد تا مشخص شود به چه ميزان معيارهاي مميزي برآورده شده اند.

2-2- معيار مميزي:

مجموعه اي از خط مشي ها، روش هاي اجرايي يا الزامات و يا خواسته هايي كه به عنوان مرجع مورد استفاده واقع مي شود كه در اين سيستم استاندارد ISO 10015:1999 مهمترين معيار مميزي مي باشد.

مسؤوليتها

4-1- مدیر ارشد:

• تامين  منابع  مورد نياز جهت انجام  ممیز ها
• دريافت  گزارشات مربوط به نتايج  مميزي صورت گرفته  و بهره برداري  لازم در جهت بهبود .
• تصدیق اثربخشی سیستم کیفی سازمان
• تایید و ابلاغ برنامه ممیزی سالیانه

4-2- مدیریت آموزش ( نماينده مديريت)

• تهیه برنامه ممیزی سالیانه و درخواست اجرای آن
• نظارت برحسن اجرای برنامه ممیزی
• آموزش و تربیت ممیزان و سرممیزان
• صدور احکام ممیزین
• انتخاب و تشکیل تیم های ممیزی به طور مستقل
• ارزیابی ممیزان

4-3- واحد مميزي شونده:

• حضور فعال در برنامه ممیزی
• دریافت گزارشات ممیزی و پیگیری جهت رفع عدم انطباقها و انجام اقدامات اصلاحی
• همکاری و هماهنگی با تیم ممیزی

4-4 سرممیز :

• تشکیل جلسات افتتاحیه و اختتامیه در صورت نیاز.
• دریافت گزارشات ممیزی ، جمع بندی نهایی و تهیه گزارش نهایی ممیزی و ارسال به نماینده مدیریت و مسئول واحد ممیزی شونده.
• تصمیم گیری نهایی در مورد تمام موارد ممیزی.
• تعیین مسئولیت های تیم ممیزی.
• گزارش عدم انطباق ها به ممیزی شونده و نماینده مدیریت.
• ارزیابی ممیزان در پایان فرآیند ممیزی.
• هماهنگی با واحد ممیزی شونده دو روز قبل از اجرای برنامه.

4-5 ممیز:

• تهیه و تکمیل فرمها و چک لیست ها( در صورت وجود) ممیزی و ارائه گزارش یافته های ممیزی به سرممیز.
• انجام وظایف محول شده از سوی سرممیز به طور کارا و اثر بخش.
• تکمیل عدم انطباق و در خواست اقدام اصلاحی در صورت رویت عدم انطباق.

5. شرح عمليات و گامهای اقدام دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش:

5-1- پايش فرآيند آموزش:

1. كليه واحد هاي موجود در دامنه كاربرد در با توجه به شاخص هاي پايش و اندازه گيري تعريف شده در فرآيند آموزش در فواصل زماني مشخص نسبت به انجام پايش و اندازه گيري فرآيند اقدام مي نمايند. بدين منظور از فرم پايش و اندازه گيري استفاده نموده و اطلاعات مربوطه را به طور كامل در داخل آن وارد مي نمايند. پس از انجام پايش فرآيند نسبت به تحليل فرآيند و شناسايي نقاط ضعف و قوت اقدام نموده و يك نسخه از آن را براي نماينده مديريت ارسال مي نمايند.
2. در صورتيكه شاخص پايش و اندازه گيري فرآيند از ……….. كمتر باشد، عضو كميته اجرائي واحد نسبت به تكميل فرم اقدام اصلاحي و تعيين علل ريشه اي عدم انطباق ها اقدام نموده و با هماهنگي مدير ارشد نسبت به رفع آن عدم انطباق ها اقدام مي نمايد. همچنين يك نسخه از فرم اقدام اصلاحي را براي نماينده مديريت ارسال مي نمايد.

5-2- مميزي داخلي فرآيند آموزش:

1. در ابتداي هر سال نماينده مديريت با توجه به وضعيت واحدهاي مورد مميزي و نتايج مميزي هاي قبلي نسبت به تهيه برنامه مميزي ساليانه در قالب فرم برنامه ساليانه مميزي اقدام نموده و پس از تصويب مدير عامل سازمان براي كليه واحد ها جهت اطلاع و آمادگي ارسال مي نمايد.
2. حداكثر 2 هفته قبل از موعد مميزي واحدها، نماينده مديريت نسبت به  تعيين تيم مميزي و انجام هماهنگي هاي لازم و همچنين اعلام به واحد مميزي شونده اقدام مي نمايد.
3. تيم مميزي در موعد مقرر در واحد مميزي شونده حاضر شده و فرآيند آموزش در آن واحد را مورد مميزي قرار مي دهد.
4. در نهايت با تهيه و ارائه گزارش مميزي ( شامل نقاط قوت، نقاط ضعف و عدم انطباق ها) مميزي را به پايان مي رساند. در صورت وجود عدم انطباق مميزي بسته نشده و فرم اقدام اصلاحي تكميل مي گردد. همچنين واحد مميزي شونده موظف به شناسائي و رفع علل ريشه عدم انطباق ها و رفع عدم انطباق در موعد مشخص شده در فرم مي باشد.

5. توزيع دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش

• كليه واحد هاي ستادي

7. مراجع و مدارک

• ISO 9001:2008
• ISO 19011:2002
• ISO 10015:1999

8. مدارک و مستندات ذیربط دستورالعمل مميزي و پايش فرآيند آموزش:

• فرم برنامه ساليانه مميزي
• فرم اقدام اصلاحي
• فرم پايش، تحليل و بهبود فرآيند