دستورالعمل بازنگری قراردادها

1- هدف بازنگری قراردادها

هدف از تدوين اين روش اجرايي یا دستورالعمل بازنگری قراردادها، تشريح چگونگي و نحوه انجام وتعيين مسئوليتها در بررسي قراردادها و سفارشات مشتريان بمنظور اطمينان از درك كامل خواسته هاي مشتري و توانايي شركت در برآوردن اين خواسته ها در زمان مقرر مي باشد.

2- دامنه كاربرد بازنگری قراردادها

دستورالعمل بازنگری قراردادها براي كليه قراردادهاي جديد يا درخواست خريدهايي كه فاقد قرارداد باشند يا اعمال تغييرات در قراردادهاي جاري لازم الاجراست.

3- مسئوليت در دستورالعمل بازنگری قراردادها

معاونت مالی اداری به همراه تيم چند تخصصي (كليه مديران باستثناي مدير اداري و منابع انساني)  مسئوليت اجراي یا دستورالعمل بازنگری قراردادها را برعهده دارند. در صورت نياز و خواست مديريت عامل مابقي مسئولين نيز در جلسه بازنگري قرارداد شركت مينمايند.

4- تعاريف

مطابق با استاندارد ISO 9000: 2000 و استاندارد ISO/TS 16949: 2002 مي باشد

5- روش كار

1- 5- دريافت سفارشات:

1-1-5- كليه درخواستها و فاكسهاي مشتريان در ابتداء به معاونت مالی اداری ارسال مي شود. در خصوص درخواستهاي تلفني از مشتريان خواسته مي شود تا درخواست خود را به صورت كتبي تاييد و ارسال نمايند.

2- 5- بررسي سفارشات:

1-2- 5-وفق دستورالعمل بازنگری قراردادها هر قرارداد فروش به طور معمول با ارائه يك پيشنهاد به مشتري همراه است. پيشنهادات معمولاً در واكنش به درخواست مشتري و يا بازاريابي شركت تهيه و ارسال مي شود. قبل از تهيه و ارسال پيشنهاد، مفاد درخواست پيشنهاد مشتري توسط معاونت معاونت مالی اداری بررسي و در صورت وجود هر گونه ابهامي از مشتري در اين خصوص تقاضاي رفع ابهام مي شود.

1-1-2-5-  معاونت مالی اداری، جزئيات تمام اطلاعات مربوطه را از مشتري مطابق چك ليست كنترلي بازنگری قرارداد (FA-FO-FR-0040) درخواست مي‏نمايد.

2-2- 5- پس از بررسي اوليه پيشنهاد، معاونت مالی اداری پيشنهاد اوليه را آماده مي نمايد. در جلسه بازنگری قرارداد، نمونه، نقشه ها و استانداردهاي ارائه شده توسط مشتري بررسي اوليه شده و چك ليست كنترلي بازنگری قرارداد (FA-FO-FR-0040)، تعهد امكان پذيري قرارداد (FA-FO-FR-0051) تكميل و وظايف تعهد شده هر مدير مشخص مي شود. در صورت برخورد با موارد ابهام، معاونت مالی اداری با همكاري مسئول مربوط به مورد ابهام ، با مشتري در اين خصوص تماس خواهند گرفت.

3- 5- اطمينان از وجود كامل پاسخگويي مستقيم به نيازمنديهاي مشتري:

1-3-5- معاونت مالی اداری مسئول سيستم برآورد آناليز قيمت تحت فرم آناليز قيمت (FA-FO-FR-0039) و مديريتهاي توليد، خريد و مالي ملزم به همكاري با اين واحد مي‏باشند.

2-3-5- مديريت عامل فرم آناليز قيمت ارائه شده توسط معاونت معاونت مالی اداری را بررسي مي نمايد. پس از بررسي , نظر خود را به معاونت مالی اداری جهت انتقال آن به مشتري و ارائه قيمت پيشنهادي، اعلام مي نمايد.

3-3-5- در صورتي كه پس از برگزاري جلسه بازنگری قرارداد، انجام خواسته هاي مشتري غير ممكن تشخيص داده شود توسط معاونت مالی اداری با مشتري تماس گرفته شده تا امكان انجام قرارداد با شرايط جديد بررسي شود.

4-3- 5- علاوه بر بررسي مقدماتي  نيز در مرحله تكوين كيفيت محصول امكان سنجي (مطابق روش اجرايي طرح ريزي‏ كيفيت محصول(FA-QA-PR-0005)) امكان برآوردن خواسته هاي مشتري برآورد مي گردد.

معاونت مالی اداری، در صورت عقد قرارداد سفارش , توافق نامه را از مشتري دريافت ميكند . پس ازعقد قرارداد، يا توافق مشتري مديريت تضمین کیفیت مطابق روش اجرائي طرح ريزي كيفيت محصول (FA-QA-PR-0005) اقدام نموده و پس از توليد نمونه مطابق روش اجرايي فرآيند تاييد قطعه (FA-QA-PR-0004) مدارك و نمونه را براي مشتري ارسال ميكند .

4- 5- بازنگری قراردادهای جاري:

1-4- 5- هر نوع تغيير در سفارشات از نظر حجمي و يا فني، در ابتداء به معاونت مالی اداری ارجاع مي‏شود. سپس اقدامات زير توسط معاونت مالی اداری انجام مي شود.

• بررسي قرارداد اصلي
• بررسي سفارش جديد از نظر فقدان ابهام و در صورت لزوم تماس با مشتري
• بررسي وضعيت قرارداد اصلي (در كدام فاز و مرحله از انجام تعهدات مربوط به قرارداد اصلي هستيم.)
• امكان پذيري تغيير مورد درخواست مشتري، تاثير آن بر روي قيمت و زمان بندي تحويل و در صورت لزوم ارسال پيشنهاد جديد براي مشتري

1-1-4- 5- كليه تغييرات در مفاد قرارداد در فرم اصلاحيه قرارداد (FA-FO-FR-0051) پس از بررسي موارد فوق الذكر توسط معاونت مالی اداری ثبت و در جلسه بازنگری قرارداد ارائه ميگردد.

در صورت تغيير در سفارشات و ارسال اصلاحيه برگه جديد سفارش كالا (FA-FO-FR-0041) عيناً از واحد فروش به واحد برنامه ‏ريزي تحويل داده خواهد شد.

تذكر: براي اعمال اين تغييرات انجام بازنگري قرارداد ضروري است.

2-4- 5- مراحل انجام اصلاحيه قرارداد همانند بازنگري قرارداد جديد مي باشد.

3-4- 5- پس از پذيرش قراداد جديد، دستور لازم در خصوص اجراي مفاد قرارداد از طرف معاونت مالی اداری به مسئولان ذيربط ارسال شده و كليه واحدهايي كه به نحوي درگير موضوع قرارداد هستند ، از مفاد تغييرات آگاه مي گردند.در صورتيكه تغيير در قراردادها به تغييري در مدارك فني منجر گردد ، مطابق روش اجرايي طرح ريزي كيفيت محصول (FA-QA-PR-0005) عمل مي شود.

5- 5- سوابق بازنگري قرارداد:

1-5- 5- يك نسخه از كپي قرارداد، فرم تعهد امكانپذيري قرارداد (FA-FO-FR-0051)، چك ليست كنترلي بازنگری قرارداد (FA-FO-FR-0040) وصورتجلسات CFT در پرونده قرارداد بايگاني مي شود.

6-5- معاونت مالی اداری موظف است ليست افراد درگير با قرارداد درسازمان مشتري را شناسايي و درفرم ليست رابطين مشتريان (FA-FO-FR-0050) ثبت كند.

7-5- دريافت سفارش جديد توسط فرم سفارش كالا (FA-FO-FR-0041) يا برگه درخواست خريد يا برگه سفارش خريد از واحد بازرگاني به واحد برنامه ‏ريزي اطلاع داده مي‏شود. لازم به ذكر است كه در مورد سفارشاتي كه داراي برگه درخواست خريد يا برگه سفارش خريد مي‏باشند تكميل فرم اعلام سفارش كالا لازم نيست و اين فرم براي سفارشاتي كه فاقد دو مورد فوق باشند تكميل مي‏گردد.

6- مدارك ذيربط

• روش اجرايي طرح‏ريزي كيفيت محصول

• روش اجرایی فرآيند تأييد قطعات توليدي (PPAP)

• فرم آناليز قيمت

• فرم تعهد امكان پذيري قرارداد

• چك ليست كنترلي بازنگری قرارداد

• ليست رابطين مشتريان

• فرم اصلاحيه قرارداد

• فرم سفارش كالا