دستورالعمل شناسايي و اولويت بندي وظايف

1. هدف دستورالعمل شناسايي و اولويت بندي وظايف:

ارائه مکانیزم مشخص و شفافی جهت انجام تجزیه و تحلیل مشاغل موجود ( شناسايي وظايف مشاغل) و اوليت بندي آنها در دامنه کاربرد با تمرکز بر مباحث مرتبط با آموزش و شناسایی نیاز های آموزشی هر شغل.

2. دامنه کاربرد دستورالعمل شناسايي و اولويت بندي وظايف:

كليه مشاغل موجود در دامنه كاربرد سيستم مديريت آموزش

3. تعاريف دستورالعمل شناسايي و اولويت بندي وظايف:

3-1- طراحی شغل ( Job Design )

• تعیین و در کنار هم قرار دادن وظایفی است که به صورت یک واحد کاری می تواند توسط فردی با مهارت های خاص انجام گیرد و پاسخگوی بخشی از نیازهای سازمان باشد.

3-2- تحلیل شغل (Job analysis)

• فرآیند شناسایی، جمع آوری و تحلیل داده ها و اطلاعات مرتبط با مشاغل و تعیین و تعریف شرح و الزامات شغلها.

3-3- شغل ( Job)

• مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم.

1. مسؤوليتها

4-1- مدیر ارشد:

• …
• ….

4-2- مدیریت آموزش ( نماينده مديريت)

• ….
• …..
• …..
• ……
• ……

5. شرح عمليات و گامهای اقدام دستورالعمل شناسايي و اوليت بندي وظايف:

5-1- شناسايي وظايف

1. تهیه ( جمع آوری) آخرین نسخه چارت سازمانی موجود هر واحد ( در صورت وجود شامل شناسنامه مشاغل، ماموریت، وظایف، فعالیتها و … ).
2. بررسی و شناسایی نیازهای آتی سازمان شامل تکنولوژی های جدید، نرم افزارهای جدید، وظایف و مسئولیتهای جدید، تکنیک ها و مدل های جدید، استانداردهای و مقررات جدید و سپس گردآوری آنها.

یادآوری: در حین گرد آوری نیازهای سازمانی میتوان به موارد زیر توجه نمود:

• تغيير سازماني يا تكنولوزيكي كه روي فرايند هاي كاري تاثير مي گذارد يا ماهيت محصولات عرضه شده بوسيله اي سازمان را تحت تاثير قرار دهد.
• داده هاي ثبت شده از فرايندهاي آموزش قبلي يا فعلي.
• ارزيابي سازمان از صلاحيت كاركنان در انجام وظايف مشخص شده.
• سوابق گردش يا نوسان فصلي از جمله پرسنل موقت.
• درخواست پرسنل براي تعريف فرصتهايي به منظور توسعه شخصي كه در برآورده سازي اهداف سازمان سهيم هستند.
• نتايج بازنگري فرآيند و اقدامات اصلاحي منتج از شكايت مشتريان يا گزارشهاي عدم انطباقها.
• قوانين، مقررات، استانداردها و تاثيرات مستقيم سازمان، فعاليتها و منابع.
• تحقيقات بازار كه الزامات جديد مشتريان را تعيين و شناسايي مي نمايد.

3. نهایی ساختن چارت سازمانی و ماموریتهای آتی سازمان / واحد و همچنین مشاغل کلیدی که نیاز است در آن واحد تحلیل شوند ( تعیین دامنه کاربرد) و در نهایت اخذ تایید و تصویب مربوطه؛
4. تشکیل تیم داخل واحدی جهت تجزیه و تحلیل مشاغل موجود ( ترجیحا اين تيم ها شامل عضو كميته اجرائي، يك نفر كارشناس و فرد آگاه و سرپرست آن واحد باشد).
5. توزیع فرم شناسایی وظایف شغل بین کلیه متصدیان آن شغل ها؛
6. تکمیل فرم شناسایی وظایف هر شغل توسط متصدی یا مسئول آن شغل؛
7. بازنگری فرمهای تکمیل شده توسط اعضاء تیم آن واحد ( در صورت نیاز به بازنگری و یا احیانا جلسه این امر توسط تیم مربوطه صورت می پذیرد)؛
8. بازنگری فرم های تکمیل شده توسط مدیر مربوطه ( در صورت نیاز به بازنگری و یا احیانا جلسه این امر توسط تیم مربوطه صورت می پذیرد)؛
9. تایید و تصویب فرم شناسایی وظایف هر شغل توسط مدیر مربوطه؛

5-2- اولويت بندي مشاغل

پس از اينكه وظايف مشاغل مشخص گرديد جهت تعيين درجه اهميت هر يك از وظايف و سرمايه گذاري و برنامه ريزي هاي آتي نسبت به اوليت بندي مشاغل به شرح ذيل اقدام مي گردد:

1. رديف كليه وظايف شناسايي شده به همراه الزامات، قوانين، مقررات و آئين نامه هاي داخلي و خارجي و …. از داخل فرم شناسايي وظايف به شناسه …………. به داخل فرم اوليت بندي وظايف به شناسه …………. انتقال داده مي شود.
2. سپس هر يك از اين وظايف بر اساس معيار هاي زير امتياز بندي مي گردند:
   • ميزان اهميت وظيفه
   • سطح يادگيري
   • تعداد دفعات تكرار
3. براي امتياز بندي هر يك از وظايف ابتدا متصدي آن شغل ( شاغل personnel )، سپس كارشناس و فرد خبره ( (Expert و در نهايت سرپرست / مدير مستقيم ( (Supervisor آن شغل با توجه به معيار هاي فوق نسبت تعيين امتياز از 1 الي 5 اقدام مي نمايند ( 1 در جه پايين و 5 در جه بالا مي باشد).
4. سپس نماينده كميته اجرائي ( يا شاغل ) نسبت به ميانگين گيري اقدام نموده و ميانگين امتياز هريك از وظايف را در ستون A (Average) وارد مي نمايد.
5. در اين مرحله … درصد وظايف كه اهميت بالاتري دارند انتخاب و به عنوان وظايف مهم شغل تعريف مي گردند.

در نهايت وظايف شناسايي شده در فرم شرح وظايف شغل وارد مي شوند.

1. توزيع

• ….
• ….

7. مراجع و مدارک

• ISO 9001:2008
• ISO 19011:2002
• ISO 10015:1999

8. مدارک و مستندات ذیربط دستورالعمل شناسايي و اوليت بندي وظايف:

• فرم شناسايي وظايف
• فرم اولويت بندي وظايف
• فرم شرح شغل